Kaip paruošti sąskaitas i.SAF: PVM kodai ir klaidos

i.SAF – PVM sąskaitų faktūrų registras VMI išmaniojoje mokesčių administravimo sistemoje i.MAS. Juridiniams asmenims, kurių mokestinis laikotarpis yra kalendorinis mėnuo, registrai teikiami iki kito mėnesio 20 dienos, o teikti reikia net tada, kai per laikotarpį sąskaitų nebuvo (tuomet pateikiami tušti registrai). Praktikoje problema retai būna pats pateikimas – problema ta, kad registras tik atspindi tai, kas jau buvo suvesta apskaitoje.

i.SAF klaidos gimsta suvedant sąskaitą

Registras surenka duomenis iš apskaitos sistemos, todėl kiekvienas neteisingai priskirtas PVM kodas eilutėje keliauja tiesiai į registrą. Dažniausiai klaidos atsiranda ties šiomis sąskaitomis:

• •Mišraus PVM sąskaitos – vienoje sąskaitoje yra ir standartinio, ir lengvatinio tarifo, ir 0 % eilučių
• •Ne PVM objektas – užstatas už grąžinamą pakuotę ar depozitinė tara, kurie neturėtų būti registruojami kaip apmokestinamas ar neapmokestinamas tiekimas
• •Kreditinės sąskaitos ir grąžinimai su neigiamais kiekiais
• •Atvirkštinis PVM ir užsienio tiekėjų sąskaitos su savo tarifais
• •Suminės sąskaitos (telekomunikacijos, degalai), kuriose eilučių dešimtys

Kai tokios sąskaitos vedamos rankomis, PVM kodas priskiriamas „iš atminties“, o klaida pastebima tik tikslinant registrą – dažniausiai jau po pateikimo.

PVM kodas priskiriamas kiekvienai eilutei, o ne dokumentui

PVM kodas priskiriamas kiekvienai eilutei atskirai, o ne visam dokumentui – todėl mišri sąskaita į apskaitą patenka jau teisingai suskaidyta pagal tarifus. Kokius kodus naudoti, sprendžiate patys apskaitos nustatymuose: jie atitinka jūsų įmonės praktiką, o ne bendrą šabloną.

Užstatas ir kiti ne PVM objektai

Užstatas už grąžinamą pakuotę nėra PVM objektas, todėl jam nedera priskirti nei apmokestinamo, nei neapmokestinamo tiekimo kodo – kitaip eilutė atsiduria registre kaip tiekimas, kurio ten neturėtų būti. Tokias prekes Ezuroje pažymite vieną kartą: suma toliau patenka į didžiąją knygą, bet iš i.SAF registro iškrenta – ir nebereikia to prisiminti prie kiekvienos sąskaitos. Žymė galioja visose palaikomose sistemose: Rivile GAMA, Pragma, EuroSkaita, Agnum, Centas ir Finvalda.

Kreditinės sąskaitos ir neigiami kiekiai

Kreditinės sąskaitos ir grąžinimai turi neigiamus kiekius. Ezura tokias sąskaitas nuskaito ir eksportuoja į apskaitos sistemas taip pat, kaip įprastas – neigiamas kiekis lieka neigiamas, o suma sumažina laikotarpio duomenis. Tai svarbu būtent i.SAF, nes praleista kreditinė sąskaita reiškia, kad registre liks per didelis pirkimų ar pardavimų PVM.

Tas pats kodas, skirtingi tarifai

Realiame darbe tas pats PVM kodas kartais reikalingas su skirtingais tarifais – pavyzdžiui, to paties užsienio tiekėjo sąskaitoms su 0 % ir su tos šalies standartiniu tarifu. Ezura leidžia tam pačiam kodui turėti kelis tarifus ir kartu perduoti tai, ko jūsų apskaitos sistema tokiam dokumentui reikalauja. Taip užsienio sąskaitos nebereikalauja rankinio taisymo jau apskaitos sistemoje – o būtent šis taisymas dažniausiai ir praleidžiamas prieš registro pateikimą.

Patikra prieš eksportą

Prieš eksportą Ezura sulygina eilučių PVM sumas su sąskaitos antrašte pagal kiekvieną PVM tarifą. Jei suapvalinimai ar OCR neatitikimai išderina sumas, sąskaita pažymima peržiūrai, o ne tyliai eksportuojama – klaida sustabdoma anksčiau, nei patenka į registrą. Netaisyklingi tarifai – pavyzdžiui, 25,5 % OSS – nesuapvalinami iki sveiko skaičiaus.

Dublikatai: ta pati sąskaita registre du kartus

Antra pagal dažnumą registro klaida – ta pati sąskaita, patekusi du kartus: tiekėjas persiunčia ją pakartotinai, darbuotojas nufotografuoja tą patį dokumentą, o priminimas apie neapmokėtą sąskaitą atkeliauja su ta pačia PDF byla. Ezura atpažįsta pasikartojančias sąskaitas pagal tiekėją, numerį ir sumą, todėl dublikatas sustabdomas dar prieš patenkant į apskaitą – ir į registrą.

Nuo el. laiško iki tvarkingo registro

• •1. Sąskaita atkeliauja į el. paštą ir yra nuskaitoma
• •2. Eilutėms priskiriami PVM kodai ir dimensijos pagal jūsų taisykles
• •3. Užstatai ir kiti ne PVM objektai pažymimi, kad iškristų iš i.SAF
• •4. PVM sumos sulyginamos su antrašte; neatitikimai keliauja peržiūrai
• •5. Eksportas į apskaitos sistemą, iš kurios formuojamas i.SAF

Rezultatas – registro tikslinimų mažiau, nes PVM kodai sutvarkomi ten, kur atsiranda: sąskaitos eilutėje.

Dažniausi klausimai

Ar Ezura pati pateikia i.SAF VMI? Ne. Registrą formuoja ir teikia jūsų apskaitos sistema – Ezura pasirūpina, kad į ją patektų teisingi duomenys: eilučių PVM kodai, dimensijos, užstatų žymės ir sutikrintos PVM sumos. Būtent šiame etape gimsta dauguma registro klaidų.

Ar reikia perrašyti PVM kodus, jei keičiame apskaitos sistemą? Ne. Kodų atitikmenys tvarkomi vienoje vietoje – nustatymuose, o ne kiekvienoje sąskaitoje atskirai.

O jei tiekėjas atsiunčia sąskaitą su klaidinga PVM suma? Neatitikimas pastebimas sutikrinant eilutes su antrašte ir keliauja į peržiūrą. Sprendimą priima buhalteris – automatika nepataiso dokumento tyliai.