Navision sąskaitų importas: kaip automatizuoti

Dalis Lietuvos įmonių iki šiol dirba su senuoju Navision (Financials) – sistema patikima, bet gaunamos tiekėjų sąskaitos į ją dažniausiai keliauja rankomis. Kas mėnesį kartojasi tas pats: kažkas atsidaro PDF, perrašo tiekėją, datas ir sumas, parenka sąnaudų sąskaitą ir PVM, tada tikrina, ar niekur neprasilenkė skaičius. Šiame straipsnyje – kaip šį darbą automatizuoti ir ką realiai gaunate mainais.

Kur dingsta laikas

Pati sąskaitos peržiūra trunka sekundes. Laikas dingsta ne joje, o aplink ją: ieškant sąskaitos el. pašto gijoje, perrašinėjant eilutes, aiškinantis, kuriam objektui ar projektui priskirti sąnaudas, ir mėnesio pabaigoje bandant suprasti, kodėl suvestinė nesutampa. Įmonėje, kuri per mėnesį gauna kelis šimtus sąskaitų, tai lengvai virsta keliomis darbo dienomis.

Automatizavimas čia reiškia ne „kompiuteris viską nuspręs už jus“, o kitą darbo pasidalijimą: rutininį perrašymą atlieka sistema, o buhalteris peržiūri rezultatą ir sprendžia tik tai, kas tikrai reikalauja sprendimo.

Kaip sąskaita pasiekia Navision

Tiekėjas atsiunčia sąskaitą el. paštu jums įprastu būdu – nieko keisti jam nereikia. Ezura ją nuskaito, atpažįsta tiekėją, datas, eilutes ir PVM, priskiria dimensijas pagal jūsų taisykles ir paruošia įrašą peržiūrai. Jums patvirtinus, sistema suformuoja Navision importui paruoštą rinkinį – atskirai pardavimams ir pirkimams, nes Navision jų laukia skirtingu pavidalu.

Svarbiausia praktinė detalė: failas paruošiamas taip, kokio jūsų Navision tikisi. Tai reiškia, kad lietuviškos raidės atkeliauja nesudarkytos, o importas nenutrūksta įpusėjęs dėl formato – dvi dažniausios rankinio kelio bėdos, kurios paprastai išaiškėja tik po įkėlimo, kai taisyti jau vėlu.

Sąnaudų sąskaita ir prekės – eilutė po eilutės

Reali tiekėjo sąskaita retai būna vienalytė: dalis sumų turi keliauti tiesiai į sąnaudas, dalis – į konkrečias prekes. Ezura tai sprendžia kiekvienai eilutei atskirai, pagal jūsų nustatytas taisykles, o ne visam dokumentui vienu ypu. Būtent dėl to, kad ranka dažnai suvedama „visa sąskaita vienodai“, apskaita vėliau ir nesutampa.

Dimensijos: objektas, projektas, padalinys

Į Navision keliauja ne tik sumos, bet ir analitika. Sąnaudų priskyrimą objektui, projektui ar padaliniui didžiąja dalimi atlieka pati sistema pagal jūsų taisykles – buhalteris peržiūri tik išimtis. Taisykles valdote jūs, ne mes: jei sąnaudų paskirstymo logika pasikeičia, ją pasikeičiate patys.

PVM – kiekvienai eilutei, o ne visam dokumentui

PVM priskiriamas kiekvienai eilutei atskirai. Tai svarbu todėl, kad realiose sąskaitose viename dokumente susimaišo skirtingi tarifai, atvirkštinis apmokestinimas ar visai ne PVM objektas – ir būtent tokios sąskaitos ranka suvedamos ilgiausiai ir klystama jose dažniausiai.

Ką sistema patikrina prieš jums parodydama

Prieš atsidurdama jūsų peržiūroje, sąskaita jau patikrinta: tiekėjo rekvizitai sulyginti su Registrų centro ir VIES duomenimis, o pasikartojantis dokumentas atpažįstamas ir nepraleidžiamas antrą kartą. Dirbant su importu tai ypač vertinga – čia klaida paprastai pastebima jau po įkėlimo, kai ją taisyti brangiausia.

Iš kur žinome, kad tai veikia

Šis kelias nėra teorinis. Jis paruoštas pagal realius Navision reikalavimus ir patikrintas tikru importu – sąskaitos sėkmingai įkeltos į kliento veikiančią Navision sistemą 2026 m. birželį. Senasis Navision yra pakankamai savitas, kad bendriniai „eksportuok į CSV“ sprendimai su juo paprastai nesuveikia; čia reikia sistemos, kuri jau yra tai padariusi.

O jeigu sistema suklys?

Tai pirmas klausimas, kurį užduoda kiekvienas buhalteris – ir teisingai. Esmė ta, kad sistema nieko neknygoja jūsų nepaklaususi: paruoštas įrašas visada laukia peržiūros. Kai duomenys aiškūs – o taip būna su didžiąja dauguma įprastų tiekėjų sąskaitų – peržiūra trunka kelias sekundes. Kai sąskaita neįprasta ar prastos kokybės skenas, tai matoma iš karto ir tokia sąskaita atkreipia jūsų dėmesį, užuot tyliai nukeliavusi į apskaitą su klaida.

Antra apsauga – taisyklės. Kuo ilgiau dirbate, tuo daugiau pasikartojančių sprendimų sistema perima: tas pats tiekėjas, tas pats objektas, ta pati sąnaudų sąskaita. Todėl laikui bėgant peržiūra trumpėja, o ne ilgėja.

Ką tai duoda per mėnesį

• •Šimtas sąskaitų paruošiama per kelias minutes, o ne per kelias valandas
• •Buhalteris peržiūri tik tai, kas kelia abejonių – ne kiekvieną eilutę
• •Mėnesio uždarymas nebepriklauso nuo to, kada kas suves paskutines sąskaitas
• •Sąnaudų analitika būna vietoje iš karto, o ne dėliojama uždarymo savaitę

Jei dirbate su Navision ir norite pamatyti, kaip tai atrodytų su jūsų pačių tiekėjų sąskaitomis, dažniausiai užtenka kelių pavyzdinių PDF – parodome rezultatą su jūsų realiais dokumentais.