Kelionės lapų pildymas iš kuro sąskaitų

Mėnesio pabaigoje ateina viena degalinių tinklo sąskaita – Neste, Circle K ar Fleet Union – ir joje yra visas mėnesio kuras: dešimtys ar šimtai pylimų su data, laiku, kortele, degaline, litrais ir kaina. Buhalteriui iš viso to reikia kelių sujungtų eilučių apskaitai. Transporto vadovui reikia priešingo dalyko – kiekvieno pylimo atskirai, kad būtų galima užpildyti kelionės lapus ir palyginti litrus su normomis. Iki šiol antrasis darbas reiškė tą patį PDF atsiversti dar kartą ir viską persirašyti ranka.

Ar kelionės lapas privalomas?

Įstatymas nereikalauja būtent kelionės lapo. Įmonė pati nusistato, kokiais atsakingų asmenų parašais patvirtintais dokumentais įforminamas degalų sunaudojimas – tai gali būti kelionės lapai, kuro nurašymo aktai ar sunaudojimo ataskaitos. Leidžiamais atskaitymais pripažįstamas tik faktiškai veiklai sunaudotas kuras, neviršijant įmonės nusistatytos normos. Tad pasirinkus bet kurį iš šių dokumentų lieka tas pats darbas: jų duomenys turi sutapti su kuro sąskaitomis. Todėl klausimas praktikoje dažniausiai yra ne „ar pildyti“, o „kiek laiko tai atima ir ar skaičiai sueina“.

Viena sąskaita – šimtai atskirų pylimų

Kai kuro sąskaita atkeliauja į Ezurą, ji nuskaitoma dviem lygiais. Apskaitai lieka tai, ko jai reikia – sujungtos eilutės su PVM ir dimensijomis, kaip ir bet kurioje kitoje sąskaitoje. Kartu išsaugomas ir kiekvienas pylimas atskirai:

• •data ir tikslus laikas
• •kuro kortelė, o per ją – automobilis ir vairuotojas
• •degalinė ir šalis
• •produktas, litrai ir kaina už litrą
• •odometro parodymai, jei jie nurodyti sąskaitoje

Buhalterio darbo eiga nuo to nepasikeičia nė per žingsnį: eilučių sujungimo taisyklės, peržiūra ir eksportas į apskaitos sistemą veikia lygiai taip pat. Tiesiog šalia atsiranda antras pjūvis, kurio anksčiau nebuvo iš viso.

Tas antras pjūvis turi ir organizacinę pusę. Transporto vadovas gali pasižiūrėti konkretaus automobilio pylimus per pasirinktą laikotarpį pats – nereikia prašyti buhalterio atsiųsti sąskaitos PDF ir nereikia laukti, kol mėnuo bus uždarytas. Buhalteris savo ruožtu nebegauna klausimų apie tai, kas ir kada pylė kurą. Tai ne tik greičiau: du žmonės nustoja dirbti su tuo pačiu PDF skirtingais tikslais.

Pylimai patys sugula į kelionės lapą

Kai atidaromas tuščias mėnesio kelionės lapas, jame jau būna to automobilio pylimai iš sąskaitų – su data ir litrais. Vairuotojui ar vadovui lieka įrašyti nuvažiuotus kilometrus ir maršrutą, o ne rinkti degalų duomenis iš PDF. Jei lapas jau pradėtas pildyti, duomenys nekeičiami savavališkai: virš lentelės atsiranda mygtukas „Įkelti pilymus iš sąskaitų“ su skaičiumi, kiek pylimų dar neįtraukta, ir sprendimą priima žmogus.

Ranka įvestas įrašas niekada nedubliuojamas. Jei tą pačią dieną kas nors jau užrašė pylimą suapvalintais litrais, sąskaitos duomenys prisijungia prie esamo įrašo, o ne sukuria antrą eilutę. Grąžinimo ar tikslinimo eilutės – kai degalinė tą patį kiekį pirma nurašo, paskui grąžina – lieka pažymėtos kaip tikslinimai ir netampa beprasmiu pylimu lape.

Kai lapas ir sąskaita nesutampa

Įdomiausia dalis prasideda tada, kai skaičiai nesutampa. Prie įpiltų litrų matoma ir suma iš sąskaitų, o skirtumas paryškinamas. Tai iškart parodo tris dalykus: pylimą, kurio niekas neįrašė į lapą; lape įrašytą kiekį, kurio nėra jokioje sąskaitoje; ir automobilį, kurio sunaudojimas nuosekliai skiriasi nuo normos. Anksčiau visa tai išaiškėdavo tik metų gale arba per patikrinimą – arba neišaiškėdavo niekada.

Ką reikia paruošti

• •automobilių sąrašą ir kuro korteles – kuri kortelė kuriam automobiliui priklauso
• •degalinių tinklų sąskaitas, ateinančias el. paštu, kaip ir visas kitas
• •nieko daugiau: nereikia nei degalinės savitarnos prieigos, nei atskiros fleet programos

Nepriskirtos kortelės nedingsta – pylimai išsaugomi ir susisieja su automobiliu tada, kai kortelė galiausiai priskiriama. Užpildytą mėnesio kelionės lapą galima atsispausdinti į PDF – tokį, kokį įprasta pateikti tikrinant.

Ką tai keičia praktiškai

• •Kelionės lapų pildymas trunka minutes, o ne vakarą prie PDF
• •Kuro sąnaudos pagrindžiamos dokumentais, kurie sutampa su sąskaitomis
• •Litrų neatitikimai matomi tą patį mėnesį, o ne po metų
• •Buhalterio darbo eiga nesikeičia – jis toliau dirba su sujungtomis eilutėmis