Virtualus apskaitininkas
Didžioji dalis buhalterio laiko išeina ne sprendimams, o perrašinėjimui: atidaryti laišką, atsidaryti PDF, suvesti tiekėją, sumas, PVM, projektą, tada tą patį – į apskaitos programą. Ezura tą dalį atlieka pati. Sąskaita atkeliauja el. paštu, sistema ją nuskaito, patikrina ir paruošia eksportui, o žmogus peržiūri rezultatą, o ne veda jį iš naujo.
1/7 · GautaTiekėjas išsiunčia sąskaitą į jūsų Ezura pašto dėžutę. Ją galima ir įkelti ranka arba nufotografuoti programėle.
- Sąskaitos atkeliauja į atskirą el. pašto adresą – persiųsti ar nuvilkti nieko nereikia
- Dirbtinis intelektas nuskaito rekvizitus, eilutes, sumas ir PVM tarifus
- Tiekėjo duomenys sutikrinami su Registrų centro ir PVM mokėtojų duomenimis
- Projektai, padaliniai ir objektai priskiriami pagal jūsų taisykles
- Dublikatai, nesutampančios sumos ir atvirkštinis apmokestinimas pastebimi prieš eksportą
- Eksportas į Rivile, EuroSkaitą, Pragmą, Centą, Agnum, Finvaldą, B1, Odoo ir kitas sistemas
Kaip tai atrodo kasdien
Įmonė gauna atskirą el. pašto adresą sąskaitoms. Tiekėjams pasakoma siųsti ten arba laiškai persiunčiami automatine taisykle – nuo to momento rankinio darbo su priedais nebelieka. Sistema išpakuoja archyvus, atskiria kelias sąskaitas viename PDF faile ir kiekvieną apdoroja atskirai.
Po kelių minučių sąskaita jau laukia peržiūros: su tiekėju, eilutėmis, PVM tarifais ir priskirtomis dimensijomis. Buhalteriui lieka pažiūrėti į tai, kas pažymėta, ir patvirtinti.
Nuskaitymas, kuris supranta eilutes, o ne tik sumą
Sąskaitos antraštė – tik pusė darbo. Ezura nuskaito ir kiekvieną eilutę: pavadinimą, kiekį, matavimo vienetą, kainą, nuolaidą ir PVM tarifą. Todėl į apskaitą patenka ne viena bendra suma, o dokumentas tokios pat sudėties, kokios jis atkeliavo.
Skirtingi tiekėjai tą patį dalyką spausdina skirtingai – degalinės, telekomunikacijos, prekybos tinklai ir nuomotojai turi savo formas. Sistema apmokoma būtent tokiomis, kokias gauna Lietuvos įmonės, todėl nereikia nei šablonų, nei atskiro derinimo kiekvienam tiekėjui.
PVM, kurį reikia ne tik nuskaityti, bet ir teisingai suklasifikuoti
Nuskaityti tarifą nepakanka – reikia parinkti tą PVM klasifikatorių, kurio laukia jūsų apskaitos programa. Ezura tai daro pagal jūsų pačių klasifikatorių sąrašą, o ne pagal universalų šabloną.
Sudėtingesni atvejai turi savo logiką: mišrių tarifų sąskaitos, ES tiekėjai, nuo PVM atleisti pardavimai ir statybų atvirkštinis apmokestinimas pagal 96 straipsnį. Pastarasis atrodo kaip klaida – sąskaitoje nurodytas tarifas, o mokėtinoje sumoje PVM nėra – todėl sistema jį atpažįsta ir pažymi atskirai, o ne bando „pataisyti“.
Dimensijos priskiriamos pagal taisykles, o ne rankomis
Projektas, padalinys, objektas ar automobilis – tai, ką dažniausiai tenka priskirti ranka kiekvienai eilutei. Ezuroje aprašote taisyklę vieną kartą: pagal tiekėją, raktažodį eilutės pavadinime arba abu kartu.
Sąnaudos, kurias reikia dalinti, dalinamos procentais – pavyzdžiui, nuomos sąskaita padalinama trims padaliniams pagal nustatytą santykį, o likutis suapvalinamas taip, kad suma sutaptų su sąskaita.
Darbuotojai, kurie patys atsiunčia sąskaitas, gali užpildyti tik jiems matomus laukus – buhalteris gauna dokumentą, kuriame projektas jau nurodytas.
- TiekėjasUAB „Statybos partneris“Projektas: Žalgirio 12
- Eilutėje„katilinė“Objektas: Katilinė Nr. 4
- EilutėjeValst. nr. KTE 995Automobilis: KTE 995
Nuomos sąskaita dalinama procentais
Patikros, kurios veikia prieš eksportą, o ne po jo
Brangiausios klaidos yra tos, kurios randamos vėliau – suvedant PVM deklaraciją arba per patikrinimą. Todėl svarbiausios patikros vyksta dar prieš perduodant dokumentą į apskaitą.
Sistema pastebi, kai ta pati sąskaita atkeliavo du kartus, kai eilučių suma nesutampa su sąskaitos antrašte, kai tiekėjo PVM kodas neatitinka registro duomenų arba kai valiuta ir suma nesuderinamos. Kiekvienas įspėjimas parodo konkretų neatitikimą ir sumą, o ne bendrą „patikrinkite dokumentą“.
Kiekvienas veiksmas lieka istorijoje
Matote, kas ir kada pakeitė sumą, priskyrė dimensiją ar patvirtino dokumentą. Tai reikalinga ne tik patikrinimui – tai atsakymas į kasdienį klausimą „kodėl čia taip parašyta“, kai sąskaita grįžta po mėnesio.
Originalus dokumentas išsaugomas kartu su įrašu, todėl jo nereikia ieškoti pašte ar aplankuose.
Ką jūsų apskaitos programa gauna gale
Ezura nekeičia jūsų apskaitos programos ir nesiūlo į ją persikelti. Ji paruošia dokumentą taip, kaip jo laukia jūsų sistema: su teisingais rekvizitais, PVM kodais, dimensijomis ir eilutėmis.
Vienoms sistemoms tai failas, kitoms – tiesioginis ryšys. Abiem atvejais rezultatas tas pats: apskaitos programoje atsiranda dokumentas, kurio niekas nesuvedė ranka.
Dažni klausimai
- Ar reikia keisti apskaitos programą?
- Ne. Ezura dirba prieš jūsų apskaitos programą ir paruošia dokumentus jai – Rivile, EuroSkaitai, Pragmai, Centui, Agnum, Finvaldai, B1, Odoo ir kitoms. Pačios programos keisti nereikia.
- Ar sistema pati patvirtina sąskaitas?
- Sprendimas lieka žmogui. Sistema nuskaito, patikrina ir paruošia dokumentą, o patvirtina buhalteris arba atsakingas darbuotojas. Kiekvienas patvirtinimas lieka veiksmų istorijoje.
- Kaip sąskaitos patenka į sistemą?
- Įmonė gauna atskirą el. pašto adresą, į kurį tiekėjai siunčia sąskaitas arba kur laiškai persiunčiami automatiškai. Priedus, archyvus ir kelias sąskaitas viename faile sistema išskaido pati.
- Ar tinka, jei sąskaitas siunčia patys darbuotojai?
- Taip. Darbuotojas atsiunčia sąskaitą ar čekį, sistema paprašo tik to, ko trūksta – dažniausiai projekto ar objekto – ir dokumentas keliauja buhalteriui jau užpildytas.
- Kiek užtrunka pradėti?
- Pirmoms sąskaitoms užtenka el. pašto adreso ir jūsų apskaitos programos klasifikatorių sąrašo. Taisyklės ir dimensijos aprašomos palaipsniui – jų nereikia turėti iš karto.
Kiti Ezura produktai
Sąskaitų suvedimas
Gaunamos sąskaitos nuskaitomos, patikrinamos ir perduodamos į apskaitos sistemą – be rankinio suvedimo.
Sąskaitų tvirtinimas
Sąskaitą patvirtina už išlaidą atsakingas žmogus, prieš ją įtraukiant į apskaitą. Didesnėms sumoms – antras parašas, viskas su istorija.
Kelionės lapai
Kelionės lapas užsipildo iš kuro sąskaitų: pildymai, likutis ir norma jau vietoje, vairuotojui lieka maršrutas ir kilometrai.
Komandiruočių apskaita
Nuo prašymo iki išlaidų ataskaitos: įsakymas sugeneruojamas, čekiai nuskaitomi telefonu, ataskaita – PDF su visais čekiais.
Sąskaitų išrašymas
Automatinė numeracija, PDF su suma žodžiais, pradelstos sąskaitos ir eksportas – toje pačioje sistemoje kaip gaunamos.
Personalo valdymas
Darbuotojų kortelės, atostogų prašymai su tvirtinimu pagal pavaldumą, neatvykimų kalendorius ir darbo užmokesčio skaičiavimas vienoje vietoje.
Dokumentų valdymas
Personalo dokumentai iš šablonų su parašų seka, sąskaitos su lydinčiais dokumentais ir tvirtinimu, sandorių failai – kiekvienas su istorija, kas ir kada.
Ekspedicija
Užklausos laiškas tampa užsakymu, vežėjo sąskaita ir CMR randa savo užsakymą, o patikra parodo, kas nesutampa.
CRM ir pardavimų valdymas
Sandorių lenta su jūsų etapais, svertine verte ir pakeitimų istorija, biudžetas, kontaktai ir užduotys – su tuo pačiu įmonių sąrašu kaip sąskaitoms.
Viešųjų pirkimų radaras
Viešųjų pirkimų skelbimai iš Lietuvos, kaimyninių šalių, ES ir Ukrainos – atrinkti pagal jūsų BVPŽ kodus ir raktažodžius, su paaiškinimu, kodėl kiekvienas tinka.
Susiję puslapiai
Norite pamatyti, kaip atrodytų jūsų pačių sąskaitos? Atsiųskite kelias – parodysime rezultatą su jūsų klasifikatoriais.