Kreditinės sąskaitos ir grąžinimai: kaip automatizuoti

Kreditinė sąskaita faktūra išrašoma tada, kai pasikeičia jau apskaityto tiekimo vertė: prekės grąžinamos, suteikiama nuolaida, ištaisoma klaida. Buhalteriui tai atskiras darbas – dokumentas atrodo kaip įprasta sąskaita, bet apskaitoje turi veikti priešinga kryptimi. Būtent todėl kreditinės sąskaitos dažnai lieka už automatizavimo ribų ir suvedamos ranka.

Kodėl kreditinės sąskaitos stringa automatiniame sraute

Daugelis sąskaitų skaitmenizavimo įrankių yra sukurti vienam scenarijui: pirkimo sąskaita, teigiami kiekiai, teigiamos sumos. Kreditinė sąskaita šį scenarijų laužo. Jei įrankis dokumento tipo neatpažįsta, buhalteris gauna įrašą su teisingomis sumomis, bet neteisinga kryptimi – ir taiso jį apskaitos sistemoje rankomis. Praleista kreditinė sąskaita savo ruožtu reiškia per didelį laikotarpio pirkimų arba pardavimų PVM.

Dokumento tipas atpažįstamas automatiškai

Ezura klasifikuoja dokumentą nuskaitymo metu: jei tai kreditinė sąskaita, ji pažymima atskiru tipu dar prieš patenkant buhalteriui į peržiūrą. Jei sąskaita persiskaitoma iš naujo (pavyzdžiui, gavus geresnės kokybės PDF), tipas perskaičiuojamas kartu su likusiais laukais. Peržiūros lange tipą galima ir pakeisti ranka – atpažinimas yra pagalba, o ne galutinis sprendimas.

• •Kreditinė sąskaita atpažįstama iš dokumento turinio, ne iš failo pavadinimo
• •Eilutės, kiekiai ir PVM tarifai nuskaitomi kaip įprastoje sąskaitoje
• •Tipą galima pataisyti peržiūroje viena žyma
• •Dimensijos ir sąnaudų centrai priskiriami tomis pačiomis taisyklėmis

Svarbiausia detalė: ženklo neužtenka

Čia slypi priežastis, kodėl „tiesiog uždėkime minusą“ neveikia. Apskaitos sistemos kreditinę sąskaitą atpažįsta ne iš neigiamos sumos, o iš operacijos tipo. Rivile GAMA atveju Ezura keičia patį dokumento operacijos tipą – pirkimo kreditinė sąskaita gauna kitą operacijos kodą nei įprastas pirkimas, o išrašyta kreditinė – kitą nei įprastas pardavimas. Sumos tuo metu perduodamos teigiamos: kryptį nurodo operacijos tipas, o ne skaičiaus ženklas.

Kita dalis to paties reikalo – eilutės. Dalis apskaitos sistemų reikalauja teigiamos vieneto kainos ir netoleruoja neigiamos, todėl grąžinimo kryptį turi nešti kiekis. Ezura eksporto tikrinimą atlieka dar prieš perduodama dokumentą: jei eilutė neatitinka konkrečios sistemos taisyklių, buhalteris mato tai kaip klaidą Ezuroje, o ne kaip atmestą importą apskaitos programoje.

Kreditinės sąskaitos ir PVM

Kreditinės PVM sąskaitos faktūros patenka į i.SAF registrus taip pat, kaip įprastos – todėl svarbu ne tik ženklas, bet ir eilutės PVM kodas. Jei sąskaitoje yra kelių tarifų eilučių ar atvirkštinio apmokestinimo, kreditavimas tuos pačius PVM tarifus turi atkartoti. Ezura kiekvienai eilutei išlaiko atskirą PVM tarifą ir sutikrina eilučių sumas su dokumento antrašte, todėl neatitikimas iškyla peržiūroje, o ne mėnesio uždarymo metu.

Išrašomos kreditinės sąskaitos

Kreditines sąskaitas reikia ne tik priimti, bet ir išrašyti. Ezuroje išrašomoms kreditinėms sąskaitoms galioja atskira numeracija – šablonas nustatomas pardavimų nustatymuose, todėl kreditiniai dokumentai nesimaišo su įprastų sąskaitų eilės numeriais ir vėliau lengviau susiejami su taisoma sąskaita.

Ką tai keičia buhalteriui

Praktinis rezultatas paprastas: grąžinimai ir nuolaidos nustoja būti išimtimi, kurią kas mėnesį reikia tvarkyti ranka. Dokumentas atkeliauja el. paštu, atpažįstamas kaip kreditinė sąskaita, gauna dimensijas ir PVM kodus pagal tas pačias taisykles kaip visos kitos sąskaitos ir iškeliauja į apskaitos sistemą su teisingu operacijos tipu.