Sąskaitų suvedimo programa

Kuo tai skiriasi nuo suvedimo ranka

Rankinis suvedimas užtrunka nuo dešimties iki trisdešimties minučių vienai sąskaitai, o klaidų dažnis auga tuo greičiau, kuo arčiau mėnesio pabaiga. Programa tos priklausomybės neturi: šimtas sąskaitų paskutinę dieną apdorojama taip pat, kaip penkios pirmąją.

Svarbiau už greitį yra tai, kas lieka po darbo. Kiekviena sąskaita turi istoriją – kas ir kada ką pakeitė – todėl po pusmečio nebereikia niekieno atminties, kad būtų galima paaiškinti, kodėl įrašas atrodo būtent taip.

Ką programa nuskaito iš sąskaitos

Ne tik sumą. Nuskaitoma tai, ką kitaip tektų perrašyti ranka:

• ✓tiekėjas, jo įmonės ir PVM kodas
• ✓sąskaitos numeris, data ir apmokėjimo terminas
• ✓kiekviena eilutė su kiekiu, vieneto kaina ir suma be PVM
• ✓PVM tarifas eilutei – įskaitant mišrias ir atvirkštinio apmokestinimo sąskaitas
• ✓objektas, projektas ar padalinys, jei jį galima nustatyti
• ✓valstybinis numeris, sutarties numeris ar kitas jums reikalingas laukas

Ką reiškia sąskaitų atpažinimas, nuskaitymas ir skaitmenizavimas

Sąskaitų atpažinimas, nuskaitymas, skaitmenizavimas – tuo pačiu žodžiu dažnai vadinami du visai skirtingi dalykai. Vienas yra tekstas, iškeltas iš PDF ar nuotraukos. Kitas – įrašas, kurį galima perduoti į apskaitą ir po pusmečio jo neperrašinėti.

Skirtumas matomas ne nuskaitymo metu, o po jo. Atpažintas tekstas vis tiek nepasako, kuris skaičius yra suma be PVM, kuriai eilutei taikomas standartinis tarifas, o kuriai – atvirkštinis apmokestinimas, ar tiekėjas jau yra jūsų sąraše, ar jį reikia sukurti. Būtent šie sprendimai ir užima laiką, kai sąskaitos suvedamos ranka – ne teksto perrašymas.

Todėl čia sąskaita nelaikoma suvesta, kol eilutės nesudaro antraštės sumos, kol PVM nesueina ir kol tiekėjo rekvizitai nepatikrinti. Tai, kas nesueina, pažymima ir laukia žmogaus.

Sumos, kurios turi sutapti

Prieš eksportą programa sutikrina, ar eilučių suma sutampa su sąskaitos antrašte ir ar PVM sudedamas teisingai. Jei kažkas nesueina, sąskaita pažymima ir laukia žmogaus – ji nekeliauja į apskaitą tyliai su klaida. Tai svarbiau, negu atrodo: neteisingai suvestas PVM pastebimas ne tada, kai įvyksta, o tada, kai jau reikia deklaruoti.

Kaip sąskaitos patenka į jūsų apskaitos sistemą

Patvirtinta sąskaita keliauja į apskaitos sistemą – vienoms tai importui paruoštas failas, kitoms tiesioginis perdavimas. Kodai ir klasifikatoriai suderinami vieną kartą pradedant dirbti, todėl vėliau prie kiekvienos sąskaitos nieko derinti nebereikia.

Kam ši programa skirta

Apskaitos biurams, kurie tvarko kelių klientų dokumentus ir kuriems kiekvienas sutaupytas dokumentas yra tiesioginė marža. Ir įmonėms, kuriose sąskaitas suveda buhalteris, turintis darbo ir be to – ypač jei dokumentai ateina iš daugelio žmonių ir skirtingais keliais.

Jei sąskaitas jums išrašo klientai, o ne tik jūs juos gaunate, tą pusę dengia atskira dalis.

Ką reikia paruošti

Beveik nieko. Reikia pašto dėžutės, į kurią ateina sąskaitos, ir vieno pokalbio, kad suderintume jūsų apskaitos sistemos kodus. Paleidžiame kelias tikras jūsų sąskaitas ir parodome rezultatą su jūsų pačių dokumentais, dar prieš įsipareigojant.

Dažniausi klausimai

Kiek kainuoja sąskaitų suvedimo programa?

Nuo €0.10 už apdorotą sąskaitą; standartinis įkainis – €0.25, didesnėms apimtims mažesnis. Nėra diegimo mokesčio, mėnesinio minimumo ar ilgalaikės sutarties.

Ar veikia su mano apskaitos sistema?

Palaikomos Rivile, EuroSkaita, Debetas, Centas, Pragma, Finvalda, Agnum, B1, Odoo ir Monet. Jei jūsų sistemos sąraše nėra, parašykite – dažnai eksportą galima paruošti.

Kuo sąskaitų atpažinimas skiriasi nuo sąskaitų suvedimo?

Atpažinimas iškelia tekstą iš dokumento. Suvedimas reiškia, kad tas tekstas jau paverstas apskaitos įrašu: eilutės, PVM tarifai, dimensijos ir patikrinti tiekėjo rekvizitai. Ezura atlieka antrąjį darbą, ne tik pirmąjį.

Ar programa susidoroja su kelių eilučių sąskaitomis?

Taip. Nuskaitoma kiekviena eilutė atskirai, su savo kiekiu, kaina ir PVM tarifu – įskaitant sąskaitas, kuriose viename dokumente susimaišo keli tarifai.

Kas nutinka, jei nuskaityta neteisingai?

Sąskaita niekada nekeliauja į apskaitą be žmogaus patvirtinimo. Neaiškūs atvejai pažymimi, o kiekvienas pataisymas lieka sąskaitos istorijoje.

Ar galima išbandyti prieš perkant?

Taip. Galite paleisti savo tikras sąskaitas ir pamatyti nuskaitymo kokybę bei eksportą į apskaitą dar prieš įsipareigodami.

Susiję

• Sąskaitų automatizavimo kaina
• Palaikomos apskaitos sistemos
• Sąskaitų išrašymo programa