Sąskaitų vizavimas ir tvirtinimas: kaip sudaryti tvarką

Sąskaitų vizavimu verslo kalboje dažniausiai vadinamas tvirtinimas: atsakingas žmogus patvirtina, kad išlaida buvo reikalinga ir sutarta, prieš sąskaitą apmokant ir įtraukiant į apskaitą. Kol įmonė maža, tai vyksta savaime – vadovas mato visas sąskaitas ir žino, kas ką užsakė. Kai darbuotojų ir padalinių daugėja, sąskaitos pradeda strigti pašto dėžutėse, o po pusmečio niekas nebeprisimena, kas ir kodėl jas patvirtino.

Kuo vizavimas skiriasi nuo buhalterio patikrinimo

Buhalteris tikrina, ar sąskaita teisinga: rekvizitai, PVM, sumos, ar tiekėjas tikrai tas, kuo prisistato. Bet jis negali žinoti, ar prekės atvežtos, ar darbai atlikti ir ar kaina ta, dėl kurios buvo sutarta. Tai žino tik tas, kuris užsakė. Vizavimas ir yra jo atsakymas – ne vietoj buhalterio patikrinimo, o šalia jo.

Penki klausimai, į kuriuos turi atsakyti tvirtinimo tvarka

• •Kas tvirtina kurias sąskaitas – pagal padalinį, projektą ar išlaidų rūšį?
• •Nuo kokios sumos reikia antro parašo, ir ar yra tiekėjų, kuriems jo reikia visada?
• •Kas tvirtina, kai atsakingas žmogus atostogauja ar serga?
• •Per kiek laiko sąskaita turi būti patvirtinta, kad nebūtų praleistas mokėjimo terminas?
• •Kas nutinka su sąskaita, kurią tvirtintojas atmeta ar pažymi kaip įtartiną?

Jei bent į vieną iš jų atsakymas yra „priklauso nuo situacijos“, tvarka gyvena tik vadovo galvoje. Kol jis vietoje, tai veikia. Kai išvyksta, sąskaitos laukia.

Kas tvirtina: pagal tai, kieno tai išlaida

Paprasčiausia taisyklė – sąskaitą tvirtina tas, kurio biudžetas ją moka. Gamybos medžiagas tvirtina gamybos vadovas, biuro išlaidas – administracijos vadovas, projekto pirkimus – projekto vadovas. Svarbu ne tik kas tvirtina, bet ir kas nemato: kai kiekvienas tvirtintojas mato tik savo sąskaitas, jis nepraleidžia jų tarp svetimų ir nepatvirtina to, ko nežino.

Finansų vadovui ar savininkui dažnai nereikia tvirtinti kiekvienos sąskaitos, bet reikia matyti visumą. Tai atskiras vaidmuo – „mato, bet netvirtina“ – ir jį verta numatyti iš karto.

Antras parašas: nuo ribos, o ne kiekvienai sąskaitai

Du parašai kiekvienai sąskaitai sulėtina viską ir greitai virsta formalumu – antrasis žmogus pradeda tvirtinti nežiūrėdamas. Veiksmingiau antrą parašą taikyti ten, kur rizika didesnė: sumoms be PVM virš nustatytos ribos ir tiekėjams, kuriems verta papildomo žvilgsnio, pavyzdžiui, naujiems ar tiems, kurie neseniai pakeitė banko sąskaitą.

Verta iš anksto sutarti ir eilės tvarką: ar abu tvirtina bet kuria tvarka, ar antrasis tik po pirmojo, ar galutinį žodį turi antrasis.

Ką tvirtintojas turi patikrinti, o ko ne

• •ar prekės gautos ar darbai atlikti
• •ar kaina ir kiekis atitinka tai, kas sutarta
• •ar tai tikrai jo padalinio ar projekto išlaida
• •ar ta pati sąskaita jau nebuvo patvirtinta ar apmokėta

PVM kodai, rekvizitai ir apskaitos sąskaitos yra buhalterio darbas. Kai iš tvirtintojo tikimasi ir to, tvirtinimas užtrunka, o klaidų nesumažėja.

Kur vizavimas dažniausiai stringa

• •Tvirtinama el. laišku „OK“ – sprendimas yra, bet prie sąskaitos jo nelieka
• •Visas sąskaitas tvirtina vienas žmogus, ir jis tampa butelio kakleliu
• •Atostogų metu niekas nežino, kas pavaduoja
• •Buhalteris nemato, kurios sąskaitos dar laukia ir kieno sprendimo
• •Pastaba „dalį sumos ginčijame“ pasakoma telefonu ir pamirštama

Kaip tai atrodo Ezura

Ezura tvarką, kurią sutariate, paverčia taisyklėmis. Kiekvienas padalinys turi savo tvirtintojus, didesnėms sumoms ar pasirinktiems tiekėjams reikia antro parašo, o buhalteris mato, kurios sąskaitos patvirtintos, ir nepatvirtintas savo sąraše gali paslėpti. Tvirtinti galima ir telefone, o kai darbuotojas pateikia sąskaitą, tvirtintojas gauna pranešimą. Kiekvienas sprendimas lieka sąskaitos istorijoje su vardu ir laiku.

Ko dar nėra: pavadavimo su datomis. Kol kas tai sprendžiama tame pačiame padalinyje nurodant kelis tvirtintojus. Tvirtinimo tvarką nustatome mes prijungimo metu, kartu su jumis.

Nuo ko pradėti

Užrašykite dabartinę tvarką kaip paprastą lentelę: padalinys arba projektas, tvirtintojas, pavaduotojas, suma, nuo kurios reikia antro parašo. Dažnai jau rašant paaiškėja, kur tvarka neaiški. Tą pačią lentelę vėliau galima tiesiog perkelti į sistemą.

Dažni klausimai

Ar sąskaitų vizavimas privalomas? Tai įmonės vidaus kontrolės tvarka. Ją nustato pati įmonė, dažniausiai vadovo įsakymu ar apskaitos politikoje.

Ar vizavimas ir tvirtinimas – tas pats? Taip. Abu žodžiai reiškia atsakingo žmogaus sutikimą su sąskaita prieš ją apmokant ar įtraukiant į apskaitą.

Ar tvirtinimas nepailgins sąskaitų kelio iki apskaitos? Jei kiekvienas mato tik savo sąskaitas ir gali tvirtinti telefone, dažniausiai sutrumpina: dingsta laiškai su priminimais ir klausimai, kas dar nepatvirtino.