Masinis sąskaitų automatizavimas: kai jų 200 vienu kartu

Mėnesio pabaigoje sąskaitos ateina ne po vieną. Klientas atsiunčia dviejų šimtų sąskaitų paketą, ir buhalterio kalendorius kelioms dienoms uždaromas. Būtent šis scenarijus – masinis sąskaitų apdorojimas – ir yra tas atvejis, kur automatizavimas duoda daugiausia.

200 sąskaitų nėra „200 kartų po vieną“

Klaidinga manyti, kad problema yra skaitymo greitis. Perskaityti sąskaitą užtrunka sekundes. Laiką ryja sprendimai: kuriam projektui priskirti eilutę, koks PVM kodas, ar tiekėjas jau yra sistemoje, į kurį sąnaudų centrą tai keliauja. Šimtas sąskaitų reiškia šimtus tokių sprendimų – ir kiekvienas jų yra vienodas, pasikartojantis ir aprašomas taisykle.

Taisyklės nustatomos vieną kartą, ne kas mėnesį

Prieš pirmą didelį paketą kartu su jumis sudėliojame taisykles: raktažodžius, pagal kuriuos dimensijos (projektas, objektas, padalinys) priskiriamos automatiškai; laukų ištraukimo taisykles papildomai informacijai; PVM logiką, įskaitant mišrias ir atvirkštinio apmokestinimo sąskaitas. Nuo tada tos pačios taisyklės galioja kiekvienam kitam paketui – nesvarbu, ar jame dešimt sąskaitų, ar trys šimtai.

Automatinis patvirtinimas: peržiūros reikia ne visoms

Kiekvienai gaunamų sąskaitų dėžutei galima įjungti automatinį patvirtinimą arba nukreipti sąskaitas peržiūrai pas konkretų atsakingą asmenį. Tai nustatoma atskirai kiekvienam srautui, todėl skirtingi klientai ar padaliniai gali turėti skirtingą griežtumą: vienam viskas tvirtinama automatiškai, kitam – kiekviena sąskaita keliauja peržiūrai.

Svarbiausia dalis – kas nusprendžia, kurios sąskaitos peržiūros reikalauja. Prieš eksportą kiekviena sąskaita tikrinama pagal jūsų apskaitos sistemos taisykles: kiekviena ERP sistema turi savo privalomus laukus ir formatus, o pažeidimai skirstomi į klaidas ir įspėjimus. Taigi pažymimos ne „įtartinos“ sąskaitos abstrakčiai, o būtent tos, kurių jūsų sistema nepriimtų. Likusios lieka švarios ir tyliai laukia eksporto.

Ką realiai daro buhalteris

• •Peržiūri paketą – ne veda jį, o žiūri paruoštus įrašus
• •Sutvarko tik pažymėtas sąskaitas, kurių neapima taisyklės
• •Pažymi paketą kaip paruoštą apskaitos sistemai
• •Eksportuoja į Rivile, EuroSkaitą, B1 ar kitą sistemą

Dviejų šimtų sąskaitų paketas taip virsta peržiūros darbu, o ne suvedimo darbu. Rankinis vedimas mastelio neturi: dvigubai daugiau sąskaitų reiškia dvigubai daugiau valandų. Taisyklėmis paremtas apdorojimas mastelį turi – dvigubai daugiau sąskaitų reiškia tą patį taisyklių rinkinį.

Ar apsimoka?

Ezura kainuoja nuo 0,25 € už sąskaitą, todėl 200 sąskaitų paketas kainuoja apie 50 € – o didesniems kiekiams įkainis už sąskaitą dar mažesnis. Palyginkite tai su valandomis, kurias tas pats paketas atima suvedant rankomis – skaičiavimas paprastai užtrunka trumpiau nei viena sąskaita.

Nuo ko pradėti

Pradėti verta ne nuo viso archyvo, o nuo vieno realaus paketo: atsiųskite jį, kartu sudėliosime taisykles ir pamatysite, kiek sąskaitų praeina be jokio rankinio prisilietimo. Pirmąsias sąskaitas galite išbandyti nemokamai.