Rankinis vs automatinis sąskaitų suvedimas: palyginimas

Sąskaitas galima vesti rankomis arba automatizuoti jų suvedimą. Sprendimas dažnai priklauso ne nuo technologijų, o nuo kiekio ir klaidų kainos. Palyginkime abu būdus pagal keturis kriterijus.

Laikas

Rankinis vedimas – kelios minutės kiekvienai sąskaitai, o per mėnesį tai virsta valandomis. Automatinis – nuskaitymas įvyksta per sekundes, o buhalteriui lieka tik peržiūra ir patvirtinimas.

Klaidų dažnis

Rankiniame vedime dažniausios klaidos – neteisingas PVM, sumos ar tiekėjo rekvizitai, kurias vėliau tenka taisyti. Automatiniame kelyje DI ir patikros (PVM validacija, rekvizitų tikrinimas su Registrų centru) sumažina tokių klaidų tikimybę.

Kaštai

Rankinis vedimas kainuoja darbo valandas, kurių sunku išvengti augant kiekiui. Automatinio kaštai skaičiuojami už sąskaitą (Ezura atveju – nuo 0,25 € už sąskaitą), todėl kaina tiesiogiai susieta su realiu darbu.

Mastelis

Rankiniame procese daugiau sąskaitų reiškia daugiau žmonių arba viršvalandžių, ypač mėnesio pabaigoje. Automatinis mastelis auga be papildomo darbo – sezoniniai piikai nebeperkrauna komandos.

Kada verta automatizuoti

Automatizavimas labiausiai apsimoka, kai sąskaitų srautas nuolatinis, tiekėjai kartojasi arba reikia priskirti dimensijas. Nedideliam, retam srautui rankinis vedimas gali užtekti – bet vos kiekiui paaugus, automatinis kelias greitai atsiperka.