Automatinis dimensijų priskyrimas sąskaitoms (projektai, sąnaudų centrai)

Sąskaitų suvedimas – tai ne tik sumos ir PVM. Daugumai įmonių reikia kiekvieną sąskaitą priskirti projektui, padaliniui ar sąnaudų centrui. Šis žymėjimas ranka atima laiką ir kelia klaidų, o būtent jį galima automatizuoti.

Svarbiausia mintis: nereikia kiekvienos sąskaitos žymėti ranka. Didžiąją dalį priskyrimų sistema atlieka pati pagal taisykles, o žmogui lieka tik tikrieji išimtiniai atvejai. Taip dimensijų pildymas iš varginančio rankinio darbo virsta greita peržiūra.

Kas yra dimensijos apskaitoje

Dimensijos – tai papildomi pjūviai, pagal kuriuos analizuojamos sąnaudos: projektai, padaliniai, sąnaudų centrai, atsakingi asmenys ar objektai. Be jų sunku suprasti, kur realiai išleidžiami pinigai.

Kaip veikia automatinis dimensijų priskyrimas

Ezura priskiria dimensijas pagal jūsų pačių nustatytas raktažodžių taisykles. Pavyzdžiui, jei sąskaitoje minimas tam tikras tiekėjas ar prekės aprašymas, sistema automatiškai priskiria atitinkamą projektą ar sąnaudų centrą. Kuo daugiau sąskaitų apdorojama, tuo tikslesni tampa pasiūlymai.

Pavyzdžiai: ką galima priskirti automatiškai

• •Projektą ar padalinį pagal tiekėją arba prekės aprašymą
• •Atsakingą asmenį pagal raktažodžius sąskaitoje
• •Automobilio valstybinį numerį degalų sąskaitose – ir priskirti jį transporto dimensijai
• •Objektą ar sutarties numerį, paminėtą dokumente

Kaip tai atrodo realiose įmonėse

Keletas automatizavimų, kuriuos jau naudoja Ezura klientai:

• •Statybų ar pastatų priežiūros įmonė: iš sąskaitos atpažįstamas objektas ar pristatymo vieta, ir sąnaudos automatiškai priskiriamos tinkamai dimensijai – nereikia rankiniu būdu ieškoti, kuriam objektui priklauso sąskaita.
• •Transporto parką turinti įmonė: degalų sąskaitose nuskaitomas automobilio valstybinis numeris ir priskiriamas atitinkamai transporto priemonei.
• •Bet kuri įmonė: projektas, padalinys ar atsakingas asmuo priskiriamas pagal tiekėją arba prekės aprašymą.

Bet kokio lauko ištraukimas iš sąskaitos ar el. laiško

Be standartinių laukų, Ezura gali ištraukti praktiškai bet kurią informaciją – iš PDF teksto, dirbtinio intelekto pagalba arba abiem būdais. Ištraukta reikšmė gali tapti dimensija arba būti perduota tiesiai į apskaitos sistemos aprašymo lauką (pavyzdžiui, Rivile „Aprašymas“). Taip į apskaitą patenka tiksliai tie duomenys, kurių reikia jūsų analizei.

Padėsime nustatyti dimensijas nuo pradžios iki pabaigos

Dimensijų ir taisyklių nustatymas – vienas svarbiausių žingsnių, todėl nepaliekame jūsų vienų. Ezura komanda padeda susidėlioti dimensijų struktūrą, sukurti pirmąsias taisykles pagal jūsų sąskaitas ir jas pakoreguoti, kol priskyrimas veikia taip, kaip reikia. Vėliau taisykles galite valdyti patys, bet pagalba pasiekiama visą kelią.

Buhalteris valdo taisykles pats

Taisyklės nustatomos apskaitos nustatymuose, todėl buhalteris jas keičia pats, be programuotojų. Sistema prisitaiko prie jūsų apskaitos logikos, o ne atvirkščiai.