Monet sąskaitų perdavimas: kaip automatizuoti

Monet naudoja vis daugiau Lietuvos įmonių ir jas aptarnaujančių buhalterių. Bet gaunamos tiekėjų sąskaitos į Monet vis tiek dažniausiai suvedamos rankomis: kažkas atsidaro PDF, sukuria pirkimo dokumentą, perrašo eilutes, parenka sąnaudų sąskaitą ir PVM. Šiame straipsnyje – kaip šį kelią automatizuoti.

Jokio failo, jokio įkėlimo

Su dalimi apskaitos sistemų automatizavimas baigiasi paruoštu importo failu, kurį dar kažkas turi atsisiųsti, įkelti ir patikrinti. Su Monet šio tarpinio žingsnio nėra: patvirtinus sąskaitą Ezura sistemoje, ji per kelias sekundes atsiranda Monet kaip tvarkingas pirkimo dokumentas.

Praktiškai tai reiškia, kad dingsta visa failų grandinė – ir kartu klausimai „ar tą failą jau įkėlėme?“ bei „kodėl importas nepraėjo?“. Jei norite, dokumentas gali būti paliekamas nepatvirtintas, kad paskutinį žingsnį Monet pusėje padarytų žmogus.

Sąnaudų sąskaitos – be prekių kortelių

Paslaugų ir sąnaudų sąskaitose „prekės“ kaip tokios nėra – svarbu tik teisinga sąnaudų sąskaita ir PVM. Todėl perduodant nereikia, kad kiekvienai eilutei Monet sistemoje jau egzistuotų prekės kortelė. Tai nuima bene didžiausią rankinio paruošimo naštą įmonėms, kurių didžiąją dalį sąskaitų sudaro paslaugos.

Kuri sąnaudų sąskaita atitenka eilutei, sprendžia jūsų taisyklės – pavyzdžiui, tam tikras sąnaudų tipas gali visada keliauti į tą pačią sąskaitą. Jei kuri eilutė lieka neaiški, galima iš anksto numatyti, kur ji keliauja, kad perdavimas nesustotų dėl vienos eilutės. Buhalteris valdo knygojimą taisyklėmis, o ne prie kiekvienos sąskaitos.

Jūsų klasifikatoriai lieka jūsų

Dažniausia klaida jungiant bet kurią sistemą prie apskaitos – bandyti PVM kodus ir sąskaitų planą aprašyti iš naujo. Ezura jų nekuria: įmonės, PVM kodai, sąskaitų planas ir dimensijos imami iš jūsų Monet. Todėl sąskaita priskiriama prie realiai egzistuojančių įrašų, o pridėję naują sąnaudų sąskaitą Monet pusėje, jos nebeaprašinėjate antrą kartą pas mus.

PVM priskiriamas kiekvienai eilutei atskirai, o atvirkštinio apmokestinimo atvejai atpažįstami automatiškai – todėl užsienio tiekėjų ar statybos paslaugų sąskaitos nesuklaidina PVM apskaitos.

Analitika atkeliauja kartu

Padalinys, projektas ar objektas priskiriami automatiškai pagal jūsų taisykles ir atkeliauja į Monet kartu su sąskaita – be rankinio žymėjimo. Vienoje sąskaitoje gali būti kelios eilutės su skirtingais objektais, ir jos taip ir atsiras, o ne suplaks į vieną sumą.

Tiekėjai nesidubliuoja

Prieš perduodant sąskaitą tiekėjas surandamas jūsų Monet duomenyse – pagal įmonės arba PVM kodą, o ne pagal pavadinimo rašybą. Jei tokio tiekėjo dar nėra, jis sukuriamas. Taip išvengiama situacijos, kai ta pati įmonė sistemoje pamažu virsta trimis skirtingais įrašais, o ataskaitos ima nesutapti.

Kartu perduodamos datos, dokumento numeris ir bendra suma, todėl neatitikimas tarp eilučių ir dokumento sumos matomas iš karto, o ne mėnesio uždarymo metu. Kitos nei euro valiutos keliauja su valiutos žyma – atskiro rankinio žingsnio nereikia.

Ką verta paruošti prieš jungiantis

Keli dalykai, kuriuos verta pasitikrinti iš anksto – jie nulemia, ar prijungimas užtruks valandą, ar dieną:

• •atskira Monet prieiga integracijai, o ne kieno nors asmeninė paskyra
• •jei jūsų Monet aptarnauja kelias įmones – nuo kurios pradedame
• •susitarimas, kur keliauja neaiškios eilutės, kad perdavimas nesustotų dėl vienos
• •kelios pavyzdinės tiekėjų sąskaitos, pagal kurias suderinamos taisyklės

Kas lieka buhalteriui

Automatizavimas nereiškia, kad sprendimai atiduodami sistemai. Į Monet niekas nekeliauja, kol žmogus nepatvirtina – o patvirtinimo momentu matote tą patį, ką matytumėte vesdami ranka: tiekėją, eilutes, PVM ir analitiką. Skirtumas tik tas, kad viskas jau užpildyta ir belieka pritarti arba pataisyti.

Praktikoje tai reiškia, kad buhalterio darbas pasislenka nuo perrašinėjimo prie sprendimų: kur priskirti neįprastą sąnaudą, ar tiekėjo sąlygos pasikeitė, ar sąskaita apskritai pagrįsta. Būtent tam jo kompetencija ir reikalinga.

Kaip atrodo visas kelias

Tiekėjas atsiunčia sąskaitą el. paštu į jūsų Ezura adresą. Sistema ją nuskaito, patikrina tiekėjo rekvizitus, priskiria PVM ir dimensijas pagal jūsų taisykles. Buhalteris peržiūri rezultatą ir patvirtina. Patvirtinta sąskaita atsiranda Monet. Rankinio perrašymo etapo tiesiog nebelieka – lieka peržiūra.

Jei naudojate Monet ir norite pamatyti, kaip tai veiktų su jūsų pačių tiekėjų sąskaitomis, dažniausiai užtenka kelių pavyzdinių PDF – rezultatą pamatysite su savo realiais dokumentais.