Projektų sąnaudų apskaita: ataskaita projekto vadovui

Projekto vadovas nori žinoti, kiek jo projektas jau išleido ir kas dar neapmokėta. Buhalteris nenori vesti dar dešimties analitikos kodų vien tam, kad kas nors kitas turėtų savo ataskaitą. Abu teisūs, o baigiasi tai beveik visada tuo pačiu: atskiru Excel failu, kurį kažkas pildo ranka iš sąskaitų PDF kopijų. Šiame straipsnyje – kaip tą aklavietę išspręsti taip, kad projekto vadovas gautų savo skaičius, o buhalterio ekranas ir eksportas į apskaitos sistemą liktų nepakitę.

Kodėl dėl analitikos kodų visada kyla ginčas

Projekto vadovui reikia smulkiau: ne tik projektas, bet ir etapas, užsakovas, objektas. Buhalteriui kiekviena nauja dimensija reiškia lauką, kurį kažkas turi užpildyti kiekvienoje sąskaitoje, reikšmę, kuri gali būti klaidinga, ir dar vieną priežastį, dėl kurios eksportas gali sustoti. Todėl atsakymas dažniausiai yra „ne“ – ir tai nėra buhalterio užsispyrimas, o visiškai racionalus sprendimas.

Kaina sumokama vis tiek, tik kitoje vietoje. Arba apskaitos duomenys lieka švarūs, o projekto vadovas dirba aklai iki mėnesio pabaigos. Arba didžioji knyga prisipildo kodų, kurių niekas nesuveda ir kurių niekas netikrina. Trečias variantas – lygiagretus Excel – kainuoja daugiausiai, nes tuos pačius duomenis kažkas suveda antrą kartą.

Dimensija, kuri skirta tik projektų vadovui

Ezuroje dimensiją galima pažymėti kaip skirtą tik projektų vadovams – analizei. Tokia dimensija elgiasi kitaip nei visos kitos:

• •Ją mato ir pildo tas, kuris pateikia sąskaitą – pats projekto vadovas
• •Ji nerodoma buhalterio sąskaitų puslapyje, tad nei vieno stulpelio ten nepadaugėja
• •Ji nepatenka į eksportą į apskaitos sistemą – didžiojoje knygoje jos nėra
• •Ji niekada neblokuoja buhalterio nuo sąskaitos redagavimo ar eksporto

Praktinė pasekmė paprasta: naujo analitikos pjūvio kaina buhalteriui yra nulis. Todėl į klausimą „ar galime pridėti dar vieną?“ nebereikia atsakinėti „ne“ – klausimas nustoja būti derybomis.

Ką mato projekto vadovas

Projektų vadovas turi savo puslapį – ne buhalterio sąskaitų sąrašą su papildomais filtrais, o atskirą vaizdą, sudėliotą jo klausimams:

• •Suvestinė pagal pasirinktą dimensiją – projektą, objektą, sąnaudų centrą
• •Bendra suma be PVM ir atskirai pradelsta suma
• •Artimiausias mokėjimo terminas kiekvienai reikšmei
• •Filtrai pagal datą – sąskaitos datą arba mokėjimo terminą – ir pagal dimensijos reikšmę
• •Pati sąskaita atidaroma vienu paspaudimu, be prašymo buhalterei atsiųsti PDF

Sumos rodomos be PVM, nes projekto vadovui rūpi sąnauda, o ne mokestis, kurį įmonė atskaitys. O filtrų sąrašuose siūlomos tik tos reikšmės, kurios jo sąskaitose iš tikrųjų yra – ne visas įmonės katalogas, kuriame projektų gali būti dešimtys, o jo – trys.

Ką konkrečiai jis mato, priklauso nuo jo vaidmens: savo paties pateiktas sąskaitas, o jei jis dar ir peržiūri kitų darbuotojų pateiktas – tada visas jas.

Viena sąskaita, du projektai

Sąskaita retai priklauso vienam projektui. Statybų medžiagų tiekėjas viename dokumente surašo tai, kas išvežta į tris objektus; biuro tiekimas apima visą įmonę. Jei tokia sąskaita atsiduria vienoje eilutėje ataskaitoje, vienas projektas atrodo brangesnis nei yra, o kitas – pigesnis.

Todėl suma dalijama pagal eilutes, o ne krenta visa ant vieno projekto. Kai įjungtas filtras, skaičiuojamos tik tos eilutės, kurios į jį patenka – ataskaita rodo būtent tą pjūvį, kurio prašėte, o ne visą dokumentą, kuriame tas pjūvis kažkur yra.

Buhalterio darbas nuo to nepasunkėja

Tai svarbiausia dalis, ir ji verta pasakyti tiesiai. Buhalterio sąskaitų puslapyje neatsiranda naujo stulpelio. Eksporte į apskaitos sistemą neatsiranda naujo lauko. Neužpildyta projektų vadovo dimensija negali sustabdyti nei redagavimo, nei eksporto – net jei ji pažymėta kaip privaloma.

O jei tokia dimensija privaloma, sąskaita nukeliauja į pateikėjo eilę, kad ją užpildytų tas, kuris atsakymą žino. Buhalteriui nebereikia niekam rašyti ir klausinėti, kuriam projektui priskirti – tai jau nebe jo darbas.

Kada šito nereikia

Ši ataskaita pastatyta ant sąskaitų, kurias darbuotojai ir vadovai pateikia patys. Jei visos jūsų sąskaitos ateina tiesiai į buhalterijos paštą ir įmonėje niekas nieko nepateikia, projektų analizės puslapyje nebus ką rodyti – pirma reikia savitarnos, tik paskui ataskaitos.

Ir tai nėra projektų pelningumo įrankis. Jis rodo sąnaudas ir mokėjimo terminus, ne pajamas ar maržą. Jei jums reikia viso projekto rezultato, šie duomenys yra viena jo pusė, o ne visas atsakymas.

Ką verta pasiruošti

• •Projektų, objektų ar sąnaudų centrų sąrašą tokį, kokį naudojate kasdien
• •Sutarimą, kurie pjūviai eina į apskaitą, o kurie lieka tik vadovams
• •Sutarimą, kas pateikia sąskaitas ir kas jas peržiūri

Persigalvoti galima bet kada: jei paaiškėja, kad pjūvis vis dėlto reikalingas ir apskaitoje, dimensija paverčiama įprasta ir nuo tada keliauja į apskaitos sistemą kaip visos kitos.

Dažniausi klausimai

Ar projekto vadovas mato visas įmonės sąskaitas? Ne. Jis mato savo pateiktas sąskaitas, o jei jam pavesta peržiūrėti darbuotojų pateiktas – tada tas. Buhalterijos gaunamos sąskaitos, kurių niekas nepateikė, į jo vaizdą nepatenka.

Ar tokia dimensija pateks į Rivile, Odoo ar kitą mūsų sistemą? Ne. Būtent tai ir yra jos esmė – ji egzistuoja tik analizei.

Ar reikia atskiros licencijos projektų vadovui? Vadovas naudojasi ta pačia sistema kaip ir kiti sąskaitas pateikiantys darbuotojai; kainodara skaičiuojama nuo sąskaitų kiekio, ne nuo žmonių skaičiaus.