Kaip automatizuoti sąskaitas: suvedimas be perrašymo

Sąskaitų suvedimas rankiniu būdu yra vienas labiausiai laiko reikalaujančių buhalterijos darbų. Kiekviena sąskaita faktūra reikalauja perrašyti tiekėją, sumas, PVM ir eilutes – o didelės sąskaitos su dešimtimis eilučių gali užtrukti valandą ar daugiau. Šiame straipsnyje paaiškiname, kaip veikia sąskaitų automatizavimas, kur rankinis darbas dažniausiai klysta ir kiek laiko bei pinigų realiai sutaupoma.

Kas yra sąskaitų automatizavimas?

Automatizuoti sąskaitas reiškia, kad sąskaitos faktūros duomenys į apskaitos sistemą patenka be rankinio perrašymo. Vietoje to, kad buhalteris vestų kiekvieną lauką, dirbtinis intelektas nuskaito dokumentą, atpažįsta reikšmes ir paruošia įrašą, kurį lieka tik peržiūrėti ir patvirtinti.

Svarbu skirti du dalykus. Skaitmenizavimas yra tada, kai popierinė ar PDF sąskaita tampa failu sistemoje. Automatizavimas yra tada, kai iš to failo pats savaime atsiranda tvarkingas įrašas apskaitoje – su eilutėmis, PVM kodais ir dimensijomis. Daug įrankių sustoja ties pirmuoju.

Kur rankinis sąskaitų suvedimas dažniausiai klysta

Prieš kalbant apie sprendimą, verta įvardyti problemą tiksliai. Klaidos beveik niekada neatsiranda ties paprasta vienos eilutės sąskaita – jos susikaupia ten, kur dokumentas nestandartinis:

• •Mišrus PVM – viename dokumente 21 proc., lengvatinis, 0 proc. ir ne PVM objektas; suvedus vieną tarifą visai sąskaitai, deklaracija nesutampa
• •Daugiaeilės sąskaitos – telekomunikacijų ar degalų sąskaitos su dešimtimis eilučių, kurias ranka perrašyti tiesiog nerealu
• •Dublikatai – tas pats dokumentas atsiunčiamas du kartus arba persiunčiamas kelių žmonių
• •Keli dokumentai viename PDF – tiekėjas atsiunčia mėnesio sąskaitas vienu failu
• •Pasenę rekvizitai – tiekėjo PVM kodas nebegalioja, bet tai paaiškėja tik per patikrinimą

Automatizavimo vertė matuojama ne tuo, kaip greitai suvedama paprasta sąskaita, o tuo, ar sistema susitvarko su šiais atvejais.

Kaip veikia automatinis sąskaitų nuskaitymas (OCR ir DI)

Pirmas žingsnis – sąskaitų nuskaitymas. OCR technologija paverčia PDF ar nuskenuotą vaizdą tekstu, o dirbtinis intelektas iš to teksto atpažįsta struktūrizuotus duomenis. Iš tipinės sąskaitos faktūros sistema ištraukia:

• •tiekėjo pavadinimą ir rekvizitus (įskaitant įmonės kodą ir PVM kodą)
• •sąskaitos numerį ir datas
• •atskiras prekių ar paslaugų eilutes
• •sumas be PVM, PVM tarifus ir bendrą sumą

Skirtumas tarp seno OCR ir dirbtinio intelekto matomas būtent ties nestandartiniais dokumentais: OCR ieško teksto tam tikroje vietoje, o DI supranta, ką tas tekstas reiškia, todėl susitvarko ir su nauju tiekėjo šablonu, kurio niekada nematė.

Sąskaitų suvedimo automatizavimas per 4 žingsnius

• •1. Gavimas. Sąskaitos atkeliauja į vieną el. pašto dėžutę – tiekėjai siunčia tiesiai, arba persiunčiate gautus laiškus.
• •2. Nuskaitymas ir atpažinimas. DI automatiškai nuskaito kiekvieną sąskaitą ir ištraukia duomenis bei eilutes.
• •3. Patikra. Buhalteris ar darbuotojas peržiūri paruoštą įrašą, prireikus priskiria dimensijas ar projektą.
• •4. Eksportas į apskaitą. Patvirtinta sąskaita eksportuojama į ERP su teisingais PVM kodais ir rekvizitais.

Automatizavimas – tai ne tik nuskaitymas, bet ir duomenų priskyrimas

Tikras sąskaitų automatizavimas nesibaigia ties duomenų nuskaitymu. Ezura taip pat automatiškai priskiria sąskaitoms dimensijas – projektus, sąnaudų centrus ar atsakingus asmenis – pagal jūsų pačių nustatytas raktažodžių taisykles. Taip į apskaitą patenka ne tik teisingos sumos, bet ir teisingai suklasifikuoti duomenys, be rankinio žymėjimo.

• •Projekto ar padalinio priskyrimas pagal tiekėją arba prekės aprašymą
• •Automobilio valstybinio numerio atpažinimas degalų sąskaitose ir priskyrimas transporto dimensijai
• •Bet kurio kito lauko – sutarties numerio, objekto, atsakingo asmens – ištraukimas iš sąskaitos ar el. laiško

Taisykles valdo pats buhalteris, todėl sistema prisitaiko prie jūsų apskaitos logikos, o ne atvirkščiai. Praktikoje didžioji dalis sąskaitų priskiriamos automatiškai, o ranka tenka spręsti tik išimtis.

Ką sistema patikrina už jus

Dalis automatizavimo naudos yra ne suvedimo greitis, o tai, kad klaidos pastebimos prieš patenkant į apskaitą, o ne po jos:

• •PVM sumų sutikrinimas – eilučių sumos sulyginamos su dokumento antrašte, o neatitikimas parodomas prieš eksportą
• •Dublikatų aptikimas – pakartotinai atsiųsta ta pati sąskaita atpažįstama, o ne suvedama antrą kartą
• •Rekvizitų patikra – įmonės ir PVM kodas tikrinami Registrų centro bei VIES registruose
• •Kelių sąskaitų viename faile išskaidymas į atskirus dokumentus

Integracija su apskaitos sistemomis

Automatizavimas turi prasmę tik tada, kai duomenys be papildomo darbo patenka į jūsų apskaitos programą. Ezura eksportuoja sąskaitas į populiariausias Lietuvos sistemas – Rivile, EuroSkaita, Pragma, Agnum ir kitas – su teisingais PVM klasifikatoriais ir dimensijomis.

Kiek laiko ir pinigų sutaupoma

Rankinis vienos sąskaitos suvedimas vidutiniškai užtrunka 5–15 minučių; didelės sąskaitos – gerokai ilgiau. Automatizavus procesą, buhalteriui lieka tik peržiūra, kuri trunka kelias sekundes. Praktikoje tai reiškia, kad šimtus sąskaitų galima paruošti per kelias minutes vietoje kelių valandų, o klaidų rizika sumažėja, nes duomenys nebėra perrašomi ranka.

Ko automatizavimas nepadarys už jus

Sąžininga pasakyti ir kitą pusę. Sistema neapsispręs, kuriai sąnaudų grupei priskirti neaiškią paslaugą, jei to nesate aprašę taisyklėse. Ji neišspręs ir netvarkingų pirminių duomenų: jei tiekėjas sąskaitoje nurodo klaidingą PVM tarifą, automatika tai parodys, bet susitarti su tiekėju vis tiek reikės žmogui. Automatizavimas panaikina perrašymą, o ne atsakomybę – peržiūros etapas lieka.

Ar sąskaitų automatizavimas tinka mažai įmonei?

Taip, ir dažnai net labiau nei didelei. Mažoje įmonėje sąskaitas paprastai veda žmogus, kuriam tai nėra pagrindinis darbas, todėl valanda per savaitę kainuoja brangiau nei atrodo. Kadangi mokama už apdorotą dokumentą, o ne už licencijas ar diegimą, nedidelis kiekis nereiškia neproporcingos kainos.

Ar reikia keisti apskaitos programą?

Ne. Automatizavimas veikia prieš jūsų apskaitos programą, o ne vietoje jos: sąskaitos nuskaitomos ir paruošiamos, o į Rivile, EuroSkaitą ar kitą sistemą patenka tokiu formatu, kokio ji tikisi. Apskaita lieka ten, kur buvo.

Nuo ko pradėti

Pradėti paprasta: nereikia diegimų ar IT projekto. Sukuriate paskyrą, nukreipiate sąskaitas į savo el. pašto dėžutę ir Ezura iškart pradeda jas nuskaityti bei ruošti eksportui. Geriausias pirmas žingsnis – paleisti per sistemą kelias tikras praėjusio mėnesio sąskaitas, įskaitant pačias nepatogiausias, ir palyginti rezultatą su tuo, kas buvo suvesta ranka.