Kaip priskirti transporto sąnaudas automobiliui

Įmonė su dešimčia automobilių gauna dvi visiškai skirtingas sąskaitas: mėnesio kuro sąskaitą iš degalinės su šimtais eilučių ir remonto sąskaitą iš serviso. Abiem atvejais sąnaudas reikia priskirti konkrečiam automobiliui – tik automobilis jose nurodomas skirtingai. Būtent šį darbą Ezura atlieka automatiškai.

Kodėl transporto sąnaudų priskyrimas rankomis skausmingas

Transporto sąnaudos beveik niekada nėra vienas skaičius. Jas reikia išskaidyti: pagal automobilį, pagal padalinį, pagal projektą ar objektą. Rankinis kelias reiškia, kad kažkas turi perskaityti kiekvieną eilutę, suprasti, kuriam automobiliui ji priklauso, ir pasirinkti teisingą dimensiją. Klaidos čia tylios: sąskaitos suma sutampa, tik sąnaudos atsiduria ne prie to automobilio.

Degalų sąskaitos: susiejimas per kuro kortelę

Degalų sąskaitoje valstybinio numerio dažniausiai nėra – kiekviena eilutė nurodo degalų kortelę, kuria buvo atsiskaityta. Ezura tą kortelės numerį atpažįsta sąskaitoje ir sugretina su automobilių sąrašu: kadangi kiekviena kortelė jau priskirta konkrečiam automobiliui, sąnaudos automatiškai atsiduria prie to automobilio. Nereikia jokio numerio – užtenka vieną kartą nurodyti, kuri kortelė kuriam automobiliui priklauso.

Todėl kuro sąskaita su šimtu eilučių į apskaitą patenka jau išskaidyta pagal automobilius – be rankinio dalijimo po eksporto.

Remonto sąskaitos: atpažįstamas valstybinis numeris

Serviso ar remonto sąskaitoje kortelės nėra, bet joje beveik visada nurodytas remontuoto automobilio valstybinis numeris. Standartinėje PVM ar sumų struktūroje jo nėra, todėl Ezura jį suranda pačiame sąskaitos tekste – nesvarbu, ar tai tvarkingas PDF, ar skenuota kopija. Švarų skaitmeninį dokumentą sistema perskaito tiesiogiai, o jei sąskaita skenuota ar prasčiau įskaitoma, numerį atpažįsta dirbtinis intelektas.

Rastas numeris dar suvienodinamas: „ABC 123“, „abc-123“ ir „ABC123“ tampa vienu pavidalu, todėl skirtingai numerį rašantys tiekėjai nesukuria trijų atskirų „automobilių“ jūsų apskaitoje.

Kortelė ar numeris tampa dimensija, o ne pastaba

Ir kortelė, ir numeris nėra tiesiog įrašomi į komentarą – jie tampa konkrečios dimensijos, pavyzdžiui, „Transportas“ ar „Automobilis“, reikšme. Priklausomai nuo sąskaitos, reikšmė priskiriama arba visam dokumentui, arba kiekvienai eilutei atskirai. Kuro sąskaitoje teisingas atsakymas yra eilutė: viena sąskaita, dešimt automobilių, dešimt skirtingų dimensijos reikšmių.

Ne tik automobilis: bet kuris laukas iš sąskaitos

Automobilio atpažinimas nėra atskira funkcija – tai tos pačios laukų ištraukimo sistemos panaudojimo atvejis. Ta pati logika ištraukia ir kitus jums svarbius laukus:

• •sutarties ar užsakymo numerį
• •objektą, statybvietę ar pristatymo vietą
• •atsakingą asmenį ar padalinį
• •bet kurį kitą pasikartojantį lauką jūsų tiekėjų sąskaitose

Kiekvienas iš jų gali tapti dimensija arba laisvo teksto reikšme, keliaujančia į jūsų apskaitos sistemą. Tai ir yra skirtumas tarp sąskaitos nuskaitymo ir sąskaitos supratimo: konkurentai eksportuoja failą, o Ezura eksportuoja jau suklasifikuotą įrašą.

Ką tai keičia praktiškai

• •Kuro sąskaita su šimtu eilučių paruošiama per minutes, o ne per valandą
• •Transporto sąnaudos matomos pagal kiekvieną automobilį – be atskiro Excel
• •Kortelės ir taisyklės nustatomos vieną kartą ir galioja visoms to tiekėjo sąskaitoms
• •Buhalteris peržiūri rezultatą, o ne veda duomenis

Korteles ir taisykles nustatome kartu su jumis pagal jūsų tiekėjų sąskaitas – dažniausiai užtenka vieno pavyzdinio PDF.