Automatizavimo taisyklės iš jūsų apskaitos istorijos

Kai apskaitos įmonė svarsto sąskaitų automatizavimą, sunkiausias klausimas retai būna „ar atpažins“. Sunkiausias klausimas yra „kiek laiko užtruks, kol sistema pradės dirbti taip, kaip dirbame mes“. Ir tai teisingas klausimas – būtent čia dažniausiai ir įstringa diegimai.

Nes automatizavimas be taisyklių tėra nuskaitymas. Kad sąskaita atkeliautų paruošta, sistema turi žinoti tai, ką žinote jūs: kad vieno tiekėjo sąskaitos visada keliauja į tą patį padalinį, kad kito – visada tas pats objektas, kad trečio PVM kodas nėra standartinis.

Diegimo kaina slypi ne mokestyje, o taisyklių sąraše

Įsivaizduokite keturiasdešimt nuolatinių tiekėjų. Kiekvienam reikia nuspręsti padalinį, objektą, prekės ar DK sąskaitą, PVM kodą. Tai keli šimtai sprendimų, kuriuos kažkas turi priimti ir suvesti dar prieš pajuntant pirmą naudą. Praktikoje tas darbas arba atidedamas, arba atliekamas paskubomis – ir tada pirmas mėnuo atrodo blogiau, nei turėtų.

Tuos sprendimus jūs jau priėmėte – tūkstančius kartų

Čia ir yra esmė: nė vienas iš tų klausimų nėra naujas. Į kiekvieną jau atsakyta – ne dokumente, o jūsų pačių apskaitoje. Kiekvienas praėjusių mėnesių įrašas rodo, kuriam padaliniui priskyrėte to tiekėjo sąskaitą, kokį objektą pažymėjote, kokį PVM kodą pasirinkote. Tai ne prielaida apie jūsų apskaitą – tai jūsų apskaita.

Todėl diegimo pradžioje mes tos informacijos neprašome jos surašyti. Perskaitome ją iš to, kas jau suvesta, ir grąžiname jums kaip taisyklių pasiūlymus.

Ką rodo istorija

• •Kuriam padaliniui paprastai keliauja konkretaus tiekėjo sąskaitos
• •Kokį objektą tos sąskaitos beveik visada gauna
• •Kokia prekė ar DK sąskaita naudojama toms eilutėms
• •Koks PVM kodas taikomas – įskaitant atvejus, kai jis nestandartinis

Kada pasikartojimas tampa taisykle, o kada ne

Ne kiekvienas sutapimas yra dėsningumas. Tiekėjas, kurio sąskaitą matėte porą kartų, taisyklės negauna – per mažai, kad būtų galima kalbėti apie įprotį. Tiekėjas, kuriam pusėje atvejų rinkotės vieną padalinį, o kitoje – kitą, taisyklės irgi negauna, nes tokia taisyklė klystų kas antrą kartą.

Siūloma tik tai, kas jūsų istorijoje kartojasi nuosekliai. Geriau dešimt taisyklių, kuriomis pasitikite, negu keturiasdešimt, kurias teks tikrinti po vieną.

Vienas tiekėjas – ne visada viena elgsena

Dažnas atvejis, kurio bendra taisyklė nesugauna: tas pats tiekėjas siunčia dvi visiškai skirtingas sąskaitų rūšis. Nuoma keliauja vienam padaliniui, komunaliniai mokesčiai – kitam. Suvidurkinta taisyklė čia būtų blogesnė už jokią.

Tokias sąskaitas dažniausiai galima atskirti pagal numerio seriją – jos skiriasi ir jūsų akyse. Jei istorija rodo, kad serijos elgiasi skirtingai, siūlomos atskiros taisyklės kiekvienai serijai, o ne viena bendra.

Sąrašas, kurį peržiūrite – ne pakeitimai, kurie tiesiog įvyko

Nieko nepritaikoma tyliai. Pirmiausia gaunate pasiūlymų sąrašą: tiekėjas, ką siūloma priskirti ir kiek nuosekliai taip buvo daroma iki šiol. Ką patvirtinate – tampa taisykle. Ko nepatvirtinate – nelieka. Jau turimos jūsų taisyklės neperrašomos.

Peržiūra užtrunka kur kas mažiau nei sudėliojimas: skaityti sąrašą ir su juo sutikti yra visai kitas darbas nei pildyti tuščią formą keturiasdešimt kartų.

Ko istorija pasakyti negali

Kartais pasiūlymo pritaikyti nepavyksta: tiekėjo dar nėra jūsų įmonių sąraše arba istorijoje naudotas kodas Ezuroje kol kas neturi atitikmens. Tokie atvejai praleidžiami ir įvardijami, o ne atspėjami.

Praktiškai tai dažnai naudingiausia sąrašo dalis – ji parodo, kur jūsų klasifikatoriai išsiskyrė, dar prieš tai pasimatant apskaitoje.

Kam tai taikoma šiandien

Šiandien taip perskaitoma Rivile GAMA istorija. Tai padarome už jus diegimo metu ir tik jums sutikus – jums nereikia nieko paleisti ar konfigūruoti, o kiekvieną pasiūlymą vis tiek tvirtinate patys. Dirbantiems su kitomis sistemomis pirmąsias taisykles dėliojame kartu su jumis pagal jūsų realias sąskaitas: principas tas pats, tik šaltinis kitas.

Ką tai keičia pirmąjį mėnesį

Pirmoji diena nebeprasideda tuščiu taisyklių sąrašu. Ji prasideda sąrašu, kuris jau atspindi jūsų apskaitos logiką, o jūsų darbas yra ne sukurti jį, o pataisyti tai, kas pasikeitė. Nauda atsiranda ne po dviejų mėnesių derinimo, o beveik iš karto – o išimtys lieka tuo, kuo ir turi būti: išimtimis.