Sąskaitų tvirtinimas: pastabos, pasiekiančios buhalterį

Sąskaita retai atkeliauja pas buhalterį su viskuo, ko jam reikia. Dokumente parašyta, kas ir už kiek nupirkta, bet ne tai, kuriam objektui, ne tai, ar dalis sumos ginčijama, ir ne tai, ar su tiekėju buvo sutarta kita apmokėjimo data. Tai žino tas, kuris užsakė. Ir dažniausiai jis tai pasako telefonu – praėjus dviem savaitėms, kai buhalteris pagaliau paklausia.

Klausimai, kurie keliauja telefonu

Įprasta eiga tokia: darbuotojas persiunčia sąskaitą, buhalteris ją atsidaro, kažko nesupranta ir rašo žinutę. Atsakymas ateina žodžiu arba atskiru laišku, o prie pačios sąskaitos nelieka nieko. Po mėnesio, kai vadovas ar auditorius paklausia, kodėl ši sąskaita padalyta būtent taip, atsakymas guli kažkieno atmintyje.

Problema ne ta, kad žmonės nebendrauja. Problema ta, kad kontekstas ir dokumentas gyvena atskirai, todėl tas pats klausimas užduodamas iš naujo kiekvieną kartą – ir kiekvieną kartą kainuoja abiejų laiką.

Pastaba turi turėti autorių ir laiką

Vienas bendras pastabų laukelis atrodo kaip sprendimas tol, kol prie tos pačios sąskaitos prisiliečia du žmonės. Antrasis užrašo savo sakinį virš pirmojo, ir nebelieka nei to, kas buvo parašyta anksčiau, nei to, kas rašė.

Todėl pastabos yra gija, o ne laukelis. Kiekvienas įrašas turi autorių ir laiką, senesni įrašai lieka matomi, o buhalteris mato visą pokalbį prie pačios sąskaitos – ne dviejuose laiškuose ir viename pokalbyje telefonu. Pastabos lieka viduje: jos nekeliauja nei į apskaitos sistemą, nei į i.SAF, nes tai darbo užrašai, o ne apskaitos dokumentas.

„Prašau apmokėti iki“ – prašymas, o ne komanda

Spausdintas mokėjimo terminas ne visada yra tas, pagal kurį mokama. Su tiekėju sutarta vėliau, dalis sumos ginčijama, objektas dar nepriimtas. Žmogus, kuris tai žino, prie sąskaitos gali nurodyti pageidaujamą apmokėjimo datą, o gija automatiškai užsirašo, kas ir ko paprašė.

Svarbiausia čia – kad tai lieka prašymu. Niekas už buhalterį nepakeičia sąskaitos apmokėjimo termino: jis mato prašymą, mato jo autorių ir vienu paspaudimu pritaiko arba nepritaiko. Dokumente parašytas terminas yra tai, ką sako dokumentas; nukrypti nuo jo – buhalterio sprendimas, ne kolegos.

Eilutę padalija tas, kuris žino kaip

Dažniausias atvejis, kai eilutė netelpa į vieną analitikos kodą: viena tiekėjo eilutė – medžiagos, kuras, transportas – padengia kelis objektus arba projektus. Iki šiol vienintelis, kas galėjo tą eilutę išskaidyti, buvo buhalteris, o vienintelis, kas žinojo proporciją, buvo užsakęs žmogus. Tarp jų – skambutis.

Dabar tą pačią eilutę suskaido ir pateikėjas – toje pačioje vietoje, kur jis pildo dimensijas, ir tuo pačiu langu, kurį naudoja buhalteris. Kiekviena dalis gauna savo projektą ar padalinį. Suma nesikeičia: dalys sudeda tą pačią eilutės sumą, kokia atspausdinta dokumente.

Skaidyti galima tol, kol buhalteris sąskaitos dar nepaėmė į darbą ir ji neperduota į apskaitos sistemą. Po to eilutės jau gali būti apskaitoje, todėl užrakinamos – tas pats langas, kuris galioja ir dimensijų pildymui.

Kai eilučių daugiau, negu spausdina PDF

Skaidymas turi vieną šalutinį poveikį, kuris be paaiškinimo atrodo kaip klaida: dokumente atspausdinta viena eilutė, o ekrane jų trys. Buhalteris, kuris to nesitiki, pirmiausia pagalvoja, kad sąskaita blogai nuskaityta, ir pradeda tikrinti tai, kas visiškai tvarkoje.

Todėl kiekviena tokiu būdu atsiradusi eilutė pažymima kaip išskaidyta, o istorijoje matyti, kas ir kada ją skaidė. Skirtumas tarp „sistema perskaitė neteisingai“ ir „kolega padalijo pagal objektus“ turi būti matomas iš pirmo žvilgsnio, o ne aiškinamas po to.

Tvirtinantis mato, kad darbuotojas dar nebaigė

Antra klaida, kurios niekas nepastebi laiku: sąskaita patvirtinama anksčiau, negu ją užpildo tas, kuris ją pateikė. Tvirtinančiam asmeniui sąrašas atrodo vienodai – eilutė kaip eilutė, o privalomos dimensijos tuščios.

Dabar eilutėje parašyta, kad darbuotojas dar nepatvirtino, ir įvardijama, kurių privalomų laukų trūksta – kiekvienas įvardijamas vieną kartą, o ne tiek kartų, kiek eilučių jame tuščia. Nepatvirtintas sąskaitas galima atsirinkti atskirai, o tvirtinant kelias iš karto parodoma, kiek jų dar neužbaigtos. Patvirtinti vis tiek galima: sprendimas lieka žmogui, tik dabar priimamas žinant.

Ką tai keičia mėnesio pabaigoje

• •Klausimų ratas sutrumpėja: kontekstas ateina kartu su dokumentu, o ne po dviejų savaičių
• •Analitika užpildoma ten, kur ji žinoma, o ne ten, kur ją tenka spėti
• •Mėnesio uždarymas nebeprasideda nuo skambučių dėl praėjusio mėnesio sąskaitų
• •Kiekvienas paaiškinimas turi autorių, todėl po pusmečio nereikia nieko atsiminti

Nuo ko pradėti

Nereikia nieko, ko dar neturite: tų pačių projektų ar padalinių, kuriuos jau naudojate apskaitoje, ir sutarimo, kas ką pildo. Praktikoje pakanka trumpos taisyklės – pateikėjas įrašo objektą ir paaiškina, ko dokumente neparašyta; tvirtinantis pasako taip arba ne; buhalteris koduoja ir perduoda. Tiems, kurie sąskaitas tik persiunčia iš pašto ir sistemoje paskyros neturi, niekas nesikeičia: jų sąskaitas paaiškina tvirtinantis asmuo.

Dažniausi klausimai

Ar pastabos patenka į apskaitos sistemą? Ne. Tai vidiniai darbo užrašai. Jie lieka prie sąskaitos ir nekeliauja nei į eksportą, nei į i.SAF.

Ar darbuotojas gali sugadinti sumas? Skaidant eilutę suma nesikeičia – dalys sudeda tą pačią sumą, o veiksmas lieka istorijoje su autoriumi. Kai sąskaita perduota į apskaitos sistemą, eilutės nebekeičiamos.

Ar tinka, kai sąskaitas pateikia keli skirtingi žmonės? Taip – dėl to gija ir turi autorius. Kelių žmonių pastabos vienoje sąskaitoje nesimaišo ir viena kitos neuždengia.