Sąskaitų skaitmenizavimas: nuo popieriaus iki apskaitos

„Sąskaitų skaitmenizavimas“ skamba kaip vienas projektas, bet buhalterijoje jį sudaro trys skirtingi darbai: kad popierius nustotų gulėti stalčiuose, kad niekam nereikėtų perrašyti to, kas jau parašyta sąskaitoje, ir kad dokumentą po metų būtų galima rasti per minutę. Dažniausiai įmonės padaro pirmąjį ir sustoja – turi aplanką su nuskenuotais PDF, o suvedimas lieka toks pat rankinis kaip anksčiau.

Nuskenuota sąskaita dar nėra skaitmeninė

Nuskenuota sąskaita yra paveikslėlis. Jį galima išsaugoti, persiųsti ir prisegti, bet buhalteris vis tiek turi perskaityti tiekėją, numerį, datas, sumas ir PVM ir viską įvesti į apskaitos sistemą. Skaitmeninė sąskaita prasideda tada, kai iš to vaizdo atsiranda duomenys: tiekėjas su įmonės ir PVM kodu, eilutės, sumos pagal tarifus – ir įrašas, kurį apskaitos sistema priima su DK sąskaita, PVM kodu ir dimensijomis.

Nuo šio skirtumo priklauso, ar skaitmenizavimas sutaupo laiko, ar tik pakeičia popierių stalčiuje failais aplanke.

Iš kur ateina jūsų sąskaitos

Prieš skaitmeninant verta suskaičiuoti, kokiais keliais sąskaitos į įmonę patenka šiandien. Dažniausiai jų būna keturi:

• •PDF el. paštu – taip siunčia dauguma tiekėjų, bet laiškai išsibarstę po kelių žmonių dėžutes
• •Popierius kartu su preke – sandėlyje ar objekte, toli nuo buhalterijos
• •Darbuotojų kvitai ir sąskaitos – kuras, smulkūs pirkimai, komandiruotės, dažnai kišenėje iki mėnesio pabaigos
• •Tiekėjų savitarnos svetainės – sąskaitą reikia parsisiųsti pačiam, ir kas mėnesį kas nors tai pamiršta

Kiekvienam keliui reikia savo sprendimo, bet tikslas tas pats: kad visi jie baigtųsi vienoje vietoje. Kol sąskaitos keliauja keturiais keliais į keturias vietas, joks atpažinimas neišgelbės nuo klausimo „ar šitą jau suvedėme?“.

Viena vieta visiems dokumentams

Paprasčiausias žingsnis – atskiras el. pašto adresas sąskaitoms. Jį gauna tiekėjai, o darbuotojai į jį persiunčia viską, kas atkeliavo pas juos. Popierinę sąskaitą ar kvitą darbuotojas nufotografuoja telefonu tą pačią dieną, kai gavo, užuot atnešęs mėnesio pabaigoje. Tada buhalterija dirba su vienu sąrašu, o ne renka dokumentus iš kelių šaltinių.

Vienas įėjimas turi ir šalutinę naudą: ta pati sąskaita kartais ateina du kartus – el. paštu ir popieriuje kartu su preke. Kai abi patenka į tą patį sąrašą, dublikatą galima pastebėti dar prieš jam atsiduriant apskaitoje.

Ką daryti su popieriniais originalais

Šį klausimą buhalteriai užduoda pirmiausia, ir į jį atsako ne programa, o jūsų dokumentų tvarka. Lietuvoje popierinius dokumentus leidžiama saugoti skaitmeninėmis kopijomis, tačiau tam įmonė turi turėti patvirtintą skaitmeninimo tvarką: kas skenuoja, kaip užtikrinama, kad kopija atitinka originalą, ir kada originalą galima sunaikinti. Kol tokios tvarkos nėra, nuskenuota sąskaita yra patogi darbo kopija, o ne originalo pakaitalas.

Todėl daug įmonių pradeda nuo darbo kopijų: popierius saugomas kaip anksčiau, bet niekas jo nebeperrašo ranka ir niekas nebeieško stalčiuje. Originalų saugojimo tvarką galima sutvarkyti vėliau ir atskirai – su apskaitos vadovu ar teisininku.

Ką paruošti prieš pradedant

• •Sąrašą, kur sąskaitos ateina šiandien ir kas jas gauna
• •Tiekėjus, kurie vis dar siunčia popierių – dažnai užtenka paprašyti siųsti el. paštu
• •Kurie darbuotojai turi išlaidų kvitų ir kaip juos perduoda dabar
• •Vieną tikrą praėjusio mėnesio rinkinį – su kreditine sąskaita, užsienio tiekėju ir bent viena prastos kokybės kopija
• •Kokias DK sąskaitas, PVM kodus ir dimensijas naudoja jūsų apskaitos sistema

Paskutinis punktas svarbesnis, nei atrodo: skaitmeninė sąskaita turi baigtis tokiu įrašu, kokį suvestų jūsų buhalteris, o ne universaliu, kurį vėliau teks taisyti.

Kaip suprasti, kad pavyko

Ne pagal tai, kiek failų atsirado sistemoje. Gerų ženklų yra trys: mėnesio pabaigoje stalčiuje nebelieka neperduotų kvitų; buhalteris peržiūri paruoštus įrašus, o ne juos rašo; o į klausimą „kur ta sąskaita?“ atsakoma paieška, o ne skambučiu kolegai. Jei po pirmo mėnesio teisingi bent du iš trijų, skaitmenizavimas veikia.