Kai sąskaitos sumos nesutampa: patikra prieš eksportą

Sąskaita, kurios eilutės nesueina su jos pačios galutine suma, atrodo visiškai tvarkingai. Tiekėjas, data, PVM – viskas savo vietose. Skirtumas dažnai yra vos keli eurai, ir pastebimas jis ne tada, kai sąskaita vedama, o daug vėliau: importo metu, kai apskaitos sistema dokumentą atmeta. Arba dar blogiau – kai neatmeta.

Iš kur atsiranda sąskaita, kuri pati sau prieštarauja

Beveik niekada ne dėl buhalterio neatidumo. Dokumentas ateina toks, koks yra, ir nesutapimas jau yra jo viduje.

• •Nuolaida arba apvalinimas pritaikytas visai sąskaitai apačioje, o ne eilutėms
• •Transporto, pakuotės ar užstato mokestis atspausdintas už eilučių lentelės ribų
• •Kelių puslapių sąskaita, kurios suvestinėje yra daugiau, nei surašyta eilutėse
• •Užsienio valiutos sąskaita, kurios bendra suma perskaičiuota kitu kursu nei eilutės
• •Viena eilutė pataisyta ranka, o antraštės suma – ne
• •Nuskenuotas ar nufotografuotas dokumentas, kuriame viena eilutė perskaityta neteisingai

Rezultatas visais atvejais tas pats: eilučių suma nelygi bazei arba bazė su PVM nelygi galutinei sumai. Sąskaita prieštarauja pati sau, bet iš pirmo žvilgsnio to nesimato.

Kodėl klaida randama ne ten, kur atsirado

Nesutapimas retai pastebimas peržiūros metu. Jis pastebimas kitoje sistemoje ir kitą savaitę. Geresnis variantas: apskaitos sistema tokį dokumentą importo metu atmeta. Buhalteris gauna pranešimą apie sumą, bet ne apie priežastį, o pirminio dokumento prieš akis jau nebėra. Vietoje dviejų minučių taisymo gaunamas pusvalandis ieškojimo.

Blogesnis variantas – dokumentas importuojasi. Tada tiekėjo skola nebesueina su jo išrašytu dokumentu, o laikotarpio PVM tampa neteisingas. Tokia klaida išaiškėja derinant arba ruošiant i.SAF, ir jos taisymas jau nebėra redagavimas: reikia storno ir naujo įrašo.

Suma, kuri nesueina, toliau nebekeliauja

Prieš pažymint sąskaitą kaip paruoštą perduoti apskaitos sistemai, jos aritmetika perskaičiuojama iš naujo. Tikrinami du dalykai: ar bazė su PVM sudaro galutinę sumą, ir ar eilučių sumos sudaro bazę. Jei bent vienas iš jų nesueina, sąskaita toliau nekeliauja.

Svarbiausia čia ne pats stabdymas, o pranešimas. Jame įvardijama, kas konkrečiai nesutampa ir kokio dydžio skirtumas – ne „patikros klaida“, o „eilutės sudaro vieną sumą, o bazė yra kita“. Buhalteris iš karto mato, ar trūksta transporto mokesčio, ar blogai perskaityta viena eilutė.

Skaičiuojama iš to, kas sąskaitoje yra tą akimirką, o ne iš anksčiau įrašytos patikros rezultato. Prieš minutę pataisyta eilutė jau įskaičiuota.

Ką daryti, kai patikra sustabdo

Taisymo keliai yra tie patys, kuriuos buhalteris naudoja ir šiaip – nieko naujo mokytis nereikia.

• •Suderinti eilučių sumas su antrašte vienu mygtuku, kai skirtumas yra apvalinimas ar nuolaida
• •Pataisyti konkrečią eilutę, kai matyti, kuri iš jų neteisinga
• •Nuskaityti sąskaitą iš naujo, kai dokumentas perskaitytas prastai

Po taisymo patikra persiskaičiuoja pati ir sąskaita keliauja toliau. Atskiro veiksmo, kad patvirtintum, jog sutvarkyta, nereikia.

Kur patikra sąmoningai nesikiša

• •Kreditinės sąskaitos ir grąžinimai praeina normaliai – minusas nėra klaida, svarbu tik, kad dokumentas sutaptų pats su savimi
• •Sąskaitą, kurios apskaitos sistemai perduoti apskritai nereikia, galima taip ir pažymėti: tai sąmoningas sprendimas, o ne prasprūdusi klaida
• •Mokėjimo apvalinimas patikros nesuveikia – galutinė suma lieka bazė plius PVM
• •Užsienio valiutos sąskaita tikrinama ta valiuta, kuria ji išrašyta
• •Jau perduotos sąskaitos neliečiamos – patikra taikoma tik tą akimirką, kai sąskaita žymima paruošta

Smulkūs apvalinimo skirtumai lieka matomi kaip įspėjimas, net jei jie nestabdo. Nieko nepaslepiama – skiriasi tik tai, ar nesutapimas stabdo, ar tik informuoja.

Kodėl būtent čia kietas stabdis, o ne dar vienas įspėjimas

Ezura sąmoningai stabdo mažai ką. Įspėjimas apie galimą dublikatą, pavyzdžiui, sąskaitos neužblokuoja – sistema mato sutapimą, bet nežino konteksto, todėl sprendimą palieka buhalteriui.

Aritmetika yra kita istorija. Čia konteksto nėra: jei eilutės nesudaro bazės, dokumentas neteisingas nepriklausomai nuo to, kas jį atsiuntė ir kodėl. O mėnesio pabaigoje, kai per porą dienų suvedama keli šimtai sąskaitų, įspėjimas, kurio galima nepaisyti, praktiškai reiškia įspėjimą, kurio niekas neperskaito.

Ką tai keičia praktiškai

Nauda čia matuojama ne sutaupytomis valandomis, o klaidomis, kurios į apskaitą nepateko. Neteisinga suma, sustabdyta prieš eksportą, yra dviejų minučių taisymas savo ekrane. Ta pati suma, rasta apskaitos sistemoje, jau yra pusvalandis. Rasta ruošiant i.SAF – storno, naujas įrašas ir paaiškinimas klientui.

Kartu pasikeičia ir tai, kuo remiasi eksportas: apskaitai perduodama ne viskas, kas patvirtinta, o tik tai, kas sueina. Klaidos, kurias anksčiau sugaudavo importo langas svetimoje sistemoje, dabar sustoja ten, kur jas dar galima pataisyti pigiai.