Sąskaitų nuskaitymas ir atpažinimas su DI (OCR)

Sąskaitų nuskaitymas – pirmas žingsnis automatizuojant apskaitą. Bet „nuskaityti“ sąskaitą reiškia daugiau nei paversti PDF paveikslėlį tekstu: reikia suprasti, kur suma, kur PVM, o kur atskiros prekių eilutės. Šiame straipsnyje paaiškiname, kaip sąskaitų nuskaitymas ir atpažinimas veikia su OCR ir dirbtiniu intelektu, kokius dokumentus galima pateikti, kur atpažinimas dar klysta ir kiek tai kainuoja.

OCR ir DI – kuo skiriasi

OCR (optinis simbolių atpažinimas) paverčia nuskenuotą ar PDF vaizdą tekstu. Dirbtinis intelektas žengia toliau – iš to teksto supranta prasmę: kuris skaičius yra bendra suma, kuris PVM, kurios eilutės yra prekės. Šablonais paremti įrankiai lūžta, kai pasikeičia sąskaitos išdėstymas; DI prisitaiko prie skirtingų tiekėjų formų.

Praktikoje skirtumas matomas jau pirmą mėnesį. Šablonais paremtą įrankį kiekvienam naujam tiekėjui reikia paruošti – parodyti, kur jo sąskaitoje numeris, o kur suma. Jei tiekėjų turite šimtą ir kas mėnesį atsiranda penki nauji, tas darbas niekada nesibaigia. DI paremtam atpažinimui šablonų nereikia: pirmą kartą matomo tiekėjo sąskaita nuskaitoma taip pat kaip nuolatinio.

Nuskaitymas, atpažinimas, skaitmenizavimas – ar tai tas pats

Šie žodžiai vartojami pakaitomis, bet reiškia skirtingus žingsnius. Nuskaitymas, arba skenavimas, popierių paverčia failu. Atpažinimas iš to failo ištraukia duomenis – tiekėją, sumas, eilutes. Skaitmenizavimas yra visa eiga: nuo sąskaitos gavimo iki įrašo apskaitos sistemoje ir archyvo, kuriame dokumentą rasite ir po metų. Renkantis įrankį verta paklausti, kurį iš šių žingsnių jis iš tikrųjų atlieka – ne vienas „skenavimo“ sprendimas baigiasi ties failu aplanke.

Kokie laukai atpažįstami

• •tiekėjo pavadinimas ir rekvizitai (įmonės kodas, PVM kodas)
• •sąskaitos numeris ir datos
• •atskiros prekių ar paslaugų eilutės
• •sumos be PVM, PVM tarifai ir bendra suma
• •valiuta ir mokėjimo terminas

Svarbiausia čia – eilutės. Antraštės sumas perrašyti greita; laiką suvalgo sąskaita su keturiasdešimt eilučių, kurių kiekvienai reikia sąnaudų sąskaitos ir PVM kodo. Jei įrankis atpažįsta tik antraštę, sunkiausia darbo dalis lieka jums.

Kokius dokumentus galima pateikti

• •PDF, atėjęs el. paštu – persiunčiate laišką ir sąskaita nuskaitoma be jūsų įsikišimo
• •nuskenuotas popierinis dokumentas
• •telefonu nufotografuotas kvitas ar sąskaita – patogu darbuotojams, kurie perka kelyje
• •vienas failas su keliomis sąskaitomis – jis išskaidomas į atskirus dokumentus

Skaitmeninis PDF atpažįstamas tiksliausiai, nes tekstas jame jau yra. Skeno ir nuotraukos rezultatas priklauso nuo kokybės: lygiai padėtas, gerai apšviestas lapas nuskaitomas be bėdų, o suglamžytas ir pusiau išblukęs degalinės kvitas – ne visada.

Sudėtingi atvejai, kur DI laimi

Būtent sudėtingose sąskaitose rankinis darbas dažniausiai klysta, o DI parodo savo pranašumą:

• •mišraus PVM sąskaitos su keliais tarifais
• •daugiavaliutės sąskaitos
• •didelės sąskaitos su dešimtimis eilučių
• •prastos kokybės ar nuskenuoti PDF
• •keli dokumentai viename faile

Tipiškas pavyzdys – mėnesio kuro sąskaita, kurioje slepiasi du šimtai atskirų pylimų, arba telekomo sąskaita su trimis skirtingais PVM atvejais viename lape. Ranka tokią sąskaitą suvesti užtrunka pusvalandį, ir suklysti joje labai lengva.

Kur atpažinimas dar klysta

• •ranka prirašyti kiekiai ar pataisymai ant spausdintos sąskaitos
• •išblukę kasos kvitai ir nuotraukos su šešėliais ar nukirptais kraštais
• •antspaudas ar parašas, uždengęs sumą
• •sąskaita, kurioje nesueina paties tiekėjo aritmetika – eilučių suma nesutampa su galutine

Nė viena sistema šių atvejų neįveikia kiekvieną kartą, todėl svarbiau ne tai, ar ji klysta, o ar klaidą pamatysite. Ezura sutikrina eilučių sumas su antrašte ir PVM su tarifu, o neatitikimą parodo prie sąskaitos kaip įspėjimą. Sprendžiate jūs: pataisote arba paliekate, jei taip ir turi būti.

Sąskaitų atpažinimas – tik pradžia

Po nuskaitymo prasideda tikroji automatizacija: sumų ir PVM patikra, dimensijų priskyrimas ir eksportas į apskaitą. Duomenys ne tik atpažįstami, bet ir suklasifikuojami taip, kaip reikia jūsų apskaitai.

Tikslumas ir patikra

Automatika nereiškia „aklo“ pasitikėjimo: paruoštą įrašą peržiūrite prieš patvirtindami, o sumos sutikrinamos, kad suvestinė atitiktų sąskaitą. Taip greitis derinamas su kontrole.

Kiek kainuoja sąskaitų atpažinimas

Dažniausiai mokama už dokumentą, o ne už vartotoją ar licenciją. Ezura standartinis įkainis – 0,25 € už sąskaitą, didesnėms apimtims jis mažėja iki 0,10 €. Į šią kainą įeina ne tik atpažinimas, bet ir sumų bei PVM patikra. Lyginti verta ne su nuliu, o su laiku, kurį ta pati sąskaita užima suvedama ranka: jei viena užtrunka tris minutes, penki šimtai sąskaitų per mėnesį yra dvidešimt penkios darbo valandos.

Ką pasiruošti prieš bandant

• •praėjusio mėnesio sąskaitas – tokias, kokios ateina, o ne atrinktas
• •sąnaudų sąskaitų ir PVM kodų sąrašą iš savo apskaitos sistemos
• •dimensijas, pagal kurias skirstote sąnaudas – projektus, padalinius, automobilius

Atpažinimo rezultatą pamatysite iš karto. Taisyklės – kurio tiekėjo sąskaitos keliauja į kurią sąnaudų sąskaitą – susidėlioja palaipsniui, tvarkant tikrus dokumentus.