Ezura
EzuraInvoice Automation
Gaunamos sąskaitos

Sąskaitų suvedimo programa

Sąskaitų suvedimas yra darbas, kurio niekas nepasigenda, kol jis atliktas. Mėnesio gale susikaupia šimtai dokumentų, kiekvienas su savo eilutėmis, PVM tarifais ir objektu, o laiko lieka mažiausiai. Ezura tą darbą atlieka už jus: sąskaita atkeliauja el. paštu, grįžta jau suvesta, o buhalteriui lieka peržiūrėti ir patvirtinti.

1/7 · GautaTiekėjas išsiunčia sąskaitą į jūsų Ezura pašto dėžutę. Ją galima ir įkelti ranka arba nufotografuoti programėle.

Viena sąskaita nuo tiekėjo laiško iki įrašo apskaitos programoje: nuskaitymas, patikros, taisyklės ir buhalterio „Paruošta“. Paspauskite etapą, kad jį pamatytumėte dar kartą.
Išbandykite su savo sąskaitomis

Kuo tai skiriasi nuo suvedimo ranka

Rankinis suvedimas užtrunka nuo dešimties iki trisdešimties minučių vienai sąskaitai, o klaidų dažnis auga tuo greičiau, kuo arčiau mėnesio pabaiga. Programa tos priklausomybės neturi: šimtas sąskaitų paskutinę dieną apdorojama taip pat, kaip penkios pirmąją.

Svarbiau už greitį yra tai, kas lieka po darbo. Kiekviena sąskaita turi istoriją – kas ir kada ką pakeitė – todėl po pusmečio nebereikia niekieno atminties, kad būtų galima paaiškinti, kodėl įrašas atrodo būtent taip.

Sąskaitos, kurios atkeliauja ne PDF priedu

Ne kiekvienas tiekėjas sąskaitą prisega prie laiško. Vieni atsiunčia nuorodą „peržiūrėti sąskaitą“, kiti – Excel lentelę, treti – PDF, kurio viduje jau yra mašininiu būdu skaitomi sąskaitos duomenys. Dirbant ranka būtent tokios sąskaitos dažniausiai ir pasimeta: laiškas atrodo tuščias, todėl lieka neatidarytas iki mėnesio pabaigos.

  • Nuoroda vietoj priedo – žinomų sąskaitų portalų nuorodos atidaromos ir sąskaita atsisiunčiama automatiškai. Jei nuorodos atidaryti nepavyksta, tai užfiksuojama, o ne praleidžiama tyliai.
  • Sąskaita Excel ar kitos skaičiuoklės formatu – jei laiške tai vienintelis dokumentas, ji apdorojama kaip sąskaita. Jei šalia yra PDF, lentelė laikoma priedu, pavyzdžiui, sąmata, ir sąskaitos nedubliuoja.
  • PDF su įterptais e. sąskaitos duomenimis – tokius dokumentus jau kuria, pavyzdžiui, Odoo. Tada duomenys perimami tiksliai, be atpažinimo. Jei jie nesutampa su tuo, kas atspausdinta, galioja atspausdintas dokumentas, o buhalteriui parodomas neatitikimas.

Ką programa nuskaito iš sąskaitos

Ne tik sumą. Nuskaitoma tai, ką kitaip tektų perrašyti ranka:

  • tiekėjas, jo įmonės ir PVM kodas
  • sąskaitos numeris, data ir apmokėjimo terminas
  • kiekviena eilutė su kiekiu, vieneto kaina ir suma be PVM
  • PVM tarifas eilutei – įskaitant mišrias ir atvirkštinio apmokestinimo sąskaitas
  • objektas, projektas ar padalinys, jei jį galima nustatyti
  • valstybinis numeris, sutarties numeris ar kitas jums reikalingas laukas

Ką reiškia sąskaitų atpažinimas, nuskaitymas ir skaitmenizavimas

Sąskaitų atpažinimas, nuskaitymas, skaitmenizavimas – tuo pačiu žodžiu dažnai vadinami du visai skirtingi dalykai. Vienas yra tekstas, iškeltas iš PDF ar nuotraukos. Kitas – įrašas, kurį galima perduoti į apskaitą ir po pusmečio jo neperrašinėti.

Skirtumas matomas ne nuskaitymo metu, o po jo. Atpažintas tekstas vis tiek nepasako, kuris skaičius yra suma be PVM, kuriai eilutei taikomas standartinis tarifas, o kuriai – atvirkštinis apmokestinimas, ar tiekėjas jau yra jūsų sąraše, ar jį reikia sukurti. Būtent šie sprendimai ir užima laiką, kai sąskaitos suvedamos ranka – ne teksto perrašymas.

Todėl čia sąskaita nelaikoma suvesta, kol eilutės nesudaro antraštės sumos, kol PVM nesueina ir kol tiekėjo rekvizitai nepatikrinti. Tai, kas nesueina, pažymima ir laukia žmogaus.

Sumos, kurios turi sutapti

Prieš eksportą programa sutikrina, ar eilučių suma sutampa su sąskaitos antrašte ir ar PVM sudedamas teisingai. Jei kažkas nesueina, sąskaita pažymima ir laukia žmogaus – ji nekeliauja į apskaitą tyliai su klaida. Tai svarbiau, negu atrodo: neteisingai suvestas PVM pastebimas ne tada, kai įvyksta, o tada, kai jau reikia deklaruoti.

Kas patvirtina sąskaitą, prieš ją pamato buhalteris

Daugelyje įmonių sąskaita pirmiausia turi gauti vadovo ar projekto vadovo sutikimą, ir būtent šis žingsnis užtrunka ilgiausiai: buhalteris siunčia priminimus, laukia atsakymų el. paštu, o vėliau nebeaišku, kas ką patvirtino. Ezura šį žingsnį gali įterpti prieš apskaitą. Kas ką tvirtina, suderiname kartu pradedant dirbti – pagal tai, kaip jūsų įmonėje tvirtinama šiandien.

  • gaunamos sąskaitos pirmiausia keliauja atsakingam asmeniui, o kol jos nepatvirtintos, buhalterio sąraše jas galima paslėpti
  • darbuotojų pateiktas sąskaitas tvirtina jų vadovas, o kiekvienas tvirtintojas savo sąraše mato tik jam skirtas
  • didelėms sumoms ar konkretiems tiekėjams galima reikalauti dviejų skirtingų žmonių parašų, vieno jų – iš vadovybės
  • patvirtinti galima ir telefonu, o kiekvienas sprendimas lieka sąskaitos istorijoje su data ir asmeniu

Kaip sąskaitos patenka į jūsų apskaitos sistemą

Patvirtinta sąskaita keliauja į apskaitos sistemą – vienoms tai importui paruoštas failas, kitoms tiesioginis perdavimas. Kodai ir klasifikatoriai suderinami vieną kartą pradedant dirbti, todėl vėliau prie kiekvienos sąskaitos nieko derinti nebereikia.

Kam ši programa skirta

Apskaitos biurams, kurie tvarko kelių klientų dokumentus ir kuriems kiekvienas sutaupytas dokumentas yra tiesioginė marža. Ir įmonėms, kuriose sąskaitas suveda buhalteris, turintis darbo ir be to – ypač jei dokumentai ateina iš daugelio žmonių ir skirtingais keliais.

Jei sąskaitas jums išrašo klientai, o ne tik jūs juos gaunate, tą pusę dengia atskira dalis.

Ką reikia paruošti

Beveik nieko. Reikia pašto dėžutės, į kurią ateina sąskaitos, ir vieno pokalbio, kad suderintume jūsų apskaitos sistemos kodus. Paleidžiame kelias tikras jūsų sąskaitas ir parodome rezultatą su jūsų pačių dokumentais, dar prieš įsipareigojant.

Dažniausi klausimai

Kiek kainuoja sąskaitų suvedimo programa?
Nuo €0.10 už apdorotą sąskaitą; standartinis įkainis – €0.25, didesnėms apimtims mažesnis. Nėra diegimo mokesčio, mėnesinio minimumo ar ilgalaikės sutarties.
Ar veikia su mano apskaitos sistema?
Palaikomos Rivile, EuroSkaita, Debetas, Centas, Pragma, Finvalda, Agnum, B1, Odoo, Monet ir Navision. Jei jūsų sistemos sąraše nėra, parašykite – dažnai eksportą galima paruošti.
Kuo sąskaitų atpažinimas skiriasi nuo sąskaitų suvedimo?
Atpažinimas iškelia tekstą iš dokumento. Suvedimas reiškia, kad tas tekstas jau paverstas apskaitos įrašu: eilutės, PVM tarifai, dimensijos ir patikrinti tiekėjo rekvizitai. Ezura atlieka antrąjį darbą, ne tik pirmąjį.
Ar programa susidoroja su kelių eilučių sąskaitomis?
Taip. Nuskaitoma kiekviena eilutė atskirai, su savo kiekiu, kaina ir PVM tarifu – įskaitant sąskaitas, kuriose viename dokumente susimaišo keli tarifai.
Kas nutinka, jei nuskaityta neteisingai?
Sąskaita niekada nekeliauja į apskaitą be žmogaus patvirtinimo. Neaiškūs atvejai pažymimi, o kiekvienas pataisymas lieka sąskaitos istorijoje.
Ką daryti, jei tiekėjas atsiunčia nuorodą, o ne PDF?
Persiųskite laišką į tą patį sąskaitų adresą. Žinomų sąskaitų portalų nuorodos atidaromos automatiškai; jei kurios nors atidaryti nepavyksta, tai užfiksuojama, ir sąskaita nepradingsta tyliai.
Ar sąskaitas prieš buhalterį gali patvirtinti vadovas?
Taip. Sąskaita pirmiausia keliauja atsakingam asmeniui, didelėms sumoms galima reikalauti dviejų parašų, o kol sąskaita nepatvirtinta, buhalterio sąraše ją galima paslėpti. Tvirtinti galima ir telefonu.
Ar galima išbandyti prieš perkant?
Taip. Galite paleisti savo tikras sąskaitas ir pamatyti nuskaitymo kokybę bei eksportą į apskaitą dar prieš įsipareigodami.

Kiti Ezura produktai

Sąskaitų tvirtinimas

Sąskaitą patvirtina už išlaidą atsakingas žmogus, prieš ją įtraukiant į apskaitą. Didesnėms sumoms – antras parašas, viskas su istorija.

Virtualus apskaitininkas

Gaunamos sąskaitos suvedamos pačios: nuskaitymas iš el. pašto, PVM ir dimensijos, eksportas į apskaitos programą.

Kelionės lapai

Kelionės lapas užsipildo iš kuro sąskaitų: pildymai, likutis ir norma jau vietoje, vairuotojui lieka maršrutas ir kilometrai.

Komandiruočių apskaita

Nuo prašymo iki išlaidų ataskaitos: įsakymas sugeneruojamas, čekiai nuskaitomi telefonu, ataskaita – PDF su visais čekiais.

Sąskaitų išrašymas

Automatinė numeracija, PDF su suma žodžiais, pradelstos sąskaitos ir eksportas – toje pačioje sistemoje kaip gaunamos.

Personalo valdymas

Darbuotojų kortelės, atostogų prašymai su tvirtinimu pagal pavaldumą, neatvykimų kalendorius ir darbo užmokesčio skaičiavimas vienoje vietoje.

Dokumentų valdymas

Personalo dokumentai iš šablonų su parašų seka, sąskaitos su lydinčiais dokumentais ir tvirtinimu, sandorių failai – kiekvienas su istorija, kas ir kada.

Ekspedicija

Užklausos laiškas tampa užsakymu, vežėjo sąskaita ir CMR randa savo užsakymą, o patikra parodo, kas nesutampa.

CRM ir pardavimų valdymas

Sandorių lenta su jūsų etapais, svertine verte ir pakeitimų istorija, biudžetas, kontaktai ir užduotys – su tuo pačiu įmonių sąrašu kaip sąskaitoms.

Viešųjų pirkimų radaras

Viešųjų pirkimų skelbimai iš Lietuvos, kaimyninių šalių, ES ir Ukrainos – atrinkti pagal jūsų BVPŽ kodus ir raktažodžius, su paaiškinimu, kodėl kiekvienas tinka.

Susiję

Norite pamatyti tai su savo praėjusio mėnesio sąskaitomis?

Susisiekite

← Visi produktai