Sąskaitų kontrolė: audito pėdsakas kiekvienai sąskaitai

Tiekėjas atsiunčia laišką: pasikeitė mūsų banko sąskaita, mokėkite į naują. Sąskaita atrodo tvarkinga – tie patys rekvizitai, tas pats logotipas, ta pati prekių eilutė. Ji suvedama, patvirtinama, apmokama. Po mėnesio paaiškėja, kad tikrasis tiekėjas pinigų negavo, ir kyla vienintelis klausimas: kas ir kada tą banko sąskaitą pakeitė? Daugumoje apskaitos procesų atsakymo paprasčiausiai nėra – matomas tik galutinis įrašas.

Kodėl „patvirtinta“ nėra tas pat, kas „patikrinta“

Apskaitos sistemoje matote rezultatą: sumą, PVM kodą, dimensijas, tiekėją. Nematote kelio, kuriuo tas rezultatas atsirado. O būtent kelias dažnai ir yra įdomiausia dalis. Ar sumą pataisė sistema, nes eilučių suma nesutapo su antrašte? Ar ją perrašė žmogus? Ar tiekėją priskyrė jūsų pačių taisyklė? Tai trys skirtingi įvykiai su trimis skirtingomis rizikomis, o galutiniame įraše jie atrodo vienodai.

Trys pakeitimai, kurių verta ieškoti pirmiausia

• •Tiekėjo banko sąskaita – klasikinis sukčiavimo taikinys: laiškas iš beveik teisingo adreso, įtikinama sąskaita ir naujas atsiskaitomosios sąskaitos numeris
• •Sąskaitos numeris arba data – nuo jų priklauso, ar tas pats dokumentas nepateks į apskaitą du kartus ir į kurį PVM laikotarpį jis kris
• •Suma arba tiekėjas, pakeisti jau po to, kai sąskaita buvo nuskaityta – tai retai būna atsitiktinumas

Šiuos laukus verta stebėti ne todėl, kad darbuotojais nepasitikima, o todėl, kad būtent juos taiko sukčiai ir būtent juose skaudžiausiai kainuoja paprasta klaida.

Ką rodo sąskaitos Istorija

Kiekviena sąskaita Ezuroje turi Istorijos skiltį. Joje – eilučių sąrašas: kas, kada, ką pakeitė ir iš kokios reikšmės į kokią. Ne tik žmonių veiksmai:

• •Žmogaus pakeitimai – antraštės laukai, eilutės, dimensijos, patvirtinimas ar atmetimas
• •Taisyklių veiksmai – kai jūsų pačių taisyklė priskyrė projektą, padalinį ar sujungė eilutes
• •Sistemos pataisymai – kai buvo sutikrintos nesutampančios sumos arba pataisyta valiuta

Skirtumas tarp „sumą pataisė sistema, nes eilutės nesutapo su antrašte“ ir „sumą ranka perrašė vartotojas“ yra visas skirtumas tarp tvarkingos automatikos ir dalyko, kurį reikia išsiaiškinti. Iki šiol tokį skirtumą tekdavo atkurti iš laiškų ir atminties.

Ta pati eilutė tęsiasi ir atgal – iki žmogaus, kuris sąskaitą pateikė. Jei ją atsiuntė darbuotojas ir priskyrė projektą, tai matoma; jei vadovas ją peržiūrėjo ir pažymėjo, tai irgi matoma. Grandinė nuo pateikimo iki patvirtinimo lieka viename lange, o ne trijuose skirtinguose pašto siūluose.

Klaidingai patvirtinta sąskaita: ką daryti

Patvirtinimas nebėra vienpusės krypties veiksmas. Sąskaitą galima grąžinti peržiūrai – ji vėl tampa redaguojama, o pats grąžinimas lieka istorijoje kartu su tuo, kas jį atliko. Vienas įspėjimas svarbus ir jis rodomas atvirai: jei sąskaita jau buvo perduota į jūsų apskaitos sistemą, ten esantis dokumentas niekur nedingsta – jį reikia sutvarkyti pačioje sistemoje. Ezura negali ir neturi tyliai keisti to, kas jau užregistruota jūsų buhalterijoje.

Blogai nuskaityta sąskaita

Atskirai nuo pakeitimų yra paprastesnis atvejis: sąskaita nuskaityta blogai. Tokią galima pažymėti nurodant priežastį – neteisinga suma, neteisingi rekvizitai, eilutės, numeris ar datos – ir čia pat paprašyti perskaityti ją iš naujo. Perskaitymas istorijos neištrina: matote ir tai, kas buvo prieš, ir tai, kas po. Šitas smulkmenų sluoksnis ir yra tai, kas leidžia vėliau pasakyti, ar problema buvo dokumente, ar procese.

Ką tai duoda mėnesio pabaigoje

• •Į klausimą „kas čia pakeitė?“ atsakoma per kelias sekundes, o ne atkuriant įvykius iš susirašinėjimo
• •Auditoriui, vadovui ar klientui parodote kelią, o ne tik galutinį skaičių
• •Matote, kurie tiekėjai reikalauja nuolatinių rankinių taisymų – tai tiksliausi kandidatai naujoms automatinėms taisyklėms

Paskutinis punktas dažnai nustebina labiausiai. Pakeitimų istorija yra ne tik kontrolės priemonė – tai sąrašas darbų, kuriuos dar galima automatizuoti. Jei tą patį taisymą tam pačiam tiekėjui darote trečią mėnesį iš eilės, tai jau taisyklė, tiesiog dar neužrašyta.

Kontrolė ir greitis paprastai pateikiami kaip pasirinkimas: tikrini daugiau – dirbi lėčiau. Savaime susirašantis pėdsakas tą pasirinkimą panaikina, nes žurnalo niekam nereikia pildyti. Jis tiesiog yra tada, kai kyla klausimas – o daugumą mėnesių joks klausimas taip ir nekyla.