Sąskaitų atpažinimas: koks tikslumas ir kaip tikrinti

Klausimas, kurį buhalteris užduoda iš tikrųjų, yra ne „ar tai veikia su dirbtiniu intelektu“, o „kiek sąskaitų teks taisyti ir ar aš tai pastebėsiu, kol dar ne vėlu“. Apie tai kalbama rečiausiai, nes sąžiningas atsakymas priklauso ne tiek nuo sistemos, kiek nuo to, kaip atrodo jūsų dokumentai.

Kodėl „99 % tikslumas“ nieko nepasako

Tikslumo procentas beveik visada skaičiuojamas nuo atskirų reikšmių, o ne nuo dokumentų – ir skirtumas didelis. Tarkime, kiekvienoje sąskaitoje yra penkiolika reikšmių, kurias privalote perkelti teisingai, ir kiekviena jų atpažįstama 99 % tikslumu. Tada maždaug kas septinta sąskaita vis tiek turės bent vieną taisytiną vietą. Procentas skamba puikiai, o peržiūrėti reikia toliau.

Antra bėda – tas skaičius išmatuotas ne su jūsų tiekėjų sąskaitomis, o su tomis, kurias matavimui pasirinko pats pardavėjas. Todėl jis nėra melas, bet nėra ir atsakymas į jūsų klausimą.

Kas iš tikrųjų lemia tikslumą jūsų dokumentuose

• •ar sąskaitos ateina kaip skaitmeninis PDF, ar kaip skenas arba telefonu daryta nuotrauka
• •kiek turite tiekėjų ir kaip dažnai jie keičia sąskaitos išvaizdą
• •ar viename dokumente susimaišo keli PVM tarifai
• •ar sąskaitos ilgos – su dešimtimis eilučių, priedais ar mėnesio suvestinėmis
• •ar tarp jų yra užsienio tiekėjų, kur skiriasi ir rekvizitai, ir PVM traktavimas
• •ar pasitaiko ranka prirašytų kiekių, antspaudų, persidengusių spaudų

Įmonė, kurios sąskaitos ateina el. paštu kaip tvarkingi PDF iš dvidešimties nuolatinių tiekėjų, ir įmonė, kurios pusė dokumentų – vairuotojų nufotografuoti kvitai, iš tos pačios sistemos gaus visiškai skirtingą rezultatą. Būtent todėl vienas bendras procentas jums nepadeda apsispręsti.

Kaip pasimatuoti tikslumą per vieną vakarą

Nereikia nei bandomojo ketvirčio, nei viso archyvo. Užtenka praėjusio mėnesio ir poros valandų.

• •paimkite penkiasdešimt praėjusio mėnesio sąskaitų – ne gražiausių, o tokių, kokios ateina
• •specialiai įdėkite kelias blogiausias: skeną, daugiaeilę telekomo sąskaitą, užsienio tiekėją, kreditinę
• •suskirstykite rezultatą į tris krūveles: kurių netaisėte visai, kurioms užteko pataisyti vieną lauką, ir kurias buvo lengviau suvesti ranka
• •matuokite laiką, ne procentus: kiek iš viso užtruko tos penkiasdešimt

Svarbiausia yra trečia krūvelė. Jei ji tuščia arba beveik tuščia, pirmos dvi – tik greičio klausimas. Jei joje nuolat atsiduria to paties tiekėjo sąskaitos, tai jau ne tikslumo, o taisyklės klausimas, ir jį sprendžiate vieną kartą, o ne kas mėnesį. Ir būtinai turėkite su kuo palyginti: kiek laiko tos pačios penkiasdešimt sąskaitų užtrunka suvedamos ranka. Be šio skaičiaus rezultatas lieka be atskaitos taško, o sprendimas – nuojauta.

Ką sistema privalo padaryti su ta, kurią atpažino klaidingai

Šis klausimas svarbesnis už patį tikslumą. Klaida, kurią pamatote peržiūros lange, kainuoja pusę minutės. Ta pati klaida, nepastebėta nukeliavusi į didžiąją knygą, kainuoja aiškinimąsi po mėnesio – arba per patikrinimą.

• •sumos turi būti sutikrintos tarpusavyje: jei eilučių suma nesutampa su antrašte, tai matoma iš karto, o ne po eksporto
• •neaiškiai atpažinta reikšmė turi būti pažymėta, o ne tyliai užpildyta spėjimu
• •pataisymas turi būti vienas veiksmas, o ne dokumento suvedimas iš naujo
• •turi likti pėdsakas – kas ir ką pakeitė, kad po pusmečio nereikėtų spėlioti

Tikslumas, kurio kaina – jūsų laikas

Jei kiekvieną dokumentą vis tiek tenka atsiversti ir perskaityti nuo pradžios, sutaupytas laikas išgaruoja, kad ir koks procentas būtų parašytas svetainėje. Todėl praktiškiau skaičiuoti ne atpažinimo tikslumą, o kiek dokumentų praeina be jūsų įsikišimo ir kiek kainuoja vienas dokumentas.

Ko realiai tikėtis

Sąžiningas atsakymas toks: tvarkingi skaitmeniniai PDF iš nuolatinių tiekėjų praeina beveik be įsikišimo. Prastas skenas, ranka prirašytas kiekis ir pirmą kartą matomo užsienio tiekėjo sąskaita reikalauja žvilgsnio. Sistema neturi apsimesti, kad taip nėra – ji turi parodyti, kurios iš jų yra kurios, kad peržiūrai skirtumėte laiką ten, kur jo iš tikrųjų reikia.