Debetas sąskaitų importas: kaip automatizuoti (2026)

Debetas – viena iš Lietuvoje naudojamų apskaitos sistemų, o sąskaitų vedimas į ją rankomis brangiausiai kainuoja paskutinę mėnesio savaitę. Šiame straipsnyje – kaip pirkimo sąskaitas paruošti Debetas importui automatiškai ir kodėl daugiausiai rankų darbo pareikalauja visai ne tos sąskaitos, kurių tikitės.

Sunkiausia sąskaita dažnai yra pati trumpiausia

Degalų ar prekių sąskaita su keturiasdešimt eilučių atrodo kaip darbas, bet kiekviena jos eilutė jau turi viską, ko apskaitai reikia: kiekį, mato vienetą, vieneto kainą ir sumą. Tokia sąskaita pereina beveik savaime.

O štai vienos eilutės sąskaita už nuomą, konsultaciją, prenumeratą ar transporto paslaugą turi tik sumą ir vieną sakinį. Apskaitoje eilutė be kiekio ir mato vieneto yra nebaigta eilutė – ir būtent ji galiausiai vedama ranka, nors atrodė lengviausia iš visos krūvos.

Ko eilutei trūksta, kol niekas jos nepatikrino

Kad eilutė būtų tinkama apskaitai, joje turi būti prekės ar paslaugos kodas, aprašymas, mato vienetas, kiekis, vieneto kaina ir suma be PVM. Tiekėjo dokumente dažnai yra tik dalis to. Ezura užpildo tai, ką dokumentas leidžia užpildyti, o ko nėra – parodo jums, kol sąskaita dar prieš akis, o ne po importo.

Paslaugų sąskaitoms mato vienetą ir kiekį verta susitarti vieną kartą – valanda, mėnuo ar vienetas, priklausomai nuo to, kaip tas paslaugas apskaitote patys. Susitarus vieną kartą, tas pats sprendimas taikomas kiekvienai tokiai sąskaitai ir prie jo nebereikia grįžti.

Į eksportą nepatenka pusiau paruošta sąskaita

Jei eilutėje trūksta ko nors, be ko įrašas apskaitoje būtų nebaigtas, sąskaita sustabdoma ir įvardijama, kurios eilutės ir ko trūksta. Tai kainuoja dešimt sekundžių dabar. Alternatyva – įrašas, kurio kas nors ieškos po trijų savaičių, derindamas likučius ar ruošdamas registrą, visai ne toje vietoje, kur klaida atsirado.

Tiekėjas be įmonės ar PVM kodo

Sąskaita gali būti puikiai įskaitoma ir vis tiek netikti importui, jei tiekėjo kortelėje nėra nei įmonės, nei PVM kodo. Taip nutinka su užsienio tiekėjais, su kvito tipo dokumentais ir su tiekėjais, kurie kadaise buvo suvesti skubotai. Ezura tiekėjo rekvizitus pasitikrina ir užpildo kortelę vieną kartą, o ne kiekvienoje sąskaitoje iš naujo.

Apmokestinama, nulinis tarifas ir ne PVM objektas

Popieriuje jos atrodo panašiai, registre – ne. Apmokestinama eilutė, nulinio tarifo eilutė ir eilutė, kuri apskritai nėra PVM objektas, pavyzdžiui užstatas už grąžinamą pakuotę, turi likti atskirtos. Ezura tą skirtumą išlaiko kiekvienoje eilutėje atskirai, todėl jis nedingsta nei pakeliui į Debetas, nei vėliau formuojant i.SAF.

Mokėjimo data ir tiekėjo sąskaita keliauja kartu

Su dokumentu keliauja ir apmokėjimo terminas, ir tiekėjo banko sąskaita. Tai reiškia, kad ruošiant mokėjimus nereikia antro ėjimo per tuos pačius PDF failus ir nereikia iš jų perrašinėti to, kas jau buvo nuskaityta.

Analitika – jei ją naudojate

Jei sąnaudas skirstote pagal objektus, padalinius ar projektus, ta analitika priskiriama pagal jūsų taisykles ir keliauja kartu su eilute. Taisykles nusistatote ir keičiate patys – tai ne atskiras darbas po importo.

Ką verta pasiruošti prieš pirmąjį eksportą

Diegimas nereiškia Debetas perdarymo – prisitaikome prie to, kas jau yra. Prieš pirmąjį eksportą naudinga turėti:

• •Prekių ir paslaugų kodus tokius, kokius naudojate Debetas sistemoje
• •Susitarimą dėl mato vienetų dažniausioms paslaugoms – nuomai, konsultacijoms, prenumeratoms
• •PVM klasifikatorius tokius, kokius naudojate ataskaitoms ir i.SAF
• •Objektų, padalinių ar projektų sąrašą, jei juos naudojate
• •Sutarimą, kas tvirtina sąskaitas prieš eksportą

Paskutinis žingsnis lieka jūsų rankose

Debetas atveju sąskaitos į apskaitą patenka importu: Ezura paruošia rinkinį, kurį įkeliate patys. Kada įrašai atsiranda apskaitoje, sprendžiate jūs. Dalis sistemų duomenis priima tiesiogiai; Debetas eiga yra importas, ir tai verta žinoti planuojant mėnesio uždarymą – ypač jei uždarymą darote ne vienas.

Nuo el. laiško iki įrašo Debetas sistemoje

• •1. Sąskaita atkeliauja el. paštu į jūsų Ezura adresą
• •2. Ezura ją nuskaito ir ištraukia rekvizitus, eilutes bei sumas
• •3. Peržiūrite paruoštą įrašą ir prireikus pakoreguojate eilutes ar analitiką
• •4. Eksportuojate patvirtintus dokumentus ir įkeliate juos į Debetas

Nuo ko pradėti

Jei Debetas jau naudojate, greičiausias būdas suprasti, ar tai jums tinka – paleisti savo realias sąskaitas. Ne demonstracinius pavyzdžius, o būtent tas trumpas paslaugų sąskaitas, kurios kas mėnesį vedamos ranka, nors atrodo, kad jose nėra ką vesti.