Kuro nurašymas: kaip pagrįsti kiekvieną pylimą

Mėnesio pabaigoje ant buhalterio stalo atsiduria viena kuro tinklo sąskaita: bendra suma, PVM ir kelios dešimtys ar keli šimtai eilučių – data, laikas, kortelė, degalinė, litrai. Sąskaita apmokama, sąnaudos nurašomos. O klausimas, į kurį atsakyti sunkiausia, skamba visai paprastai: ar už kiekvieną tos sąskaitos eilutę įmonėje yra koks nors įrašas? Praktiškai tai patikrinama tik tada, kai kas nors jau klausia.

Du skirtingi pagrindimai, kuriuos lengva supainioti

Kuro dokumentai atsako į du skirtingus klausimus, ir įmonės labai dažnai turi atsakymą tik į pirmąjį. Pirmas klausimas – ar kuro sąnaudas galima priskirti leidžiamiems atskaitymams. Čia VMI pozicija patogi: įmonė pati nusprendžia, kokiais dokumentais fiksuoja kuro sunaudojimą – nurašymo aktu, sunaudojimo ataskaita ar kelionės lapu, – ir kuro sąnaudos gali būti pripažintos net ir be kelionės lapų.

Antras klausimas – ar automobiliu nebuvo naudojamasi asmeniniams poreikiams. Į jį mėnesinė suvestinė neatsako. Čia jau reikia smulkmenų: kas važiavo, kur, pas kurį klientą, kokiu tikslu ir kiek kilometrų. Būtent šis klausimas kainuoja brangiausiai, nes atsakymas veda į gyventojų pajamų mokestį ir PVM, o ne tik į nepripažintas sąnaudas.

Ką iš tikrųjų vertina mokesčių administratorius

Sprendžiant, ar automobilis naudotas veikloje, vertinama visuma aplinkybių:

• •ar automobilis apskritai reikalingas įmonės ar darbuotojo funkcijoms atlikti
• •ar yra objektyvių įrodymų – kelionės lapai, sutartys, komandiruočių dokumentai, važtaraščiai
• •kur automobilis laikomas ne darbo metu
• •kada ir kur pilamas kuras

Paskutinis punktas verčia pažvelgti į kuro sąskaitą naujai. Tai vienintelis dokumentas, kuriame kiekvienas pylimas turi tikslią datą, laiką ir degalinę – ir kurio niekas įmonėje neredaguoja. Jeigu pylimas įvyko dieną, kurią pagal jūsų pačių dokumentus tuo automobiliu niekas nevažiavo, tai klausimas, į kurį geriau atsakyti pačiam ir iš karto, o ne po metų.

Pylimai, kurie nepriklauso jokiam automobiliui

Kuro kortelė yra tai, kas sieja pylimą su konkrečiu automobiliu. Kol kortelė nepriskirta, jos pylimai yra apmokėti ir nurašyti, bet nepriklauso niekam – jų nėra nė vieno automobilio sąnaudose. Tokių eilučių dažniausiai atsiranda dėl paprastos priežasties: kortelė buvo išduota anksčiau, negu kas nors ją suvedė į apskaitą.

Ezura tokias eilutes rodo pirmas, sąskaitos viršuje. Ir kai kortelė galiausiai priskiriama automobiliui, kartu sutvarkomi ir jos ankstesni pylimai, ne tik būsimi – kitaip praėję mėnesiai amžinai lieka su skyle.

Mėnesio gale: kiek eilučių turi po savimi įrašą

Užuot lyginus dvi popieriaus krūveles, kiekviena kuro sąskaitos eilutė pati pasako savo būklę: įrašyta kelionės lape, lape nurodytas kitas kiekis, lape nėra, lapo iš viso nėra arba eilutė dar nepriskirta automobiliui. Prie kiekvieno automobilio matosi santykis (pavyzdžiui, lape 2 iš 2), o prie mėnesio – kiek to mėnesio kuro turi po savimi dokumentą.

Viena detalė čia svarbesnė, negu atrodo. Liepos 31 d. išrašyta sąskaita dažnai apima ir birželio pabaigos pylimus, todėl tikrinama pagal pylimo, o ne pagal sąskaitos mėnesį. Vieno automobilio eilutės toje pačioje sąskaitoje gali priklausyti dviem skirtingiems kelionės lapams. Rankomis tai patikrinama beveik niekada – ir būtent čia atsiranda tie „trūkstami“ litrai, kurių paskui niekas nesugeba paaiškinti.

Kreditinės ir tos pačios sąskaitos kopijos

Kuro tinklai perrašinėja dokumentus: išrašoma kreditinė, po jos – naujas dokumentas už tą patį laikotarpį. Tiekėjas taip pat gali atsiųsti tą pačią sąskaitą du kartus. Jeigu litrai tiesiog sudedami, automobiliui staiga reikia pagrįsti dvigubai daugiau kuro arba, atvirkščiai, per mažai – ir mėnuo be reikalo pažymimas kaip nesutampantis.

Todėl tokios eilutės pažymimos atskirai – kreditinė, sudengta, dublikatas – ir nedalyvauja skaičiuojant, kiek kuro reikia pagrįsti. Skaičius, į kurį žiūrite, lieka tas, kurį iš tikrųjų nupirko tas automobilis.

Ar eilutės sudaro tą pačią sąskaitą

Prieš klausiant, ar kiekvienas pylimas turi įrašą, verta įsitikinti, kad pačios eilutės perskaitytos teisingai. Kai kuro tinklo sąskaitoje išspausdinta kiekvienos kortelės suma, pylimai sutikrinami su ja: kiekvienos kortelės eilutės turi sudaryti tos kortelės sumą, o visos kartu – sąskaitos sumą. Prie tokios sąskaitos parašyta, kad ji sutikrinta su kortelių sumomis. Jei sutikrinti nepavyko – pavyzdžiui, sąskaita nuskenuota arba neįprasto išdėstymo, – tai irgi parašyta, ir sąskaitą galima perskaityti iš naujo. Taip žinote, kuriais litrais, už kuriuos pasirašo vairuotojas, galima pasikliauti, o kuriuos verta peržiūrėti pačiam.

Į apskaitą ta pati sąskaita neturi keliauti šimtu eilučių. Tiekėjo taisyklėje galima nurodyti „po vieną eilutę kiekvienai kuro kortelei“: kiekvienos kortelės benzinas, dyzelinas ir kitos prekės (plovykla, AdBlue) tampa atskiromis eilutėmis kiekvienam PVM tarifui. Tai tas pats sujungimas, kurį daugelis buhalterių kortelių sąskaitoms daro ranka. Atskiri pylimai dėl to nedingsta – jie toliau matomi prie automobilių ir tikrinami su kelionės lapais.

Ne kiekvienas pylimas ateina mėnesio kuro sąskaitoje – kartais vairuotojas parsiveža tik degalinės kvitą. Paprastai kasos kvitas nėra PVM sąskaita faktūra, todėl jos verta paprašyti iš karto. Išimtis – degalinės kvitas iki 150 eurų, kuriame techninėmis priemonėmis įrašytas pirkėją identifikuojantis duomuo, pavyzdžiui, įmonės kuro kortelės numeris: toks kvitas laikomas PVM sąskaita faktūra.

Maršrutas – laukelis, kuris kainuoja brangiausiai

Vairuotojai litrus surašo tvarkingai, o maršruto langelį palieka tuščią arba užpildo bendrai: „važiuota verslo reikalais“. Bet litrai lemia tik nurašomą sumą, o maršrutas – atsakymą į privataus naudojimo klausimą, tą patį, kuris veda į mokesčius. Tvarkingiausiai užpildytas lapas gali būti nenaudingas būtent ten, kur jo labiausiai reikia.

Iš kuro sąskaitos sukurtos eilutės iš karto atsineša pylimo laiką ir degalinės pavadinimą, todėl vairuotojas turi nuo ko atsispirti, o ne prisimena mėnesio senumo dieną. Tušti maršruto langeliai išskiriami, o prieš pateikiant lapą parodoma, kurios eilutės vis dar be maršruto. Jeigu privatus naudojimas jau deklaruojamas kaip pajamos natūra, šis klausimas jums atrodo kitaip – bet tada tai turi būti sąmoningas sprendimas, o ne tuščias langelis.

Kuro normos: „įsakymas yra“ dar nereiškia „pagrįsta“

Kuro sunaudojimo normos turi būti techniškai pagrįstos – gamintojo duomenimis arba pačios įmonės patikima metodika. Valstybinė automobilių kuro normų metodika buvo panaikinta 2015 m., o ir galiodama buvo tik rekomendacinė, todėl jos lentelės perkėlimas į direktoriaus įsakymą savaime nėra pagrindimas.

Praktinė pasekmė paprasta: kol automobiliui nėra normos, viršnorminio kuro net negalima suskaičiuoti. O viršnorminis kuras turi ne vieną pasekmę – jis nepriskiriamas leidžiamiems atskaitymams ir, priklausomai nuo aplinkybių, gali virsti pajamomis natūra bei paliesti PVM atskaitą. Todėl automobiliai be normos ir be įsakymo rodomi kaip atskiras sąrašas, kurį verta uždaryti pirmiausia.

Kuro apskaita įmonėje: ką turi rodyti dokumentai

Vieno valstybės nustatyto kuro apskaitos būdo nėra – kiekviena įmonė ją susitvarko pati. Todėl tvarką verta aprašyti vienu vadovo įsakymu, kad atsakymai nepriklausytų nuo to, kuris buhalteris tą mėnesį dirba. Įsakyme užtenka atsakyti į kelis klausimus:

• •kokiu dokumentu fiksuojamas sunaudotas kuras – kelionės lapu, nurašymo aktu ar sunaudojimo ataskaita – ir kaip dažnai (dažniausiai kas mėnesį);
• •kokia kiekvieno automobilio kuro norma ir kuo ji pagrįsta;
• •kuri kuro kortelė priklauso kuriam automobiliui ar žmogui;
• •kas dokumentą pildo, kas jį tvirtina ir iki kurios dienos;
• •kas daroma su viršnorminiu kuru ir su kuru, pirktu ne kortele.

Mėnesio gale dokumentai turi sueiti į vieną grandinę: kuro sąskaitos pylimai sutampa su tuo, kas dokumente įrašyta kaip „įpilta“, nuvažiuoti kilometrai pagal normą duoda „sunaudota“, o likutis bake pereina į kitą mėnesį. Kur ši grandinė nutrūksta, ten ir atsiranda klausimai per patikrinimą.

Ar galima nurašyti kurą be kelionės lapų?

Taip. VMI pozicija – įmonė pati pasirenka, kokiu atsakingų asmenų patvirtintu dokumentu įformina degalų sunaudojimą, todėl kuro sąnaudos gali būti pripažintos ir be kelionės lapų, pavyzdžiui, pagal mėnesio nurašymo aktą. Tačiau aktas atsako tik į pirmąjį klausimą – kiek kuro sunaudota veikloje. Į antrąjį, ar automobiliu nebuvo važinėjama asmeniškai, jis neatsako: tam reikia maršrutų ir kelionių tikslų. Jei įmonės automobiliais važinėja darbuotojai, kelionės lapas šį klausimą uždaro pigiausiai.

Kuro apskaita Excel: kada jos užtenka

Vienam ar dviem automobiliams užtenka Excel lentelės su dviem formulėmis – kilometrai iš odometro parodymų ir kuras pagal normą – bei mėnesio kuro likučiu. Kai automobilių dešimt ir daugiau, darbo daugiausia atima ne pildymas, o sutikrinimas: kiekvieno pylimo su kuro sąskaita ir kiekvieno likučio su praėjusiu mėnesiu. Būtent šį sutikrinimą, kaip aprašyta aukščiau, Ezura padaro už jus.

Ką reikia paruošti

• •kuro kortelių sąrašą, priskirtą automobiliams (o kur kortelė asmeninė – ir žmogui)
• •direktoriaus įsakymą dėl kuro normų su techniniu pagrindimu
• •kelionės lapus arba kitą jūsų pasirinktą dokumentą tiems automobiliams, kuriems reikia atsakyti ir į privataus naudojimo klausimą
• •kuro tinklo sąskaitas, ateinančias el. paštu – jos toliau ateina ten pat, kur ir anksčiau

Visa kita įvyksta iš sąskaitos: bendra suma išskleidžiama į atskirus pylimus, kiekvienas pylimas atsiranda po savo automobiliu, o mėnesio gale matosi ne nuojauta, o skaičius – kiek nupirkto kuro turi po savimi įrašą ir kurios eilutės jo neturi.