Sąnaudų paskirstymas padaliniams pagal procentus

Yra tiekėjų, kurių sąskaitos apskaitoje niekada neatrodo taip, kaip jas atspausdino tiekėjas. Sandėliavimo, logistikos, draudimo ar patalpų sąskaita nėra „prekių sąrašas“ – tai bendra įmonės sąnauda, kurią kas mėnesį reikia paskirstyti padaliniams ar projektams pagal iš anksto sutartas dalis. Sandėlis 80 proc., Distribucija 15 proc., Importas 5 proc. – ir taip kiekvieną mėnesį, tuo pačiu santykiu.

Problema ta, kad tiekėjas apie tą susitarimą nieko nežino. Jis atsiunčia sąskaitą su dvidešimt viena eilute, o buhalteriui reikia trijų. Ir tos trys eilutės turi susidėti tiksliai iki cento.

Kada sąnaudos skirstomos procentais

Tai ne egzotika, o įprasta praktika visur, kur viena paslauga naudojama kelių padalinių vienu metu ir jos neįmanoma padalyti pagal dokumentą.

• •Sandėliavimo ir logistikos paslaugos, kuriomis naudojasi kelios veiklos kryptys
• •Patalpų nuoma, komunalinės paslaugos, apsauga ir valymas
• •Draudimas ir kitos metinės įmokos, dengiančios visą įmonę
• •Ryšio ir IT paslaugos, išrašomos vienai įmonei už visus padalinius
• •Bendros administravimo ar konsultavimo paslaugos

Bendra šių sąskaitų savybė – proporcija jau seniai sutarta ir beveik nekinta. Kinta tik suma.

Kodėl rankinis skaidymas brangesnis, nei atrodo

Laikas čia net ne didžiausias nuostolis. Didžiausias – tai, kad kas mėnesį tas pats skaičiavimas atliekamas iš naujo, o kiekvienas perskaičiavimas yra nauja proga suklysti. Padauginus sumą iš 15 proc. ir apvalinus kiekvieną eilutę atskirai, dažnai lieka vienas nepriglaustas centas. Jis nedidelis, bet sąskaita nebesusiveda su savo pačios suma, o dauguma apskaitos sistemų tokio dokumento nepriima arba priima su klaida, kurią vėliau reikia gaudyti.

Antra bėda – proporcijos gyvena žmogaus galvoje arba atskirame Excel faile. Kol tą tiekėją tvarko tas pats buhalteris, viskas gerai. Pasikeitus žmogui arba atostogų metu skaidymas tyliai pradingsta ir sąskaita nukeliauja visa į vieną padalinį – klaida, kurios ataskaitose niekas nepastebi iki metų pabaigos.

Kaip tai veikia Ezura

Proporcija nustatoma vieną kartą – tiekėjo taisyklėje. Pasirenkamas veiksmas „skaidyti pagal procentus“, nurodoma, kuri dimensija skirstoma (pavyzdžiui, Padalinys), ir surašomos eilutės: reikšmė ir procentas. Nuo to momento kiekviena to tiekėjo sąskaita į peržiūrą atkeliauja jau paskirstyta.

• •Procentai turi sudaryti 100 – kitokia taisyklė paprasčiausiai neišsaugoma
• •Kiekviena eilutė turi savo padalinį, projektą ar objektą
• •Nesvarbu, kiek eilučių atspausdino tiekėjas – gaunate tiek, kiek nurodėte
• •PVM paskirstomas ta pačia proporcija, o ne priskiriamas vienai eilutei
• •Apvalinimo likutis atitenka paskutiniam paskirstymui, todėl suma sutampa iki cento

Paskutinis punktas praktikoje svarbiausias. Būtent dėl jo sąskaitos nereikia „pataisyti ranka“ prieš perduodant apskaitos sistemai: eilučių suma ir PVM visada susiveda su pačios sąskaitos suma, o ne su ja apytiksliai.

Kontrolė lieka buhalteriui

Peržiūroje matyti, kad eilutes suformavo taisyklė, o ne tiekėjas – todėl nekyla klausimo, kodėl ekrane trys eilutės, o PDF faile dvidešimt viena. Konkrečioje sąskaitoje eilutes galima taisyti ranka, o proporciją – bet kada pakeisti taisyklėje, jei sutartis pasikeitė. Sistema siūlo skaidymą, sprendimą priima žmogus.

Kada procentinis skaidymas netinka

Ne kiekviena kelių padalinių sąskaita yra procentinė. Jei sąskaitoje matyti, kas konkrečiai kam skirta – prekės su objektų kodais, paslaugos su nurodytais projektais, degalai su valstybiniais numeriais – skaidyti procentais būtų klaida: prarastumėte informaciją, kurią tiekėjas jums jau davė. Procentinis paskirstymas skirtas tik toms sąnaudoms, kurių dokumentas iš principo nedalija.

Praktinė riba paprasta: jei kas mėnesį proporcija skaičiuojama iš naujo pagal faktinį naudojimą, tai nėra fiksuotas procentas ir taisyklė čia nepadės. Jei proporcija sutarta sutartyje ir kartojasi – padės.

Ką reikia pasiruošti

Paruošimo mažiau, nei tikimasi. Reikia trijų dalykų: dimensijos, pagal kurią skirstote (padaliniai, projektai ar objektai) su jau esančiomis reikšmėmis; sąrašo tiekėjų, kurių sąskaitos visada skaidomos; ir pačių procentų. Praktiškai tai vienas pokalbis su buhalteriu, o ne projektas.

Apskaitos sistemai nieko keisti nereikia. Į ją keliauja tos pačios dimensijos, kurias naudojate šiandien – tiesiog jau paskirstytos, o ne suvestos ranka.

Dažniausi klausimai

Ar galima skirtingiems tiekėjams nustatyti skirtingas proporcijas? Taip – taisyklė yra tiekėjo lygmens, todėl vienas tiekėjas gali dalytis 80/15/5, kitas – 85/10/5, o treti likti neskaidomi.

Kas nutinka, jei vieną mėnesį proporcija kitokia? Tą konkrečią sąskaitą buhalteris pataiso ranka; taisyklė lieka nepakitusi ir kitą mėnesį veikia kaip anksčiau.

Ar neprarandama informacija apie tai, ką tiekėjas iš tikrųjų pardavė? Ne – originalus dokumentas lieka prie sąskaitos ir visada peržiūrimas, net jei apskaitoje jis virsta trimis eilutėmis.