Sąskaitų išrašymo programa

Numeracija, kuri nesusipainioja

Numerio šablonas – metai, mėnuo, eilės numeris ir nulių užpildymas – nustatomas vieną kartą, o kitą numerį sistema rezervuoja pati. Naujų metų ar mėnesio pradžioje nieko perstatyti nereikia.

Svarbi smulkmena: numeris priskiriamas tik išrašant, o ne redaguojant juodraštį. Todėl atsisakius juodraščio numeracijoje neatsiranda tuščių tarpų. Anuliuotos sąskaitos numeris lieka rezervuotas ir nebepanaudojamas – audito seka nenutrūksta.

Trys dokumentų tipai, kurių nesumaišysite

Sistema skiria standartinę PVM sąskaitą faktūrą, išankstinę (proformą) ir kreditinę sąskaitą. Tipas lemia ir dokumento pavadinimą PDF faile, ir numeracijos seriją, todėl kreditinė niekada nepatenka į pardavimo sąskaitų seką.

Tipą ir turinį pasirenkate jūs. Sistema nesugalvos kliento ar prekės, kurios nėra jūsų sąrašuose, ir nenuspręs, ar dokumentas turi būti proforma – automatika pasirūpina numeracija, skaičiavimais ir dokumentu.

PDF, kurį galima siųsti iš karto

Išrašius sąskaitą PDF sugeneruojamas automatiškai. Suma pateikiama ir skaičiais, ir žodžiais lietuvių kalba – kaip ir dera tvarkingai sąskaitai faktūrai.

Jei įmonė nėra PVM mokėtoja, dokumento antraštė automatiškai tampa „Sąskaita faktūra“ vietoje „PVM sąskaita faktūra“. Tai viena iš tų smulkmenų, kurias rankiniu būdu pamirštama pataisyti dažniausiai.

Nuo juodraščio iki apmokėjimo

Kiekviena sąskaita turi aiškią būseną: juodraštis, išrašyta, išsiųsta, apmokėta. Anuliuota sąskaita lieka istorijoje su savo numeriu.

Išrašytoms ir išsiųstoms sąskaitoms sekamas apmokėjimo terminas. Kai terminas praėjo, o mokėjimo nėra, sąskaita laikoma pradelsta – skolininkus matote iš karto, be atskiro sąrašo ar skaičiavimo rankomis.

Pasikartojančios sąskaitos pagal grafiką

Nuoma, abonentinis mokestis ar mėnesinė priežiūra – tos pačios sąskaitos kas mėnesį. Vietoje praėjusio mėnesio sąskaitos kopijavimo sudaromas šablonas su grafiku: viename vietoje surašoma tai, kas nesikeičia (pirkėjas, eilutės, PVM, valiuta, mokėjimo terminas, dimensijos), ir nurodomas dažnis – kas mėnesį, kas ketvirtį ar kas metus.

Numatytoji elgsena atsargi: šablonas sukuria juodraštį, kurį peržiūrite ir išrašote patys. Tiems šablonams, kuriais pasitikite, galima įjungti automatinį išrašymą. Šabloną galima pristabdyti ir vėliau tęsti, o jeigu pirkėjo nebėra sąrašuose, šablonas sustoja ir pažymimas – tyliai praleisti mėnesio jis negali.

Vieno dalyko sąmoningai nėra: automatinio išsiuntimo klientui el. paštu. Sąskaita sukuriama ir, jei taip pasirinkote, išrašoma, bet išsiunčiate ją jūs.

Išrašyta sąskaita nelieka atskirai

Pardavimo sąskaita perduodama į jūsų apskaitos programą su teisinga serija ir numeriu – tuo pačiu principu kaip gaunamos sąskaitos. Mažiau perrašymo ranka, mažiau vietų, kur gali atsirasti neatitikimas.

Ar užtenka nemokamos sąskaitų išrašymo programos?

Dažnai užtenka. Jei per mėnesį išrašote kelias sąskaitas tiems patiems pirkėjams, vienu PVM tarifu, o į apskaitą jas perkelia kitas žmogus, nemokama sąskaitų programa savo darbą atliks ir mokėti daugiau nėra už ką.

Skaičiuoti verta tada, kai atsiranda bent vienas iš šių dalykų: sąskaitų tiek, kad numeracijoje pradeda atsirasti tuščių vietų; kreditinės sąskaitos, kurioms reikia atskiros serijos; tos pačios sąskaitos kas mėnesį, kurias kopijuojate ranka; arba poreikis, kad išrašyta sąskaita atsidurtų apskaitos programoje be perrašymo. Nė vienas iš jų nėra patogumo klausimas – kiekvienas yra vieta, kurioje atsiranda klaida, pastebima vėliau, negu padaryta.

Ezura turi bandomąjį laikotarpį, bet ne nuolat nemokamą planą: pirmąsias sąskaitas apdorojate nemokamai ir be įsipareigojimų, o toliau mokate už apdorotą sąskaitą. Tai sąmoningas pasirinkimas – sistema skirta tiems, kam sąskaitos yra kasdienis darbas, o ne kelios per ketvirtį. Ką tiksliai mokate, matyti kainų puslapyje: be diegimo mokesčio ir be ilgalaikės sutarties.

Kodėl verta laikyti abi puses vienoje vietoje

Atskira sąskaitų išrašymo programa reiškia antrą klientų sąrašą, antrą prekių sąrašą ir antrą vietą, kurią reikia derinti su apskaita. Ezura pirmiausia žinoma dėl gaunamų sąskaitų – el. laiškas, nuskaitymas, PVM ir dimensijų patikra, eksportas – ir išrašymas veikia toje pačioje sistemoje.

Praktinė nauda paprasta: vienas klientų ir prekių sąrašas, ta pati apskaitos programa gale ir vienas įpročio taškas komandai.

Dažni klausimai

Ar galima išrašyti sąskaitą be PVM?

Taip. Jei įmonė nėra PVM mokėtoja, dokumento antraštė automatiškai tampa „Sąskaita faktūra“ vietoje „PVM sąskaita faktūra“ – rankiniu būdu taisyti nereikia.

Kas nutinka anuliuotos sąskaitos numeriui?

Jis lieka rezervuotas ir nebepanaudojamas kitai sąskaitai. Taip audito seka nenutrūksta, o numeracijoje neatsiranda tuščių vietų.

Ar galima turėti atskiras serijas pardavimo ir kreditinėms sąskaitoms?

Taip. Kiekviena serija turi savo skaitiklį ir šabloną, todėl kreditinė sąskaita niekada nesumaišoma su įprasta pardavimo sąskaita.

Ar sąskaitų išrašymas yra atskira programa nuo gaunamų sąskaitų?

Ne. Tai ta pati sistema: gaunamos sąskaitos suvedamos automatiškai, o išrašomos kuriamos su tuo pačiu klientų ir prekių sąrašu.

Ar yra nemokama sąskaitų išrašymo programa?

Nuolat nemokamo plano Ezura neturi, bet pirmąsias sąskaitas galite apdoroti nemokamai ir be įsipareigojimų. Jei per mėnesį išrašote kelias sąskaitas ir jų į apskaitą perkelti nereikia, greičiausiai pakaks ir nemokamos programos – Ezura skirta tiems, kam sąskaitų išrašymas ir gaunamų sąskaitų suvedimas yra kasdienis darbas.

Ar išrašytas sąskaitas galima perduoti į apskaitos programą?

Taip. Pardavimo sąskaita perduodama kaip pardavimo dokumentas su teisinga serija ir numeriu – tuo pačiu principu kaip gaunamos sąskaitos.

Ar galima išrašyti pasikartojančias mėnesines sąskaitas?

Taip. Šablonas su grafiku išrašo sąskaitą kas mėnesį, kas ketvirtį arba kas metus. Numatytai sukuriamas juodraštis, kurį patvirtinate patys, bet pasitikimiems šablonams galima įjungti automatinį išrašymą. Automatinio išsiuntimo el. paštu nėra – sąskaitą klientui išsiunčiate jūs.

Susiję puslapiai

• Sąskaitų išrašymas: kaip išrašyti sąskaitą faktūrą
• Pasikartojančios sąskaitos: kai jos išrašomos pačios
• Kreditinės sąskaitos ir grąžinimai
• Sąskaitų suvedimo programa
• Apskaitos programos, kurias Ezura pasiekia
• Sąskaitų automatizavimo kaina