Užsienio tiekėjų sąskaitos: ko prašyti ir ką patikrinti

Užsienio tiekėjo sąskaita retai būna sudėtinga savaime. Sudėtinga tai, kad ji atrodo kitaip nei vietinė: kita valiuta, kita kalba, atvirkštinis apmokestinimas, kurį reikia pažymėti teisingai – ir tas pats taisymas, pakartotas kiekvieną mėnesį. Klausimas, kuris atrodo svarbiausias – ar partneris apskritai privalo siųsti e-sąskaitą – praktikoje užima kelias minutes per metus. Laikas dingsta visai kitur.

Ko realiai verta prašyti tiekėjo sąskaitoje

Formatas nulemia mažiau, nei atrodo. Ar sąskaita bus suvesta per minutę, ar liks laukti susirašinėjimo, sprendžia keli visai konkretūs dalykai:

• •Abiejų šalių PVM kodai ir aiškiai užrašytas atvirkštinis apmokestinimas – tai dažniausia priežastis, dėl kurios sąskaita grįžta su klausimu
• •Vienareikšmiai nurodyta valiuta: knygojama eurais pagal operacijos dienos buhalterinį kursą, todėl „$“ be šalies yra bereikalingas atidėjimas
• •Eilučių lygio informacija, o ne viena bendra suma – kiekis, vieneto kaina ir PVM traktavimas kiekvienai eilutei
• •Nuoroda, pagal kurią priskiriate sąnaudas: sutarties ar užsakymo numeris, objektas, valstybinis numeris. Jei tiekėjas ją žino, tegul rašo
• •Nesikeičiantis išdėstymas – automatizuota apskaita susidoroja beveik su bet kokiu formatu, bet sunkiai su tokiu, kuris keičiasi kas ketvirtį

Sąrašas atrodo smulkmeniškas, bet kiekvienas jo punktas yra vienas el. laiškas tiekėjui, kurio neprireiks. Ir beveik visi jie yra dalykai, kuriuos tiekėjas žino – tiesiog neatspausdina, nes jo paties apskaitai jų nereikia.

Su nuolatiniu tiekėju verta sutarti vieną kartą

Su atsitiktiniu tiekėju pataisyti ranka pigiau, nei derėtis. Su nuolatiniu – atvirkščiai. Jei tas pats tiekėjas kas mėnesį atsiunčia sąskaitą, kurioje trūksta objekto arba neaišku, ar taikomas atvirkštinis apmokestinimas, tai nėra vienkartinė klaida: tai dvylika klaidų per metus, ir kiekviena jų atima tą patį pusvalandį.

Praktiškai užtenka vieno laiško su trimis prašymais: rašyti abu PVM kodus, nurodyti valiutą raidėmis ir įrašyti jūsų užsakymo arba sutarties numerį. Tiekėjai beveik visada sutinka – jiems tai vienas šablono pakeitimas, o jums kas mėnesį atgautas laikas. Tai pigiausias šio sąrašo punktas ir vienintelis, kurio negali padaryti jokia programa už jus.

Ar užsienio tiekėjas privalo siųsti e-sąskaitą?

Ne. Lietuvoje B2B e-sąskaitų prievolės nėra, todėl PDF, atsiųstas el. paštu, yra visiškai teisėtas dokumentas – jį galima knygoti ir PVM atskaityti be jokio struktūrizuoto failo. Jei partneris siūlo e-sąskaitą, tai jo patogumas arba jo šalies prievolė, o ne lietuviškas reikalavimas jums. Praktikoje dažniau nutinka atvirkščiai: užsienio partneris pats paprašo e-sąskaitos, nes jo šalyje prievolė jau veikia – Lenkijoje sistema dirba, Latvija ir Estija datas nustatė.

Viena tikra išimtis: sąskaitos viešajam sektoriui

Sąskaitos Lietuvos viešajam sektoriui – ministerijoms, savivaldybėms, valstybės valdomoms įmonėms, ligoninėms, mokykloms – nuo 2024 m. liepos 1 d. teikiamos elektroniniu būdu per valstybinę SABIS platformą. PDF el. paštu čia nebeveikia.

Užsienio tiekėjui tai nereiškia atskiros lietuviškos programos. SABIS prijungta prie Peppol tinklo, todėl jei tiekėjo sistema jau siunčia sąskaitas per Peppol kitoje ES šalyje, ji pasiekia ir Lietuvos viešąjį pirkėją. Reikia pirkėjo identifikatoriaus ir, beveik visada, sutarties ar užsakymo numerio, kurio prašo pats pirkėjas.

Kas keičiasi iki 2030 metų

ES lygiu svarbi data yra 2030 m. liepos 1 d.: nuo jos ES vidaus B2B sandoriai turės būti išrašomi struktūrizuotu elektroniniu formatu, o duomenys teikiami mokesčių administratoriui per trumpą terminą; nacionalinių sistemų suvienodinimas numatytas iki 2035 m. Lietuva atskirai svarsto vidinę B2B prievolę ir dažniausiai minima 2028 m. data, tačiau 2026 m. rugpjūtį įstatymas dar nepriimtas. Išvada paprasta: struktūrizuotos sąskaitos taps norma, bet perdaryti apskaitos proceso pagal dar neegzistuojantį reikalavimą nėra ko.

Kur dingsta laikas ir ką Ezura perima

Laikas dingsta ne prievolėse, o tame, kas atkeliauja: keliomis kalbomis surašytose sąskaitose, valiutų perskaičiavime, atvirkštinio apmokestinimo žymėjime ir tame, kad to paties tiekėjo PVM traktavimą tenka taisyti rankomis kas mėnesį.

Būtent tai Ezura ir perima. Sąskaitos atkeliauja el. paštu, duomenys nuskaitomi iš dokumento, kita valiuta perskaičiuojama į eurus pagal operacijos dienos buhalterinį kursą, atvirkštinis apmokestinimas atpažįstamas ir sukoduojamas, o tiekėjo rekvizitai sutikrinami su registru, o ne pervedami ranka. Jūsų dimensijos – projektai, padaliniai, objektai – priskiriamos pagal sąskaitos turinį, o paruoštas įrašas perduodamas į jūsų apskaitos sistemą.

Sprendimai ir audito pėdsakas lieka jums – peržiūrite ir patvirtinate. Išnyksta pervedinėjimas ranka ir su juo susijęs mėnesio pabaigos kamštis.