Sąskaitų skaitmenizavimo programa: kaip pasirinkti

Sprendimas automatizuoti sąskaitų suvedimą priimamas gana greitai. Sunkiau būna toliau: rinkoje kelios programos, visos nuskaito PDF, visos rodo tvarkingą lentelę ir visos žada sutaupytą laiką. Demonstracijoje jos atrodo beveik vienodai. Skirtumai išlenda antrą mėnesį — ties sąskaita, kurios niekas nesitikėjo, ir ties klausimu, kas už ją atsako.

Todėl programą verta rinktis ne pagal funkcijų sąrašą, o pagal atsakymus į kelis konkrečius klausimus. Toliau — tie klausimai ir kodėl kiekvienas iš jų ką nors nulemia.

Pradėkite nuo savo mėnesio, o ne nuo funkcijų sąrašo

Prieš žiūrėdami į bet kurią programą, užsirašykite savo mėnesį: kiek sąskaitų gaunate, kiek jų atkeliauja paskutinėmis dviem dienomis, kiek tiekėjų atsiunčia suvestines su dešimtimis eilučių, kiek dokumentų ateina iš darbuotojų telefonų ir kiek kartų per mėnesį tenka taisyti tą patį dalyką. Tai vienintelis sąrašas, pagal kurį galima palyginti dvi skirtingas programas. Funkcija, kuri nepaliečia nė vienos jūsų mėnesio eilutės, kainuoja lygiai tiek pat, kiek ir visos kitos.

Ar programa kalba su jūsų apskaitos sistema?

Šis klausimas atmeta daugiausiai variantų, todėl jį verta užduoti pirmą. Nuskaityti sąskaitą moka daug kas; sunkiau yra tai, kad įrašas atsirastų jūsų apskaitos sistemoje toks, kokį jį suvestų buhalteris ranka — su DK sąskaita, PVM kodu ir dimensijomis. Klauskite ne „ar integruojatės“, o „ar tai jau veikia su Rivile GAMA, Finvalda, Centas ar Odoo ir ar tuo naudojasi realus klientas“. Skirtumas tarp „planuojame“ ir „veikia“ paprastai matuojamas mėnesiais — jūsų, ne jų.

Kas atsitinka su sąskaita, kurią programa suprato blogai?

Su tvarkingu PDF susidoroja visos. Tikrasis skirtumas matomas ties bloga sąskaita: ranka prirašyta suma, du puslapiai, kurių antras nuskenuotas kreivai, tiekėjas, kuris tą patį dokumentą atsiunčia tris kartus. Klausimas paprastas: ar programa tyliai įrašo spėjimą, ar pasako, kad nėra tikra, ir parodo žmogui? Paprašykite parodyti sąskaitą, su kuria jiems nepavyko. Tiekėjas, kuris tokią turi po ranka, savo klaidas mato ir su jomis dirba; tas, kuris tokios neturi, jų paprasčiausiai neieško.

Kas patvirtina prieš įrašui atsirandant apskaitoje

Automatizavimas nereiškia, kad dokumentai patys nukeliauja į apskaitą ir niekas jų nebemato. Vertinkite tris dalykus: ar galite nustatyti, kas ir ką tvirtina; ar matote, kas ir kada pakeitė reikšmę; ar patvirtinimą galima atšaukti ir sąskaitą grąžinti peržiūrai. Be trečiojo pirmieji du yra tik ataskaita — o klaidos randamos būtent tada, kai jos jau patvirtintos.

Kieno taisyklės — jūsų ar tiekėjo

Kiekvienoje įmonėje yra dešimt smulkmenų, kurių niekas kitas nežino: kad šio tiekėjo sąskaitos visada eina į vieną objektą, kad valymo paslaugos skirstomos tarp dviejų padalinių, kad viena sutartis turi savo sąnaudų centrą. Klausimas ne „ar galima nustatyti taisykles“, o „kas jas nustato“. Jeigu kiekvienam pakeitimui reikia rašyti tiekėjui ir laukti, kiekviena smulkmena virsta savaite. Jeigu taisykles keičiate patys, jos spėja paskui jūsų verslą.

Ką iš tikrųjų parodo bandomasis laikotarpis

Bandymas su penkiomis gražiomis sąskaitomis neparodo nieko. Paimkite tikrą mėnesį su visomis jo bėdomis: kreditine sąskaita, ryšio paslaugų sąskaita su keliomis PVM klasėmis, užsienio tiekėju, dublikatu ir viena suvestine, kurioje šimtas eilučių. Ir matuokite ne tikslumo procentą, o du skaičius: kiek dokumentų teko paliesti ranka ir kiek laiko tas lietimas užtruko. Tik šie du skaičiai po pusmečio atrodys taip pat, kaip ir bandymo savaitę.

Klausimai, kuriuos verta užduoti prieš pasirašant

• •Su kuriomis apskaitos sistemomis tai jau veikia pas realius klientus, o ne planuose?
• •Kas nutinka sąskaitai, kurios programa nesuprato — ji spėja ar klausia?
• •Ar priskyrimo taisykles keičiu pats, ar kiekvienam pakeitimui reikia jūsų?
• •Kas mato kurio kliento dokumentus ir kaip atrodo patvirtinimo eiga?
• •Ar matysiu, kas ir kada pakeitė sumą arba PVM kodą?
• •Kiek kainuos mėnuo, kuriame sąskaitų buvo dvigubai daugiau nei įprastai?
• •Kiek trunka paleidimas ir ką turiu paruošti iš savo pusės?

Kaina: už dokumentą, už vartotoją ar už įmonę

Kainodaros modeliai skiriasi labiau, negu atrodo iš pirmo žvilgsnio, ir palyginti juos galima tik savo skaičiais. Svarbu ne mėnesio suma tvarkingą mėnesį, o tai, kaip ji elgiasi blogiausią: metų pabaigoje, prisidėjus naujam klientui ar padaliniui. Susiskaičiuokite kainą trims tokiems scenarijams — dažniausiai būtent trečiasis ir parodo, kuris pasiūlymas iš tiesų pigesnis.

Jei renkatės ne sau, o dvidešimčiai klientų

Apskaitos biurui klausimų sąrašas kitoks. Ar prie visų klientų prisijungiate iš vienos vietos, ar reikia dvidešimties atskirų prisijungimų. Ar naujo kliento prijungimas yra pusdienis, ar projektas. Ar darbuotojas mato tik savo klientus. Ar vienam klientui nustatytos taisyklės tikrai nepersimeta kitam. Jeigu į šiuos klausimus atsakoma miglotai, programa greičiausiai kurta vienai įmonei, o biuras joje bus svečias.

Nuo ko pradėti

Pasirinkite tris programas, paruoškite vieno tikro mėnesio dokumentus ir paleiskite juos per visas tris. Šio straipsnio klausimai atsakomi per savaitę, o ne per ketvirtį — ir po tos savaitės sprendimas paprastai būna akivaizdus.