Sąskaitų automatizavimas apskaitos biurui

Apskaitos biuro mėnuo nėra vienos įmonės mėnuo, padaugintas iš dvidešimties. Įmonė turi vieną tvarką: savo tiekėjus, savo padalinius, savo įpročius. Biuras turi dvidešimt tvarkų – ir visos jos užsidaro tą pačią savaitę.

Todėl biurui svarbiausias klausimas apie sąskaitų automatizavimą yra ne „ar atpažins“. Svarbiausias klausimas – ar dvidešimt skirtingų tvarkų telpa vienoje sistemoje nesusimaišydamos. Toliau – ką tai reiškia praktiškai ir ko šiandien dar nėra.

Dvidešimt klientų – tai dvidešimt skirtingų tvarkų

Vienas klientas kuro sąskaitas skaido pagal automobilius, kitam užtenka vienos eilutės. Vienas turi tris padalinius ir ilgą objektų sąrašą, kitas – nė vieno. Vienam tas pats tiekėjas visada keliauja į tą pačią DK sąskaitą, kitam priklauso nuo sutarties. Tai ne dvidešimt kartų daugiau to paties darbo – tai dvidešimt atskirų susitarimų, kuriuos šiandien laiko galvoje konkretus žmogus.

Kol tie susitarimai gyvena galvoje, jie neperduodami. Kai tas žmogus atostogauja arba išeina, kartu išeina ir žinojimas, kodėl būtent to kliento sąskaitos vedamos būtent taip. Automatizavimo vertė biurui prasideda ne nuo nuskaitymo greičio, o nuo to, kad tie susitarimai pagaliau užrašomi ten, kur juos mato ir kitas darbuotojas.

Kiekvienas klientas – atskira erdvė, ne filtras bendrame sąraše

Ezuroje kiekvienas klientas yra atskira darbo erdvė: savo sąskaitos, savo įmonių kortelės, savo dimensijos, savo taisyklės. Klientą perjungiate iš to paties prisijungimo – atskiro slaptažodžio kiekvienam klientui nereikia, ir iš naujo jungtis nereikia.

Prasmė čia ne patogumas, o riba. Nėra ekrano, kuriame dviejų klientų sąskaitos gulėtų greta viename sąraše, todėl nėra ir veiksmo, kuriuo vieno kliento dokumentas per neapsižiūrėjimą būtų patvirtintas kito kliento apskaitoje.

Taisyklės, kurios nepersimeta iš vieno kliento kitam

Tas pats tiekėjas dviem klientams gali keliauti visiškai skirtingai: vienam – į sąnaudas pagal objektą, kitam – į vieną bendrą eilutę. Todėl automatizavimo taisyklės, dimensijų raktažodžiai, prekių sąrašai ir PVM kodų priskyrimai priklauso konkrečiam klientui. Pakeitimas viename kliente kito nepaliečia.

Biurui tai svarbiau už bet kurią atskirą funkciją. Viena „patobulinta“ taisyklė, tyliai pasklidusi per visus klientus, per vieną naktį sugadintų daugiau, nei automatizavimas sutaupė per metus – ir klaida išlįstų ne pas jus, o kliento deklaracijoje.

Kiekvienam klientui – jo paties apskaitos programa

Biuro klientai retai sėdi vienoje sistemoje. Vienas dirba su Rivile GAMA, kitas su Centas, trečias su B1, ketvirtas su Odoo. Praktikoje tai reiškia, kad klausimas „ar integruojasi su mūsų sistema“ biurui yra ne vienas klausimas, o dešimt.

Kiekvienam klientui jo apskaitos sistema nurodoma atskirai, ir sąskaita paruošiama tokia, kokios ta sistema tikisi. Jums nereikia rinktis vienos programos visam portfeliui ir nereikia laukti, kol paskutinis klientas persikels – naujas klientas prisijungia su ta sistema, kurią jau turi.

Kas ką mato

Jaunesnysis buhalteris tvarko šešis klientus iš dvidešimties. Prieigą jis gauna prie tų šešių – likusių keturiolikos jis nemato ir jų sąrašo neturi. Prieiga suteikiama kliento viduje, todėl ją duoda tas, kas už tą klientą atsako, o ne bendras administratorius kažkur šalia.

Tas pats žmogus skirtinguose klientuose gali turėti skirtingas teises: viename tvirtinti, kitame tik peržiūrėti. Tai kasdienis biuro atvejis, kai klientas pats nori pasilikti paskutinį parašą.

Naujas klientas ir jo pirmas mėnuo

Naują klientą prijungia Ezura komanda, ne jūs patys – tai nėra savitarnos mygtukas ir apie tai verta žinoti iš anksto. Užtat kliento nustatymai nepradedami nuo tuščio lapo: jie perimami iš panašaus jau veikiančio kliento ir pritaikomi, o pirmąsias taisykles galima pasiūlyti iš to, ką klientas jau yra suvedęs savo apskaitoje.

Biurui tai reiškia, kad naujo kliento perėmimas nevirsta projektu su savo terminais. Pirmas mėnuo prasideda nuo peržiūros sąrašo, o ne nuo tuščio taisyklių lango.

Kiekvienas klientas turi savo adresą sąskaitoms

Kiekvienas klientas gauna savo el. pašto adresą, į kurį keliauja jo sąskaitos. Tiekėjai ir kliento darbuotojai siunčia tiesiai ten, ir dokumentas iškart atsiduria to kliento erdvėje – be persiuntimo ir be klausimo, kieno ši sąskaita. Bendra biuro dėžutė nustoja būti vieta, kurioje viskas susimaišo ir kurioje kažkas turi rūšiuoti rankomis.

Ko šiuo metu nėra

Vieno ekrano, kuriame matytųsi visi dvidešimt klientų su laukiančių sąskaitų skaičiais, nėra – dirbate klientas po kliento. Klientų perjungimas veikia naršyklėje, o mobiliojoje programėlėje jo nėra. Ir, kaip minėta, naujo kliento prijungimas atliekamas mūsų pusėje.

Šiuos apribojimus geriau žinoti prieš perkant, o ne antrą mėnesį. Jie taip pat yra tikslus pavyzdys, ko verta klausti bet kurio tiekėjo: ne ką sistema moka, o ką ji daro tada, kai klientų yra dvidešimt.

Nuo ko pradėti

Nepradėkite nuo viso portfelio. Pasirinkite du ar tris klientus, kurių mėnuo skiriasi labiausiai – vieną paprastą ir vieną tokį, kuris kas mėnesį atima daugiausia laiko – ir paleiskite per sistemą vieno tikro mėnesio dokumentus. Po to bus aišku ne tik ar veikia, bet ir kiek laiko atlaisvina būtent tas klientas, dėl kurio ir svarstote.