Sąskaitų išrašymas: kaip išrašyti sąskaitą faktūrą

Daug kalbama apie gaunamų sąskaitų suvedimą, bet kasdienis darbas turi ir kitą pusę – sąskaitų išrašymą klientams. Rankinis išrašymas atrodo paprastas, kol neprireikia teisingos numeracijos, tvarkingo PDF su suma žodžiais ir sekos, kuri išlaiko auditą. Šiame įraše – kaip sąskaitos išrašymas veikia Ezura sistemoje ir kur automatika sutaupo laiko.

Gaunamos ir išrašomos sąskaitos – vienoje vietoje

Ezura pirmiausia žinoma dėl gaunamų sąskaitų: el. laiškas → nuskaitymas → PVM ir dimensijų patikra → eksportas į apskaitą. Bet ta pati sistema leidžia ir išrašyti sąskaitas klientams, todėl išeinantys ir įeinantys dokumentai gyvena vienoje vietoje, o ne dviejose skirtingose programose.

Nauda paprasta: tas pats klientų ir prekių sąrašas, ta pati apskaitos programa gale ir vienas įpročio taškas komandai. Nereikia atskiros sąskaitų išrašymo programos šalia tos, kurioje tvarkomos gaunamos sąskaitos.

Sąskaitos kelias: nuo juodraščio iki apmokėjimo

Kiekviena išrašoma sąskaita turi aiškią būseną. Juodraštis – dar redaguojama, numeris neskiriamas. Išrašyta – priskirtas numeris ir sugeneruotas PDF. Išsiųsta – nusiųsta pirkėjui. Apmokėta – gautas mokėjimas. O jei sąskaitą reikia anuliuoti, ji pažymima kaip atšaukta, tačiau jos numeris išsaugomas – kad audito seka nenutrūktų.

Svarbi smulkmena: numeris priskiriamas tik išrašant, o ne redaguojant juodraštį. Todėl atsisakius juodraščio numeracijoje neatsiranda tuščių tarpų ar praleistų numerių.

Numeracija, kuri nesusipainioja

Numeracija automatinė ir atskira kiekvienai serijai – pardavimo sąskaitoms viena, kreditinėms kita. Numerio šablonas (metai, mėnuo, eilės numeris ir nulių užpildymas) nustatomas kartą, o sistema kitą numerį rezervuoja atominiu būdu. Tai reiškia, kad du žmonės, išrašantys sąskaitas tuo pačiu metu, negaus to paties numerio, o atšauktos sąskaitos numeris lieka rezervuotas ir nebepanaudojamas.

Praktiškai tai atrodo taip: numeryje matote metus ir mėnesį, o eilės numeris užpildomas nuliais iki pasirinkto ilgio – pavyzdžiui, 001, 002 ir taip toliau. Nustatę schemą vieną kartą, jos nebereikia prižiūrėti: nauji metai ar mėnuo pratęsiami savaime, o skaitiklis niekada nešokinėja.

Standartinė, išankstinė ar kreditinė sąskaita

Sistema žino tris dokumentų tipus: standartinę PVM sąskaitą faktūrą, išankstinę (proformą) ir kreditinę. Tipas lemia ir dokumento pavadinimą PDF faile, ir numeracijos seriją, todėl kreditinė niekada nesumaišoma su įprasta pardavimo sąskaita.

PDF, kurį galima siųsti iš karto

Išrašius, PDF sugeneruojamas automatiškai. Suma jame pateikiama ir skaičiais, ir žodžiais lietuvių kalba – kaip ir dera tvarkingai sąskaitai faktūrai. Jei įmonė nėra PVM mokėtoja, dokumento antraštė automatiškai keičiasi iš „PVM sąskaita faktūra“ į „Sąskaita faktūra“ – be jokio rankinio taisymo.

Kada sąskaita tampa pradelsta

Išrašytoms ir išsiųstoms sąskaitoms sistema seka apmokėjimo terminą. Kai terminas praėjo, o sąskaita vis dar neapmokėta, ji laikoma pradelsta – todėl skolininkus matote iš karto, be atskiro skaičiavimo rankomis.

Nuo išrašymo iki apskaitos

Išrašyta pardavimo sąskaita nelieka atskirai – ją galima perduoti į apskaitos programą kaip pardavimo dokumentą su teisinga serija ir numeriu. Principas tas pats kaip su gaunamomis sąskaitomis: mažiau perrašymo ranka, mažiau klaidų.

Dažnos klaidos, kurių išvengiama automatizuojant

Rankinis sąskaitų išrašymas dažniausiai klysta ne dėl sudėtingų dalykų, o dėl kartotinių smulkmenų. Praleistas arba pasikartojantis numeris, kai kelios sąskaitos išrašomos tą pačią dieną. Neteisinga antraštė, kai PVM nemokančios įmonės dokumente lieka „PVM sąskaita faktūra“. Ranka su klaida perrašyta suma žodžiais. Pamaišyta proformos ir galutinės sąskaitos serija. Kiekvieną iš šių taškų automatika uždaro schema, o ne budrumu: numeracija atominė, antraštė keičiasi pagal PVM statusą, o suma žodžiais generuojama automatiškai.

Ne mažiau svarbu tai, ko sistema nedarys už jus: ji nesugalvos kliento ar prekės, kurios nėra jūsų sąrašuose, ir nenuspręs, ar dokumentas turi būti proforma, ar kreditinė. Tipą ir turinį pasirenkate jūs – automatika pasirūpina numeracija, PDF ir seka. Toks pasidalijimas ir yra tvarkos esmė: žmogus sprendžia, sistema tiksliai vykdo.

Dažni klausimai

Ar galima išrašyti sąskaitą be PVM? Taip. Jei įmonė nėra PVM mokėtoja, dokumento antraštė automatiškai tampa „Sąskaita faktūra“ vietoje „PVM sąskaita faktūra“ – rankiniu būdu taisyti nereikia.

Kas nutinka anuliuotos sąskaitos numeriui? Jis lieka rezervuotas ir nebepanaudojamas kitai sąskaitai. Taip audito seka nenutrūksta, o numeracijoje neatsiranda „skylių“.

Ar galima turėti atskiras serijas pardavimo ir kreditinėms sąskaitoms? Taip – kiekviena serija turi savo skaitiklį ir šabloną, todėl kreditinė niekada nesumaišoma su įprasta pardavimo sąskaita.

Sąskaitų išrašymas dažnai atrodo smulkmena – kol nesusikaupia klaidos numeracijoje ar PDF failuose. Automatizavus, tai tampa keliais paspaudimais, o dokumentai lieka tvarkingi tiek klientui, tiek auditui.