B1 (Site.pro) sąskaitų perdavimas: kaip automatizuoti

B1 (Site.pro) apskaitą naudoja vis daugiau įmonių, tačiau sąskaitų vedimas ar failų importas rankiniu būdu atima laiką. Šiame straipsnyje paaiškiname, kaip automatizuoti sąskaitų perdavimą į B1 (Site.pro) – ir kodėl techniškai tai nėra tik „nukopijuok sumas“.

Kodėl rankinis darbas su B1 atima laiką

Kiekvienai sąskaitai reikia suvesti tiekėją, eilutes, sumas ir PVM kodus arba paruošti ir importuoti failą. Klaidos rekvizituose ar PVM vėliau reikalauja taisymų, o failo atsisiuntimas, sutvarkymas ir įkėlimas prideda papildomų žingsnių kiekvienam mėnesio uždarymui.

Kaip Ezura perduoda sąskaitą į B1 (Site.pro)

• •Atpažįsta visas eilutes, sumas ir PVM tarifus
• •Perduoda tiesiogiai per API – be failų atsisiuntimo ar importo
• •Palaiko tiek pirkimo, tiek pardavimo sąskaitas
• •Patikrina tiekėjo rekvizitus ir priskiria PVM kodus

Tiesioginis perdavimas per API – be failų

Skirtingai nei failų eksportas, B1 (Site.pro) integracija perduoda sąskaitas tiesiai per API – nereikia atsisiųsti ar rankiniu būdu importuoti failų. Į apskaitą keliauja ir pirkimai, ir pardavimai, o buhalteris mato paruoštą įrašą dar prieš jam iškeliaujant.

Svarbiausia detalė: B1 dokumentui reikia ne teksto, o ID

Čia slypi priežastis, kodėl daugelis „automatizavimo“ bandymų su B1 stringa. B1 dokumentą kuria ne iš teksto, o iš skaitinių identifikatorių, kuriuos priskiria pati sistema: sandėlio, tiekėjo arba kliento, prekės, PVM tarifo, valiutos, operacijos tipo. Sąskaitoje faktūroje tokių numerių nėra – joje yra tekstas.

Todėl Ezura sinchronizuoja B1 žinynus (klientus, prekes, dimensijas) ir kiekvieną atpažintą sąskaitos eilutę susieja su teisingu B1 įrašu. Būtent dėl to dokumentas priimamas iš pirmo karto, o ne grįžta su klaida „prekė nerasta“ arba „tiekėjas nerastas“ – klasikine failų importo bėda.

Tiekėjai ir prekės nesidubliuoja

Kai tiekėjas ar prekė B1 sukuriama pirmą kartą, Ezura įsimena jos B1 identifikatorių ir pažymi įrašą kaip sinchronizuotą. Kitą kartą ta pati įmonė ar prekė nebekuriama iš naujo – naudojamas jau esamas įrašas. Praktinis rezultatas: nesikaupia dubliuoti tiekėjų ar prekių kortelių sąrašai, kuriuos vėliau reikėtų valyti rankomis.

PVM tarifai ir mišrios sąskaitos

PVM tarifas priskiriamas kiekvienai eilutei atskirai, o ne visai sąskaitai. Tai svarbu, nes realiose sąskaitose (pvz., telekomunikacijų ar degalų) viename dokumente susimaišo skirtingi tarifai, atvirkštinis apmokestinimas ar ne PVM objektas. Tarifai saugomi kaip skaičiai su trupmenine dalimi, todėl netaisyklingi ar nestandartiniai tarifai nesugadina įrašo.

Dimensijos ir papildoma informacija

Ezura gali automatiškai priskirti dimensijas – projektą, objektą ar sąnaudų centrą – pagal jūsų taisykles, todėl į B1 patenka ne tik sumos ir PVM, bet ir analizei reikalinga informacija. Didžiąją dalį priskiria taisyklės, o buhalteris peržiūri tik išimtis.

O jei vis dėlto reikia failo?

Kai kurios įmonės nori išlaikyti įprastą failų importo tvarką. Tokiu atveju ta pati integracija gali dirbti failų režimu ir paruošti atskirus pirkimų bei pardavimų failus su tomis pačiomis eilutėmis, PVM tarifais ir dimensijomis. Numatytasis režimas vis tiek yra API – jis greitesnis ir mažiau klysta.

Žingsniai: nuo el. laiško iki B1

• •1. Sąskaita atkeliauja į jūsų el. pašto dėžutę
• •2. Ezura ją nuskaito ir ištraukia duomenis bei eilutes
• •3. Peržiūrite paruoštą įrašą ir prireikus pakoreguojate dimensijas
• •4. Sąskaita perduodama į B1 (Site.pro) per API

Taip šimtus sąskaitų galima perduoti į B1 per kelias minutes vietoje kelių valandų rankinio darbo – ir be įprastų importo klaidų, kurias sukelia nesutampantys pavadinimai ar trūkstamos kortelės.