Virtualus apskaitininkas

Kaip tai atrodo kasdien

Įmonė gauna atskirą el. pašto adresą sąskaitoms. Tiekėjams pasakoma siųsti ten arba laiškai persiunčiami automatine taisykle – nuo to momento rankinio darbo su priedais nebelieka. Sistema išpakuoja archyvus, atskiria kelias sąskaitas viename PDF faile ir kiekvieną apdoroja atskirai.

Po kelių minučių sąskaita jau laukia peržiūros: su tiekėju, eilutėmis, PVM tarifais ir priskirtomis dimensijomis. Buhalteriui lieka pažiūrėti į tai, kas pažymėta, ir patvirtinti.

Nuskaitymas, kuris supranta eilutes, o ne tik sumą

Sąskaitos antraštė – tik pusė darbo. Ezura nuskaito ir kiekvieną eilutę: pavadinimą, kiekį, matavimo vienetą, kainą, nuolaidą ir PVM tarifą. Todėl į apskaitą patenka ne viena bendra suma, o dokumentas tokios pat sudėties, kokios jis atkeliavo.

Skirtingi tiekėjai tą patį dalyką spausdina skirtingai – degalinės, telekomunikacijos, prekybos tinklai ir nuomotojai turi savo formas. Sistema apmokoma būtent tokiomis, kokias gauna Lietuvos įmonės, todėl nereikia nei šablonų, nei atskiro derinimo kiekvienam tiekėjui.

PVM, kurį reikia ne tik nuskaityti, bet ir teisingai suklasifikuoti

Nuskaityti tarifą nepakanka – reikia parinkti tą PVM klasifikatorių, kurio laukia jūsų apskaitos programa. Ezura tai daro pagal jūsų pačių klasifikatorių sąrašą, o ne pagal universalų šabloną.

Sudėtingesni atvejai turi savo logiką: mišrių tarifų sąskaitos, ES tiekėjai, nuo PVM atleisti pardavimai ir statybų atvirkštinis apmokestinimas pagal 96 straipsnį. Pastarasis atrodo kaip klaida – sąskaitoje nurodytas tarifas, o mokėtinoje sumoje PVM nėra – todėl sistema jį atpažįsta ir pažymi atskirai, o ne bando „pataisyti“.

Dimensijos priskiriamos pagal taisykles, o ne rankomis

Projektas, padalinys, objektas ar automobilis – tai, ką dažniausiai tenka priskirti ranka kiekvienai eilutei. Ezuroje aprašote taisyklę vieną kartą: pagal tiekėją, raktažodį eilutės pavadinime arba abu kartu.

Sąnaudos, kurias reikia dalinti, dalinamos procentais – pavyzdžiui, nuomos sąskaita padalinama trims padaliniams pagal nustatytą santykį, o likutis suapvalinamas taip, kad suma sutaptų su sąskaita.

Darbuotojai, kurie patys atsiunčia sąskaitas, gali užpildyti tik jiems matomus laukus – buhalteris gauna dokumentą, kuriame projektas jau nurodytas.

Patikros, kurios veikia prieš eksportą, o ne po jo

Brangiausios klaidos yra tos, kurios randamos vėliau – suvedant PVM deklaraciją arba per patikrinimą. Todėl svarbiausios patikros vyksta dar prieš perduodant dokumentą į apskaitą.

Sistema pastebi, kai ta pati sąskaita atkeliavo du kartus, kai eilučių suma nesutampa su sąskaitos antrašte, kai tiekėjo PVM kodas neatitinka registro duomenų arba kai valiuta ir suma nesuderinamos. Kiekvienas įspėjimas parodo konkretų neatitikimą ir sumą, o ne bendrą „patikrinkite dokumentą“.

Kiekvienas veiksmas lieka istorijoje

Matote, kas ir kada pakeitė sumą, priskyrė dimensiją ar patvirtino dokumentą. Tai reikalinga ne tik patikrinimui – tai atsakymas į kasdienį klausimą „kodėl čia taip parašyta“, kai sąskaita grįžta po mėnesio.

Originalus dokumentas išsaugomas kartu su įrašu, todėl jo nereikia ieškoti pašte ar aplankuose.

Ką jūsų apskaitos programa gauna gale

Ezura nekeičia jūsų apskaitos programos ir nesiūlo į ją persikelti. Ji paruošia dokumentą taip, kaip jo laukia jūsų sistema: su teisingais rekvizitais, PVM kodais, dimensijomis ir eilutėmis.

Vienoms sistemoms tai failas, kitoms – tiesioginis ryšys per API. Abiem atvejais rezultatas tas pats: apskaitos programoje atsiranda dokumentas, kurio niekas nesuvedė ranka.

Dažni klausimai

Ar reikia keisti apskaitos programą?

Ne. Ezura dirba prieš jūsų apskaitos programą ir paruošia dokumentus jai – Rivile, EuroSkaitai, Pragmai, Centui, Agnum, Finvaldai, B1, Odoo ir kitoms. Pačios programos keisti nereikia.

Ar sistema pati patvirtina sąskaitas?

Sprendimas lieka žmogui. Sistema nuskaito, patikrina ir paruošia dokumentą, o patvirtina buhalteris arba atsakingas darbuotojas. Kiekvienas patvirtinimas lieka veiksmų istorijoje.

Kaip sąskaitos patenka į sistemą?

Įmonė gauna atskirą el. pašto adresą, į kurį tiekėjai siunčia sąskaitas arba kur laiškai persiunčiami automatiškai. Priedus, archyvus ir kelias sąskaitas viename faile sistema išskaido pati.

Ar tinka, jei sąskaitas siunčia patys darbuotojai?

Taip. Darbuotojas atsiunčia sąskaitą ar čekį, sistema paprašo tik to, ko trūksta – dažniausiai projekto ar objekto – ir dokumentas keliauja buhalteriui jau užpildytas.

Kiek užtrunka pradėti?

Pirmoms sąskaitoms užtenka el. pašto adreso ir jūsų apskaitos programos klasifikatorių sąrašo. Taisyklės ir dimensijos aprašomos palaipsniui – jų nereikia turėti iš karto.

Susiję puslapiai

• Kaip automatizuoti sąskaitų suvedimą
• Automatinis dimensijų priskyrimas
• Sumų patikra prieš eksportą
• Apskaitos programos, kurias Ezura pasiekia
• Sąskaitų automatizavimo kaina