Kelionės lapų pildymo programa

Kuro sąskaita jau yra apskaitoje – panaudokime ją du kartus

Degalinės sąskaita nėra vienas įrašas – tai dešimtys operacijų: data, laikas, kortelė, litrai, kaina. Įprastai visa ši informacija dingsta bendroje mėnesio sumoje.

Ezura tas operacijas išsaugo atskirai ir susieja su automobiliu per kuro kortelę. Tai reiškia, kad tas pats dokumentas, kuris keliauja į apskaitą kaip sąnauda, tuo pačiu užpildo ir kelionės lapo pildymų stulpelį. Nieko nereikia vesti antrą kartą.

Kiekviena degalinės operacija – atskira eilutė

Buhalterio pusėje mėnesio kuro sąskaitos rodomos taip, kaip jos atkeliavo: pagal pardavėją ir sąskaitos numerį, o viduje – suskirstytos pagal automobilį. Prie kiekvieno automobilio matyti jo kortelės, litrai ir suma, o išskleidus – kiekviena operacija su data, laiku, degaline, produktu, kiekiu ir kortelės numeriu.

Tai reiškia, kad klausimas „kiek šį mėnesį kainavo šitas automobilis“ turi atsakymą be jokio rūšiavimo rankomis – ir tas pats atsakymas jau yra vairuotojo kelionės lape.

Ką sąskaita rodo, o eilutės – ne

Degalinių sąskaitos nėra tvarkingos: dalis eilučių būna už plovyklą ar kavą, kortelė gali būti neužregistruota, o kai kurios eilutės – korekcijos už praėjusį mėnesį.

Todėl prie kiekvienos sąskaitos rodomas skirtumas tarp sąskaitos sumos ir to, kas surinkta į eilutes, bei atskirai – eilutės, kurių nepavyko priskirti jokiam automobiliui, su jų suma. Tai ne bendras įspėjimas: matote, kiek tiksliai ir kur dingo.

Kreditinės sąskaitos pažymimos atskirai ir nesumuojamos su įprastomis, todėl mėnesio kuro suma nepasipučia nuo perrašytos sąskaitos.

Kuro likutis, kuris nepasimeta tarp mėnesių

Mėnesio pradžios likutis – dažniausia kelionės lapų klaida. Jei jis paimtas ne iš to mėnesio arba paprasčiausiai užmirštas, visa tolesnė aritmetika neteisinga, o pastebima tai tik metų gale.

Sistemoje likutis persikelia iš praėjusio mėnesio uždarymo automatiškai. Grįžę pažiūrėti senesnio mėnesio nieko nesugadinsite – peržiūra nekeičia sekančių mėnesių skaičių.

Norma pagal automobilį, ne pagal įmonę

Viena bendra norma visam autoparkui neveikia: krovininis automobilis, lengvasis ir hibridas sunaudoja skirtingai, o žiemą sąnaudos didesnės nei vasarą.

Ezuroje norma nustatoma kiekvienam automobiliui, o žiemos mėnesiams galima nurodyti atskirą reikšmę. Pagal ją skaičiuojamas sunaudojimas ir mėnesio pabaigos likutis.

Svarbu, kad norma būtų techniškai pagrįsta – iš gamintojo duomenų arba iš pačios įmonės metodikos. Sistema jos už jus nesugalvos, bet ją pritaikys nuosekliai visiems mėnesiams.

Kai kilometrai ir litrai nesutampa

Klasikinė situacija: pripilta 240 litrų, o suvesti maršrutai duoda tiek kilometrų, kad pagal normą turėjo užtekti 180. Skirtumą reikia arba paaiškinti, arba paskirstyti.

Mygtukas „Suderinti km“ parodo, kiek kilometrų pagal turimą kurą buvo galima nuvažiuoti, ir leidžia išdėstyti trūkstamus kilometrus per jau suvestas dienas. Kiekvienai dienai taikomas ribotas pokytis, kad iš 40 km kelionės netaptų 400, o jei kažkas nesutelpa – tai pasakoma, o ne paslepiama.

Vairuotojas pildo tai, ką tik jis ir žino

Vairuotojas mato tik jam priskirtus automobilius ir tik einamąjį mėnesį. Pildymai, likutis ir norma jam jau paruošti – lieka data, maršrutas ir kilometrai.

Pildoma telefone arba naršyklėje, įrašai išsaugomi patys, o prieš pateikiant galima peržiūrėti tą patį PDF, kurį matys buhalteris.

Būtent maršruto ir tikslo aprašymas yra vertingiausia kelionės lapo dalis – bendri įrašai „važinėta darbo reikalais“ nieko neįrodo, todėl šis stulpelis paliekamas žmogui.

Buhalteriui – visas autoparkas viename lange

Matoma, kurie automobiliai mėnesį jau pateikė kelionės lapą, o kurie dar ne – todėl mėnesio gale nebereikia klausinėti po vieną.

Metinėje suvestinėje kiekvienas automobilis turi savo eilutę su litrais pagal mėnesį, metine suma ir nuvažiuotais kilometrais. Iš jos iš karto matyti, kurio automobilio sąnaudos nukrypsta nuo normos, ir ar nukrypimas kartojasi, ar buvo vienkartinis.

Kiekvieno automobilio kelionės lapą galima atsidaryti kaip PDF su mėnesio suvestine ir išsaugoti kartu su kitais dokumentais.

Mokestis už aplinkos teršimą – iš tų pačių litrų

Mokestį už aplinkos teršimą iš mobilių taršos šaltinių paprastai tenka skaičiuoti atskirai: susirinkti metinius litrus pagal kuro rūšį, paversti juos tonomis pagal tankį, pritaikyti tarifą ir metinį indeksavimo koeficientą.

Ezuroje tie litrai jau yra – jie atkeliavo su degalinių sąskaitomis. Todėl skaičiavimas rodomas kaip lentelė: benzinas ir dyzelinas atskirai, litrai, tonos, tarifas ir mokesčio suma, o apačioje – bendra suma metams.

Metinį indeksavimo koeficientą kasmet nustato Aplinkos ministerija. Kol naujų metų koeficientas dar nepaskelbtas, skaičiuojama su paskutiniu žinomu, ir tai aiškiai pažymima – suma rodoma kaip preliminari, o ne pateikiama kaip galutinė.

Ar kelionės lapas iš viso privalomas?

Įstatymas nenurodo nei privalomos kelionės lapo formos, nei paties kelionės lapo – įmonė pati sprendžia, kokiais pasirašytais dokumentais įrodo kuro sunaudojimą. Kelionės lapai, kuro nurašymo aktai ir sunaudojimo ataskaitos visi tinka.

Praktinis skirtumas atsiranda kitur: sąnaudai pagrįsti dažnai pakanka mėnesio suvestinės, o štai paaiškinti, kad automobilis nebuvo naudojamas asmeniniams reikalams, be maršrutų ir tikslų sunku. Todėl kelionės lapas išlieka patogiausia forma – jei jis pildomas ne iš atminties.

Detaliau apie tai rašome tinklaraštyje – žemiau rasite nuorodą.

Dažni klausimai

Ar kelionės lapai privalomi Lietuvoje?

Privalomos kelionės lapo formos nėra, o kuro sąnaudos gali būti pripažįstamos ir be kelionės lapų – įmonė pati pasirenka, kokiais dokumentais pagrindžia sunaudojimą. Kelionės lapas yra patogiausias būdas, ypač kai reikia paaiškinti automobilio naudojimą.

Iš kur atsiranda pildymai?

Iš degalinių sąskaitų, kurios ir taip atkeliauja į apskaitą. Operacijos susiejamos su automobiliu per kuro kortelės numerį, todėl kelionės lape jau matomos datos ir litrai.

Ką daryti, jei buvo pilta grynaisiais arba svetima kortele?

Pildymą galima įrašyti ranka. Jei tos pačios dienos pildymas vėliau atkeliauja ir iš sąskaitos, sistema jų nesudvigubina.

Ar galima nustatyti skirtingą normą žiemai?

Taip. Norma nustatoma kiekvienam automobiliui atskirai, o žiemos mėnesiams galima nurodyti atskirą reikšmę.

Kas mato kelionės lapus?

Vairuotojas mato tik jam priskirtus automobilius. Buhalteris ar autoparko administratorius mato visą autoparką ir gali atsisiųsti kiekvieno automobilio mėnesio PDF.

Susiję puslapiai

• Kelionės lapų pildymas iš kuro sąskaitų
• Transporto sąnaudų priskyrimas automobiliui
• Komandiruočių apskaita
• Sąskaitų automatizavimo kaina