Sąskaitų tvirtinimas (vizavimas)
Buhalteris gali patikrinti, ar sąskaita teisinga, bet ne ar ji reikalinga. Į tai atsakyti gali tik tas, kas užsakė darbą ar prekes. Ezura sąskaitą nukreipia jam: jis ją patvirtina arba pažymi kaip įtartiną. Buhalteris savo sąraše gali matyti tik patvirtintas, o kiek dar laukia, parodoma sąrašo viršuje. Tai Ezura sąskaitų tvirtinimo, arba vizavimo, modulis.
1/6 · PateikiaDarbuotojas nufotografuoja sąskaitą ar čekį Ezura programėle ir paspaudžia „Pateikti“. Ją galima ir persiųsti el. paštu ar įkelti naršyklėje.
- Kiekvienas padalinys ar komanda turi savo tvirtintoją
- Antras parašas nuo nustatytos sumos arba tam tikriems tiekėjams
- Patvirtinti, pažymėti kaip įtartiną, palikti pastabą buhalteriui
- Tvirtinti galima ir telefone: sąskaita, sumos ir PVM viename ekrane
- Buhalteris mato, kas dar nepatvirtinta
- Istorija: kas, ką ir kada patvirtino ar pakeitė
Tvirtinimo keliai: kas tvirtina kurias sąskaitas
Tvirtinimo keliai nustatomi pagal jūsų įmonės tvarką, o ji – pagal tai, kieno tai išlaida. Kiekviena komanda ar padalinys turi savo tvirtintoją, ir jis mato tik savo žmonių sąskaitas. Gamybos vadovas nemato biuro išlaidų, o biuro vadovas – gamybos.
Šalia tvirtintojų galima nurodyti žmones, kurie sąskaitas tik mato, bet jų netvirtina. Tai patogu, pavyzdžiui, finansų vadovui ar savininkui, kuriam reikia matyti visumą be papildomų veiksmų.
Antras parašas, kai suma didesnė
Dalį sąskaitų turi patvirtinti du žmonės, pavyzdžiui, kai suma be PVM viršija nustatytą ribą, tarkime, 10 000 €, arba kai sąskaitą išrašė tam tikras tiekėjas. Tokia sąskaita laukia antrojo parašo, o kol abu jos nepatvirtina, buhalterio sąraše ją galima paslėpti.
Antrasis tvirtintojas nebūtinai dirba įmonėje: tai gali būti, pavyzdžiui, savininko atstovas, kuriam sukuriama prieiga prie Ezura.
Galima pasirinkti, ar abu tvirtina bet kuria tvarka, ar antrasis tik po pirmojo, ar paskutinį žodį turi antrasis.
Ką tvirtintojas mato ir ką gali atsakyti
Tvirtintojas mato sąskaitos originalą, sumą be PVM, PVM ir bendrą sumą, o šalia – atliktų darbų aktą ar važtaraštį, jei jie atkeliavo kartu. Ieškoti laiško, kuriame buvo dokumentas, nebereikia.
Jis gali sąskaitą patvirtinti arba pažymėti kaip įtartiną ir palikti pastabą buhalteriui. Taip pat gali paprašyti apmokėti iki kitos datos, nei nurodyta sąskaitoje, o buhalteris tą datą įrašo vienu paspaudimu. Pastaba lieka prie sąskaitos, o ne kažkieno pašto dėžutėje.
Sąrašo viršuje parašyta, kiek sąskaitų laukia jo sprendimo ir kiek dienų laukia seniausia, o prie kiekvienos sąskaitos – kiek dienų ji laukia būtent jo.
Atskira tvirtinimo aplinka
Tvirtintojams nereikia mokytis apskaitos programos ir matyti to, kas skirta buhalteriui. Jie mato tik tai, ko reikia tvirtinimui: savo sprendimo laukiančias sąskaitas su originalu ir sumomis. Apskaitos ekranai, eksportas ir nustatymai lieka buhalterio pusėje.
Sąskaitų nebereikia spausdinti, nešioti iš kabineto į kabinetą ir rinkti ant jų parašų ar antspaudų.
Tvirtinimas telefone
Ezura programėlėje tvirtintojas iškart mato, kas laukia jo sprendimo. Atsidaro sąskaita su sumomis ir mokėjimo data. Patvirtinus programėlė pereina prie kitos, o netyčia paspaustą sprendimą galima atšaukti.
Kai darbuotojas pateikia savo sąskaitą, jai priskirtas tvirtintojas gauna pranešimą telefone. Nereikia laukti, kol kas nors primins.
Buhalteriui – tik patvirtintos sąskaitos
Sąskaitų sąraše buhalteris gali matyti tik tas, kurias tvirtintojai jau patvirtino. Likusios niekur nedingsta: sąrašo viršuje parodoma, kiek jų dar laukia, ir jas galima atidaryti vienu paspaudimu. Atidarytoje sąskaitoje parašyta „Laukiama peržiūros“, o kieno sprendimo ji laukia, rodo tvirtintojų puslapis „Atsiųstos sąskaitos“.
Jei jūsų įmonėje tiekėjai siunčia sąskaitas tiesiai, o tvirtinimas ir yra visas procesas, per tvirtinimą galima leisti visas gaunamas sąskaitas, ne tik darbuotojų pateiktas.
Kas patvirtino – atsako sistema
Kiekvienas sprendimas ir pakeitimas išsaugomas su vardu ir laiku. Po pusmečio į klausimą „kas tai patvirtino?“ atsakymas yra prie pačios sąskaitos. Tai ypač svarbu, kai įmonės vadovas ar savininkas nori kontroliuoti išlaidas, bet ne kiekvieną sąskaitą tvirtinti pats.
Dažni klausimai
- Kuo sąskaitų tvirtinimas skiriasi nuo vizavimo?
- Niekuo, tai tas pats veiksmas. Vizavimu dažnai vadinamas atsakingo žmogaus sutikimas su sąskaita prieš ją apmokant ar įtraukiant į apskaitą. Ezura jį vadina tvirtinimu.
- Ar tvirtintojai gauna laišką, kai jų laukia sąskaita?
- Kol kas ne. Pranešimą telefone tvirtintojas gauna tada, kai darbuotojas pateikia sąskaitą. Sąskaitoms, kurias tiekėjai siunčia tiesiai, ir antrajam tvirtintojui pranešimų dar nėra: jie mato laukiančias sąskaitas atsidarę Ezura ar programėlę.
- Kas nustato tvirtinimo tvarką?
- Ją sutariame su jumis ir nustatome prijungimo metu: kas kurias sąskaitas tvirtina, kas tik mato, nuo kokios sumos reikia antro parašo. Pasikeitus tvarkai, ją pakeičiame mes. Patiems keisti ekrane kol kas negalima.
- Ar tinka įmonių grupei?
- Taip. Kiekviena grupės įmonė Ezura turi savo tvirtintojus ir savo tvarką.
- Ar galima tvirtinti pagal projektą ar tiekėją?
- Tvirtintojas parenkamas pagal tai, kas sąskaitą pateikė. Tiekėjas ir suma lemia, ar reikia antro parašo. Tvirtintojo parinkimo pagal projektą ar išlaidų centrą dar nėra.
- Ar sąskaitą galima atmesti?
- Tvirtintojas sąskaitą patvirtina arba pažymi kaip įtartiną ir parašo pastabą. Atskiro „atmesti“ mygtuko nėra: pažymėtą sąskaitą buhalteris mato su pastaba ir sprendžia, ką daryti toliau.
- Ar sistema sutikrina sąskaitą su užsakymu (PO) ir prekių gavimu?
- Ne. Sutikrinimo su užsakymu ir prekių gavimu (vadinamojo three-way match) dar nėra: tvirtintojas sprendžia pagal sąskaitą ir kartu atkeliavusius dokumentus.
- Kas nutinka su patvirtinta sąskaita?
- Ji atsiduria pas buhalterį, kuris ją peržiūri ir perduoda į jūsų apskaitos programą: Rivile, Finvalda, Navision ar kitą. Tvirtinimas neatstoja buhalterio patikrinimo, jis jį papildo.
Kiti Ezura produktai
Sąskaitų suvedimas
Gaunamos sąskaitos nuskaitomos, patikrinamos ir perduodamos į apskaitos sistemą – be rankinio suvedimo.
Virtualus apskaitininkas
Gaunamos sąskaitos suvedamos pačios: nuskaitymas iš el. pašto, PVM ir dimensijos, eksportas į apskaitos programą.
Kelionės lapai
Kelionės lapas užsipildo iš kuro sąskaitų: pildymai, likutis ir norma jau vietoje, vairuotojui lieka maršrutas ir kilometrai.
Komandiruočių apskaita
Nuo prašymo iki išlaidų ataskaitos: įsakymas sugeneruojamas, čekiai nuskaitomi telefonu, ataskaita – PDF su visais čekiais.
Sąskaitų išrašymas
Automatinė numeracija, PDF su suma žodžiais, pradelstos sąskaitos ir eksportas – toje pačioje sistemoje kaip gaunamos.
Personalo valdymas
Darbuotojų kortelės, atostogų prašymai su tvirtinimu pagal pavaldumą, neatvykimų kalendorius ir darbo užmokesčio skaičiavimas vienoje vietoje.
Dokumentų valdymas
Personalo dokumentai iš šablonų su parašų seka, sąskaitos su lydinčiais dokumentais ir tvirtinimu, sandorių failai – kiekvienas su istorija, kas ir kada.
Ekspedicija
Užklausos laiškas tampa užsakymu, vežėjo sąskaita ir CMR randa savo užsakymą, o patikra parodo, kas nesutampa.
CRM ir pardavimų valdymas
Sandorių lenta su jūsų etapais, svertine verte ir pakeitimų istorija, biudžetas, kontaktai ir užduotys – su tuo pačiu įmonių sąrašu kaip sąskaitoms.
Viešųjų pirkimų radaras
Viešųjų pirkimų skelbimai iš Lietuvos, kaimyninių šalių, ES ir Ukrainos – atrinkti pagal jūsų BVPŽ kodus ir raktažodžius, su paaiškinimu, kodėl kiekvienas tinka.
Susiję puslapiai
Parodysime, kaip jūsų įmonės sąskaitų tvirtinimas atrodytų Ezura: su jūsų padaliniais, ribomis ir žmonėmis.