Kelionės lapas: forma, laukai ir šablonas

Kelionės lapas – vienas iš tų dokumentų, kurių formą įmonė kažkada nukopijavo iš kažkur ir nuo to laiko nekeitė. Dažniausiai tai senas popierinis blankas arba Excel lentelė, perduodama iš vieno buhalterio kitam. Šiame straipsnyje – ar forma kur nors nustatyta, kokie laukai joje turi būti, kad lapas atlaikytų patikrinimą, kiek laiko jį saugoti, ir Excel šablonas, kurį galite atsisiųsti.

Ar kelionės lapo forma nustatyta įstatymu?

Ne. Privalomos kelionės lapo formos nėra, o pelno mokesčio tikslais kelionės lapas nėra privalomas dokumentas. VMI, komentuodama Pelno mokesčio įstatymo 17 straipsnį, aiškina, kad įmonė pati nusistato, kokiais atsakingų asmenų parašais patvirtintais dokumentais įforminamas degalų sunaudojimas: tai gali būti kelionės lapai, kuro nurašymo aktai ar sunaudojimo ataskaitos. Tipiniai blankai, kuriuos vis dar galima nusipirkti, yra tik vienas iš variantų, ne reikalavimas.

Bet „forma neprivaloma“ nereiškia „nieko nereikia“. Įmonė visais atvejais turi parodyti, kad automobilis buvo naudojamas veikloje, o išlaidos faktiškai patirtos. Todėl dauguma įmonių kelionės lapą vis tiek pildo: geresnio dokumento tam nėra, o vairuotojui jis primena, kad kuras skaičiuojamas.

Kokie laukai turi būti kelionės lape

VMI komentaras ir Buhalterinės apskaitos įstatymo 13 straipsnis kartu duoda gana aiškų sąrašą. Lapo viršuje:

• •įmonės pavadinimas ir kodas;
• •dokumento pavadinimas ir data arba laikotarpis (dažniausiai – mėnuo);
• •automobilio markė ir valstybinis numeris;
• •vairuotojas – darbuotojas, kuriam automobilis patikėtas;
• •įmonės vadovo patvirtinta degalų sunaudojimo norma.

Lentelėje, kiekvienai kelionei ar dienai: data, maršrutas (iš kur ir į kur), kelionės tikslas, odometro parodymai pradžioje ir pabaigoje arba nuvažiuoti kilometrai, ir pagal normą tam atstumui reikalingas degalų kiekis. Apačioje – mėnesio kuro balansas: likutis pradžioje, įpilta per mėnesį, sunaudota, likutis pabaigoje. Ir parašai: lapą užpildžiusio asmens (pareigos, vardas, pavardė) ir jį patvirtinusio vadovo ar įgalioto asmens.

Jei darbuotojo darbas – nuolatinės kelionės, o važiavimus patvirtina ir kiti dokumentai (sąskaitos, važtaraščiai), maršrutas gali būti aprašytas glausčiau. Tai sprendžia įmonė, todėl tokį sprendimą verta užrašyti tvarkoje, o ne laikyti galvoje.

Kelionės lapo šablonas (Excel)

Šablonui užtenka vieno lapo vienam automobiliui vienam mėnesiui. Jį galite atsisiųsti žemiau arba pasidaryti patys Excel ar Google Sheets:

• •Viršuje: įmonė ir kodas; „Lengvojo automobilio kelionės lapas“ ir mėnuo; automobilis ir valstybinis numeris; vairuotojas; norma, l/100 km.
• •Stulpeliai: Data | Iš kur | Į kur | Tikslas | Odometras pradžioje | Odometras pabaigoje | Km | Kuras pagal normą, l | Įpilta, l.
• •Apačioje: kuro likutis mėnesio pradžioje | įpilta iš viso | sunaudota pagal normą | likutis mėnesio pabaigoje.
• •Parašai: užpildė (pareigos, vardas, pavardė, data) ir patvirtino.

Dvi formulės apsaugo nuo daugumos klaidų: km = odometras pabaigoje − odometras pradžioje, ir kuras pagal normą = km × norma / 100. Mėnesio pradžios likutį visada imkite iš praėjusio mėnesio lapo pabaigos, ne „iš akies“.

Kur kelionės lapai dažniausiai suklysta

• •Mėnesio pradžios kuro likutis nesutampa su praėjusio mėnesio pabaiga. Vienas perrašymas – ir neatitikimas keliauja per visus kitus mėnesius.
• •Odometro tarpas tarp mėnesių: vasaris baigiasi ties 48 210 km, kovas prasideda nuo 48 650 km. Kur dingo 440 km?
• •„Įpilta“ nesutampa su kuro kortelės sąskaita, nes vairuotojas pylimus rašė iš atminties.
• •Lapas pasirašytas tik vairuotojo arba nepasirašytas visai, nors kelionę turi patvirtinti atsakingi asmenys.
• •Visam mėnesiui įrašytas tas pats maršrutas „Vilnius – objektai – Vilnius“.

Paskutinis punktas kainuoja brangiausiai: per patikrinimą būtent maršrutas parodo, ar kuras sunaudotas veiklai. Plačiau apie tai, kaip pagrįsti pylimus ir normas, rašėme straipsnyje apie kuro nurašymą.

Kiek laiko saugoti kelionės lapus

Jei kelionės lape skaičiuojami sunaudoti degalai ir jų vertė, jis patvirtina ūkinę operaciją, t. y. yra apskaitos dokumentas, ir saugomas kaip apskaitos dokumentas – 10 metų. Popierinis ar elektroninis – nesvarbu: apskaitos dokumentas gali būti ir elektroninis, jei jame yra visi rekvizitai ir matyti, kas jį patvirtino.

Kai Excel nebeužtenka

Šablonas puikiai veikia vienam ar dviem automobiliams. Su dešimčia ir daugiau kas mėnesį kartojasi tas pats darbas: surinkti lapus iš vairuotojų, sutikrinti pylimus su kuro kortelių sąskaita, perskaičiuoti likučius ir vaikytis parašų. Ezuroje kelionės lapas kiekvienam automobiliui atsiranda kas mėnesį: pylimai iš kuro kortelių sąskaitų sugula į jį patys, odometras ir kuro likutis perkeliami iš praėjusio mėnesio, vairuotojas maršrutą užpildo telefone arba kompiuteryje, o vadovas lapą patvirtina. Jei pateiktame lape klaida, buhalteris jį atrakina taisymui ir parašo, ką pataisyti.

Kaip pylimai iš sąskaitos patenka į lapą, aprašėme atskirai – straipsnyje apie kelionės lapų pildymą iš kuro sąskaitų.