Pasikartojančios sąskaitos: kai jos išrašomos pačios

Pirmomis mėnesio dienomis dalis sąskaitų išrašoma ne todėl, kad kažkas įvyko, o todėl, kad prasidėjo naujas mėnuo. Nuoma, abonentinis mokestis, mėnesinė priežiūra, sutartas valandų paketas – tas pats pirkėjas, ta pati eilutė, ta pati suma. Darbas nesunkus. Jis tiesiog kartojasi, ir kartojasi tiek kartų, kiek turite tokių klientų.

Sunkiausia dalis – ne suvedimas, o atsiminimas

Trisdešimt panašių sąskaitų per rytą suvedamos. Brangiau kainuoja klausimai aplink jas: ar šitam klientui jau išrašėme, ar sutartis dar galioja, ar nuo liepos buvo sutarta nauja kaina, ar tas, kuris paslaugų atsisakė vasarį, vis dar gauna sąskaitą. Kiekvienas iš tų klausimų atsakomas rankiniu būdu ir kiekvieną mėnesį iš naujo.

Įprastas sprendimas – nusikopijuoti praėjusio mėnesio sąskaitą. Kartu nusikopijuojama ir viskas, kas joje buvo negerai: senas laikotarpis pavadinime, praėjusio mėnesio data, pernykštė kaina ir ta vienkartinė eilutė, kuri ten pateko tik tą vieną kartą.

Šablonas vietoje kopijos

Pasikartojanti sąskaita Ezura sistemoje yra šablonas su grafiku, o ne pažymėta sąskaita. Viename šablone surašoma tai, kas nesikeičia – pirkėjas, eilutės, PVM, valiuta, mokėjimo terminas, dimensijos ir pastabos, – ir nurodoma, kas keičiasi: dažnis (kas mėnesį, kas ketvirtį ar kas metus), pirmosios sąskaitos data ir mėnesio diena.

Toliau kiekvieną laikotarpį sukuriama įprasta pardavimo sąskaita – tokia pati, kokią būtumėte suvedę ranka, su ta pačia peržiūra, tuo pačiu PDF ir tuo pačiu perdavimu į apskaitos programą. Sąraše matosi tai, ko iš tikrųjų reikia: kada bus kita sąskaita, kiek jų jau išrašyta ir kuris šablonas pristabdytas.

Juodraštis ar iškart išrašyta – pasirenkate jūs

Numatytoji elgsena yra atsargi: šablonas sukuria juodraštį. Juodraštis neturi numerio, nepatenka į PVM apskaitą ir laukia, kol žmogus jį peržiūrės ir išrašys. Tiems šablonams, kuriais pasitikite – fiksuotai nuomai, pastoviam abonentiniam mokesčiui, – galima įjungti automatinį išrašymą: sąskaita iš karto gauna numerį ir yra baigta. Skirtumas tarp dviejų variantų per didelis, kad būtų paslėptas smulkiu šriftu, todėl pasekmė parašyta šalia paties jungiklio.

Kodėl juodraštis nepasiima numerio

PVM sąskaitų faktūrų numeriai turi būti sudaryti didėjančia tvarka ir paremti viena ar keliomis serijomis. Jeigu numeris rezervuojamas jau kuriant juodraštį, o juodraštis vėliau ištrinamas, serijoje lieka skylė, kurią kada nors reikės paaiškinti. Todėl numeris atsiranda tik išrašymo momentu – niekada anksčiau. Praktinė pasekmė: eiliškumas atitinka išrašymo, o ne rengimo tvarką, ir pasikartojantis šablonas negali sugadinti serijos vien tuo, kad ką nors paruošė.

Išankstinės sąskaitos turi turėti savo seriją

Šitą verta pasitikrinti savo sistemoje nepriklausomai nuo to, ką naudojate. Išankstinė (proforma) sąskaita nėra apskaitos dokumentas: ji neregistruojama apskaitoje, pagal ją neatsiranda prievolė deklaruoti PVM, o pirkėjas pagal ją PVM neatskaito. Jeigu proformos ima numerius iš tos pačios serijos kaip PVM sąskaitos faktūros, ta serija pradeda šokinėti be jokios matomos priežasties.

Pasikartojantys šablonai tokią klaidą padaugina: viena proforma per mėnesį virsta dvylika per metus. Todėl išankstinės sąskaitos turi savo atskirą seriją su savo numerio šablonu – lygiai kaip kreditinės.

Trumpi mėnesiai ir mėnesio galas

Jei šablonas nustatytas 31 dienai, vasarį sąskaita bus išrašyta paskutinę mėnesio dieną, o kovą vėl grįš į 31-ą – diena nenuslysta pirmyn ir mėnesiai nepradeda slinkti. Smulkmena, kol nepamatote nuomos sąskaitos, išrašytos kovo 3 d. už vasarį.

Kai vieną mėnesį reikia kitaip

Tai dažniausias atvejis ir kartu pavojingiausias įprotis. Prireikus prie rugpjūčio sąskaitos pridėti tris papildomas konsultacijų valandas, pagunda yra pataisyti šabloną. Po to eilutė jame lieka, ir klientas permokinėja kiekvieną mėnesį, kol pats pastebi.

Teisingas kelias – taisyti tą vieną sąskaitą, o ne šabloną. Kol sąskaita yra juodraštis, ji redaguojama laisvai: eilutė pridedama, nuolaida pritaikoma, laikotarpis perrašomas. Šablonas lieka toks, koks buvo. Būtent dėl to juodraščio režimas yra numatytasis – jis palieka vietą pakeitimui prieš tai, kai sąskaita tampa dokumentu.

Jeigu sąskaita jau išrašyta, pakeisti jos nebegalima – tai PVM dokumentas su panaudotu numeriu. Vienintelis kelias atgal yra kreditinė sąskaita.

Kada šablonas turi sustoti

Sutartys baigiasi, ir sąskaitos turi baigtis kartu su jomis. Pabaigą galima nurodyti iš karto kuriant šabloną:

• •be pabaigos – kol patys nesustabdysite
• •iki konkrečios datos – kaip parašyta sutartyje
• •po sutarto sąskaitų skaičiaus – dvylika mėnesių, keturi ketvirčiai

Laikinai šabloną galima pristabdyti ir vėliau tęsti – tam netinka jo trynimas, nes jau sukurtos sąskaitos turi likti. O jeigu kažko trūksta, pavyzdžiui, pirkėjo nebėra sąrašuose, šablonas sustoja ir pažymimas kaip reikalaujantis dėmesio. Tyliai praleisti mėnesio jis negali – tai blogiausias iš galimų elgesio variantų, nes pastebimas tik ketvirčio gale.

Ko dar nėra

Vieno dalyko sąmoningai nėra: automatinio išsiuntimo klientui el. paštu. Sąskaita sukuriama ir, jei taip pasirinkote, išrašoma, bet išsiunčiate ją jūs. Verta žinoti iš anksto, jeigu tikitės procese nedalyvauti visai.

Ką tai realiai duoda

Nauda ne ta, kad nereikia spausdinti klavišų. Nauda ta, kad mėnesio pradžia nustoja būti sąrašo tikrinimu: išrašomos visos sąskaitos, kurios turi būti išrašytos, ir nė viena, kuri neturi. Kuo daugiau pasikartojančių klientų, tuo skirtumas didesnis – ir tuo brangiau kainuoja viena pamiršta sąskaita, kuri pastebima tik po ketvirčio.