Kelionės lapų pildymo programa

Kuro sąskaita jau yra apskaitoje – panaudokime ją du kartus

Degalinės sąskaita nėra vienas įrašas – tai dešimtys operacijų: data, laikas, kortelė, litrai, kaina. Įprastai visa ši informacija dingsta bendroje mėnesio sumoje.

Ezura tas operacijas išsaugo atskirai ir susieja su automobiliu per kuro kortelę. Tai reiškia, kad tas pats dokumentas, kuris keliauja į apskaitą kaip sąnauda, tuo pačiu užpildo ir kelionės lapo pildymų stulpelį. Nieko nereikia vesti antrą kartą.

Į apskaitą ta pati sąskaita neturi keliauti šimtu eilučių. Tiekėjo taisyklėje galima nurodyti „po vieną eilutę kiekvienai kuro kortelei“: kiekvienos kortelės benzinas, dyzelinas ir kitos prekės (plovykla, langų skystis, AdBlue) tampa atskiromis eilutėmis kiekvienam PVM tarifui – taip, kaip daugelis buhalterių kortelių sąskaitas sujungia ranka.

Kiekviena degalinės operacija – atskira eilutė

Buhalterio pusėje mėnesio kuro sąskaitos rodomos taip, kaip jos atkeliavo: pagal pardavėją ir sąskaitos numerį, o viduje – suskirstytos pagal automobilį. Prie kiekvieno automobilio matyti jo kortelės, litrai ir suma, o išskleidus – kiekviena operacija su data, laiku, degaline, produktu, kiekiu ir kortelės numeriu.

Tai reiškia, kad klausimas „kiek šį mėnesį kainavo šitas automobilis“ turi atsakymą be jokio rūšiavimo rankomis – ir tas pats atsakymas jau yra vairuotojo kelionės lape.

Ką sąskaita rodo, o eilutės – ne

Degalinių sąskaitos nėra tvarkingos: dalis eilučių būna už plovyklą ar kavą, kortelė gali būti neužregistruota, o kai kurios eilutės – korekcijos už praėjusį mėnesį.

Todėl prie kiekvienos sąskaitos rodomas skirtumas tarp sąskaitos sumos ir to, kas surinkta į eilutes, bei atskirai – eilutės, kurių nepavyko priskirti jokiam automobiliui, su jų suma. Tai ne bendras įspėjimas: matote, kiek tiksliai ir kur dingo.

Kai sąskaitoje išspausdinta kiekvienos kortelės suma, operacijos sutikrinamos su ja: kiekvienos kortelės eilutės turi sudaryti tą sumą, o visos kartu – sąskaitos sumą. Prie tokios sąskaitos parašyta „Sutikrinta su sąskaitos kortelių sumomis“. Jei sutikrinti nepavyko – pavyzdžiui, sąskaita nuskenuota arba neįprasto išdėstymo, – tai irgi parašyta, o šalia yra mygtukas sąskaitą perskaityti iš naujo. Taip žinote, kuriais litrais, už kuriuos pasirašo vairuotojas, galima pasikliauti be papildomo tikrinimo.

Kreditinės sąskaitos pažymimos atskirai ir nesumuojamos su įprastomis, todėl mėnesio kuro suma nepasipučia nuo perrašytos sąskaitos.

Kuro likutis, kuris nepasimeta tarp mėnesių

Mėnesio pradžios likutis – dažniausia kelionės lapų klaida. Jei jis paimtas ne iš to mėnesio arba paprasčiausiai užmirštas, visa tolesnė aritmetika neteisinga, o pastebima tai tik metų gale.

Sistemoje likutis persikelia iš praėjusio mėnesio uždarymo automatiškai. Grįžę pažiūrėti senesnio mėnesio nieko nesugadinsite – peržiūra nekeičia sekančių mėnesių skaičių.

Pirmasis automobilio kelionės lapas neturi iš ko perimti likučio. Todėl sistema tai pasako ir paprašo vairuotojo dviejų skaičių – spidometro rodmenų ir kuro likučio bake mėnesio pradžioje. Automobilis nepradeda skaičiuoti nuo nulio litrų tik todėl, kad ankstesnis lapas buvo popierinis.

Kaip pataisyti jau pateiktą kelionės lapą

Lapas pateiktas, o po savaitės paaiškėja, kad trūksta kelionės arba degalinės sąskaitoje yra pylimas, kurio lape nėra. Popieriuje tai reiškia perrašymą, o skaičiuoklėje – dar ir visų vėlesnių mėnesių likučių taisymą ranka.

Ezuroje buhalteris arba tiesioginis vadovas pateiktą lapą atrakina: gali parašyti, ką reikia pataisyti, ir pasirinkti, ar vairuotojui išsiųsti laišką su nuoroda tiesiai į tą automobilį ir mėnesį. Vairuotojas pataiso ir pateikia iš naujo. Atrakinti galima ir kelių mėnesių senumo lapą – kiek toli grįžti, sprendžia buhalteris.

Vėlesni mėnesiai pasitaiso patys. Jei rugsėjis po pataisymo baigiasi 4 litrais vietoj 12, spalis prasideda nuo 4 – net jei spalio lapas jau pateiktas. Kelionių eilutės vėlesniuose mėnesiuose neliečiamos, keičiasi tik pradžios likutis ir iš jo išplaukiantys skaičiai. Jei dėl pataisymo kurio nors mėnesio likutis tampa neigiamas, jis parodomas raudonai, o ne paslepiamas.

Kiekvienas atrakinimas lieka lapo istorijoje: kas atrakino, kada ir kodėl.

Norma pagal automobilį, ne pagal įmonę

Viena bendra norma visam autoparkui neveikia: krovininis automobilis, lengvasis ir hibridas sunaudoja skirtingai, o žiemą sąnaudos didesnės nei vasarą.

Ezuroje norma nustatoma kiekvienam automobiliui, o žiemos mėnesiams galima nurodyti atskirą reikšmę. Pagal ją skaičiuojamas sunaudojimas ir mėnesio pabaigos likutis.

Kai kurioms kelionėms reikia trečios normos – su priekaba arba gruntkeliais. Ją galima nurodyti prie automobilio, o vairuotojas naršyklėje pažymi tik tas eilutes, kurioms ji taikoma. Pažymėtų eilučių kilometrai skaičiuojami pagal trečią normą, likusios – pagal mėnesio normą, o PDF kelionės lape tokie kilometrai pažymimi žvaigždute su paaiškinimu apačioje.

Svarbu, kad norma būtų techniškai pagrįsta – iš gamintojo duomenų arba iš pačios įmonės metodikos. Sistema jos už jus nesugalvos, bet ją pritaikys nuosekliai visiems mėnesiams.

Kai kilometrai ir litrai nesutampa

Klasikinė situacija: pripilta 240 litrų, o suvesti maršrutai duoda tiek kilometrų, kad pagal normą turėjo užtekti 180. Skirtumą reikia arba paaiškinti, arba paskirstyti.

Mygtukas „Suderinti km“ parodo, kiek kilometrų pagal turimą kurą buvo galima nuvažiuoti, ir leidžia išdėstyti trūkstamus kilometrus per jau suvestas dienas. Kiekvienai dienai taikomas ribotas pokytis, kad iš 40 km kelionės netaptų 400, o jei kažkas nesutelpa – tai pasakoma, o ne paslepiama.

Vairuotojas pildo tai, ką tik jis ir žino

Vairuotojas mato tik jam priskirtus automobilius. Pildymai, likutis ir norma jam jau paruošti – lieka data, maršrutas ir kilometrai. Naršyklėje prie kiekvienos eilutės matyti, kiek kuro lieka bake po tos kelionės ir kiek kilometrų jo dar užteks pagal normą, todėl neįrašytas pylimas pastebimas iš karto, o ne mėnesio gale.

Pildoma telefone arba naršyklėje, įrašai išsaugomi patys, o prieš pateikiant galima peržiūrėti tą patį PDF, kurį matys buhalteris.

Būtent maršruto ir tikslo aprašymas yra vertingiausia kelionės lapo dalis – bendri įrašai „važinėta darbo reikalais“ nieko neįrodo, todėl šis stulpelis paliekamas žmogui.

Kai vienu automobiliu važinėja keli žmonės

Ne kiekvienas darbuotojas turi jam priskirtą automobilį, bet kartais įmonės automobiliu važiuoja ir jis. Įprasta išeitis – atsakingas vairuotojas įrašo kolegos kelionę pats, iš jo žodžių.

Ezuroje tokiam žmogui galima leisti kelionę įrašyti pačiam: jis pasirenka automobilį, datą, maršrutą ir kilometrus. Eilutė atsiduria to automobilio kelionės lape su jo vardu, o viso kito lapo jis nemato. Atsakingas vairuotojas eilutę mato, gali ją pataisyti ir lapą pateikia kaip visada – už automobilį ir toliau pasirašo vienas žmogus.

Kuro įrašyti nereikia: pylimai atkeliauja iš degalinės sąskaitos pagal automobilio kortelę, kad ir kas tą dieną vairavo. Leidimas suteikiamas konkrečiam žmogui arba grupei, todėl įjungus šią galimybę ne visi darbuotojai iš karto gali rašyti į visų automobilių lapus.

Kai vairuotojai susikeičia automobiliais

Vairuotojai kartais susikeičia automobiliais, bet kuro pila savo kortele. Tada degalinės sąskaitoje pylimas atsiduria kortelės automobilio lape, nors kuras pateko į kito automobilio baką, ir abiejų automobilių likučiai nebesutampa.

Ezuroje vairuotojas savo lape naršyklėje pažymi tas keliones ir perkelia jas į kitą automobilį. Kartu keliauja ir tų kelionių pylimai, todėl abiejų automobilių kuro likučiai ir suderinimas su sąskaitomis persiskaičiuoja patys. Perkelti galima ir į automobilį, kurio mėnesio lapas jau pateiktas – jis perskaičiuojamas, o abiejuose lapuose lieka pastaba apie perkėlimą.

Perkeltas pylimas lieka prie naujojo automobilio ir tada, kai sąskaita vėliau perskaitoma iš naujo – kortelė jo atgal nebepriskiria.

Buhalteriui – visas autoparkas viename lange

Kiekvienas automobilis yra viena eilutė: valstybinis numeris, atsakingas vairuotojas, praėjusio mėnesio būsena, kilometrai, litrai lape ir sąskaitose, likutis. Šalia – dvylika langelių, po vieną kiekvienam mėnesiui: pateiktas, pildomas, atrakintas arba mėnuo baigėsi, o lapo nėra. Todėl mėnesio gale nebereikia klausinėti po vieną – užtenka filtro „praėjusio mėnesio lapas nepateiktas“.

Pateiktas lapas, kuriame kažkas nesutampa, pažymimas pastaba: sąskaitoje yra pylimas, kurio lape nėra, litrai lape skiriasi nuo sąskaitų, likutis neigiamas, eilutės be maršruto arba lapas pateiktas tuščias. Paspaudus langelį matyti, kas ir kada lapą pateikė, o iš ten pat jį galima atsidaryti kaip PDF arba atrakinti taisymui.

Automobilio, už kurį niekas neatsako, lapą buhalteris gali pateikti pats – tada jis ir įrašomas kaip pateikęs.

Metinėje suvestinėje kiekvienas automobilis turi savo eilutę su litrais pagal mėnesį, metine suma ir nuvažiuotais kilometrais. Iš jos iš karto matyti, kurio automobilio sąnaudos nukrypsta nuo normos, ir ar nukrypimas kartojasi, ar buvo vienkartinis.

Kiekvieno automobilio kelionės lapą galima atsidaryti kaip PDF su mėnesio suvestine ir išsaugoti kartu su kitais dokumentais.

Mokestis už aplinkos teršimą – iš tų pačių litrų

Mokestį už aplinkos teršimą iš mobilių taršos šaltinių paprastai tenka skaičiuoti atskirai: susirinkti metinius litrus pagal kuro rūšį, paversti juos tonomis pagal tankį, pritaikyti tarifą ir metinį indeksavimo koeficientą.

Ezuroje tie litrai jau yra – jie atkeliavo su degalinių sąskaitomis. Todėl skaičiavimas rodomas kaip lentelė: benzinas ir dyzelinas atskirai, litrai, tonos, tarifas ir mokesčio suma, o apačioje – bendra suma metams.

Metinį indeksavimo koeficientą kasmet nustato Aplinkos ministerija. Kol naujų metų koeficientas dar nepaskelbtas, skaičiuojama su paskutiniu žinomu, ir tai aiškiai pažymima – suma rodoma kaip preliminari, o ne pateikiama kaip galutinė.

Ar kelionės lapas iš viso privalomas?

Įstatymas nenurodo nei privalomos kelionės lapo formos, nei paties kelionės lapo – įmonė pati sprendžia, kokiais pasirašytais dokumentais įrodo kuro sunaudojimą. Kelionės lapai, kuro nurašymo aktai ir sunaudojimo ataskaitos visi tinka.

Praktinis skirtumas atsiranda kitur: sąnaudai pagrįsti dažnai pakanka mėnesio suvestinės, o štai paaiškinti, kad automobilis nebuvo naudojamas asmeniniams reikalams, be maršrutų ir tikslų sunku. Todėl kelionės lapas išlieka patogiausia forma – jei jis pildomas ne iš atminties.

Detaliau apie tai rašome tinklaraštyje – žemiau rasite nuorodą.

Dažni klausimai

Ar kelionės lapai privalomi Lietuvoje?

Privalomos kelionės lapo formos nėra, o kuro sąnaudos gali būti pripažįstamos ir be kelionės lapų – įmonė pati pasirenka, kokiais dokumentais pagrindžia sunaudojimą. Kelionės lapas yra patogiausias būdas, ypač kai reikia paaiškinti automobilio naudojimą.

Iš kur atsiranda pildymai?

Iš degalinių sąskaitų, kurios ir taip atkeliauja į apskaitą. Operacijos susiejamos su automobiliu per kuro kortelės numerį, todėl kelionės lape jau matomos datos ir litrai.

Ką daryti, jei buvo pilta grynaisiais arba svetima kortele?

Pildymą galima įrašyti ranka. Jei tos pačios dienos pildymas vėliau atkeliauja ir iš sąskaitos, sistema jų nesudvigubina.

Ar galima nustatyti skirtingą normą žiemai?

Taip. Norma nustatoma kiekvienam automobiliui atskirai, o žiemos mėnesiams galima nurodyti atskirą reikšmę. Kelionėms su priekaba ar gruntkeliais galima nurodyti trečią normą – ji taikoma tik vairuotojo pažymėtoms eilutėms.

Kas mato kelionės lapus?

Vairuotojas mato tik jam priskirtus automobilius. Buhalteris ar autoparko administratorius mato visą autoparką ir gali atsisiųsti kiekvieno automobilio mėnesio PDF.

Ar galima pataisyti jau pateiktą kelionės lapą?

Taip. Buhalteris arba tiesioginis vadovas lapą atrakina, vairuotojas pataiso ir pateikia iš naujo. Vėlesnių mėnesių pradžios likutis persiskaičiuoja pats, o atrakinimas lieka lapo istorijoje.

Ką daryti, jei automobiliu važiavo ne atsakingas vairuotojas?

Žmogui, kuris neturi savo automobilio, galima leisti kelionę įrašyti pačiam. Ji atsiduria to automobilio kelionės lape su jo vardu, o lapą ir toliau pateikia atsakingas vairuotojas.

Vairuotojas savo kortele pylė kuro į kitą automobilį – ką daryti?

Vairuotojas perkelia tas keliones į kitą automobilį, ir jų pylimai keliauja kartu. Abiejų automobilių likučiai persiskaičiuoja, o abiejuose lapuose lieka pastaba apie perkėlimą.

Susiję puslapiai

• Kelionės lapų pildymas iš kuro sąskaitų
• Transporto sąnaudų priskyrimas automobiliui
• Kuro nurašymas: kaip pagrįsti kiekvieną pylimą
• Komandiruočių apskaita
• Sąskaitų automatizavimo kaina