Buhalterijos automatizavimas: ką galima, o ko – ne

„Automatizuojame buhalteriją“ – sakinys, kurį du žmonės supranta skirtingai. Vienas girdi, kad programa pati sutvarkys apskaitą. Kitas girdi, kad nebereikės ranka suvedinėti sąskaitų. Tarp šių dviejų dalykų – didžiulis skirtumas, ir būtent jame dingsta ir pinigai, ir laikas. Šiame straipsnyje: kur automatizavimas veikia patikimai, ko jis neturėtų perimti ir nuo ko pradėti, kai apskaita yra jūsų, o ne IT skyriaus darbas.

Ką iš tikrųjų reiškia „automatizuota apskaita“

Apskaita nėra vienas darbas. Tai grandinė: dokumentas atkeliauja, iš jo reikia išgauti duomenis, duomenis – suklasifikuoti (DK sąskaita, PVM kodas, dimensija), kažkam juos peržiūrėti, įrašą perduoti į apskaitos programą ir galiausiai iš viso to suformuoti ataskaitas bei deklaracijas.

Automatizavimas veikia atskiras šios grandinės grandis ir veikia jas labai nevienodai. Todėl klausimas „ar automatizuosime buhalteriją“ beveik visada yra per platus, o atsakymas į jį – arba per drąsus, arba beprasmis. Naudingesnis klausimas: kurią grandį automatizuojame pirmą ir kiek valandų ji atima šiandien.

Kas automatizuojama patikimai

Patikimai automatizuojasi tai, kas kartojasi. Kuo didesnis kiekis ir kuo panašesni dokumentai, tuo rezultatas geresnis:

• •Duomenų išgavimas iš sąskaitos – tiekėjas, numeris, datos, sumos, eilutės
• •Tiekėjo atpažinimas ir susiejimas su jau esančia įmonės kortele
• •PVM kodo ir DK sąskaitos priskyrimas pagal tai, kaip tas pats tiekėjas buvo knygojamas anksčiau
• •Dimensijų – objekto, projekto, padalinio – priskyrimas pagal jūsų pačių taisykles
• •Sumų ir PVM sutikrinimas prieš perduodant įrašą toliau
• •Tos pačios sąskaitos, atsiųstos antrą ir trečią kartą, atpažinimas
• •Paruoštos sąskaitos perdavimas į apskaitos programą

Čia ir slypi tikrasis laikas. Trys šimtai pirkimo sąskaitų, atkeliaujančių per paskutines dvi mėnesio dienas. Viena mėnesinė degalų sąskaita, kurioje slepiasi du šimtai atskirų pylimų. Tiekėjas, kuris tą patį PDF atsiunčia tris kartus, kad „tikrai gautumėte“. Tai ne sudėtingi apskaitos klausimai – tai kartojimasis. Būtent todėl jis automatizuojasi geriausiai ir būtent todėl nuo jo verta pradėti.

Kas lieka žmogui – ir kodėl taip turi būti

Yra grandis, kurios automatizavimas neturėtų perimti, nes tai ne darbas, o sprendimas. Ar ši sąnauda priklauso šiam mėnesiui, ar kitam. Ar ginčijamą eilutę apskritai knygojame. Kaip mišrią sąskaitą padalyti tarp objektų. Ar netipinis užsienio tiekėjo PVM traktavimas šį kartą toks pat, kaip praėjusį.

Tokie klausimai turi atsakingą žmogų, ir gerai, kad turi. Todėl vertinant sistemą teisingas klausimas yra ne „ar ji nusprendžia už mane“, o „ar ji pateikia sprendimą greitai ir su viskuo, ko reikia jam priimti“. Praktiškai tai reiškia tris dalykus: kai sistema nėra tikra, ji tai parodo, o ne tyliai atspėja; matyti, kas ir kada patvirtino; ir bet kurią priskyrimo taisyklę galite pasikeisti patys, nelaukdami tiekėjo.

Kaip automatizuoti buhalteriją, kai klientas ne vienas

Apskaitos biure ta pati grandinė padauginama iš klientų skaičiaus, o kiekvienas klientas turi savo apskaitos programą, savo sąskaitų planą ir savo įpročius. Todėl biurui svarbiausia net ne tai, ar sistema atpažįsta sąskaitą. Svarbiausia, ar vieno kliento taisyklės niekada nepersimeta kitam ir ar kiekvienam klientui įrašas atkeliauja būtent į tą programą, kurią jis naudoja.

Praktinis skirtumas paprastas: įmonėje automatizavimas taupo valandas, biure jis dar ir leidžia priimti daugiau klientų nepriimant daugiau žmonių. Tai du skirtingi skaičiavimai, ir verta iš karto žinoti, kurį darote.

Nuo ko pradėti

Pradėti verta ne nuo to, kas labiausiai erzina, o nuo to, kur daugiausia kiekio. Vienas mėnuo skaičiavimų paprastai atsako į viską:

• •Kiek per mėnesį gaunate pirkimo sąskaitų ir kiek iš jų atkeliauja el. paštu
• •Kiek tiekėjų kartojasi kas mėnesį – dažniausiai jų mažiau, nei atrodo
• •Kiek valandų užtrunka suvedimas ir kiek – klaidų taisymas po jo
• •Kurios sąskaitos visada vedamos ranka ir kodėl būtent jos

Su šiais keturiais skaičiais pokalbis su bet kuriuo tiekėju tampa konkretus, o pažadas „sutaupysite laiko“ – patikrinamas. Be jų lieka tik įspūdis, kad mėnesio pabaiga buvo sunki.

Ar apsimoka

Apskaitos automatizavimo kaina paprastai skaičiuojama nuo dokumentų kiekio, todėl ją lengva palyginti su valandomis, kurias tas pats kiekis atima šiandien. Vienas patarimas: nelyginkite vien įkainio už dokumentą. Pigesnė kaina nieko netaupo, jei po jos kažkas vis tiek ranka taiso PVM kodą – laikas tiesiog persikelia iš suvedimo į peržiūrą, o mėnesio pabaiga lieka tokia pati.

Sąžiningiausias atsakymas į klausimą „ar galima automatizuoti buhalteriją“ toks: galima automatizuoti didžiąją dalį to, kas joje kartojasi, ir nereikia automatizuoti to, kas joje yra sprendimas. Beveik visada to pakanka, kad mėnesio uždarymas nustotų būti lenktynėmis.