Pragma sąskaitų importas: kaip automatizuoti (2026)

Pragma – viena iš Lietuvoje naudojamų apskaitos sistemų, o sąskaitų vedimas į ją rankiniu būdu skaudžiausiai jaučiasi mėnesio pabaigoje. Šiame straipsnyje paaiškiname, kaip automatizuoti pirkimo ir pardavimo sąskaitų paruošimą Pragma sistemai: ką sistema padaro už jus, ką verta pasiruošti iš anksto ir kiek laiko tai realiai sutaupo.

Kur dingsta laikas vedant sąskaitas į Pragma

Pati sąskaita retai būna sudėtinga – sudėtinga yra tai, kas aplink ją. Reikia surasti tiekėją, suvesti eilutes ir sumas, kiekvienai eilutei parinkti prekės kodą iš nomenklatūros ir teisingą PVM kodą, o užsienio tiekėjų dokumentus dar suvesti kitaip nei vietinius. Prie kelių šimtų sąskaitų per mėnesį tai virsta dienomis, kurios visos susispaudžia į paskutinę savaitę prieš ataskaitas.

Ką Ezura paruošia už jus

• •Nuskaito visas eilutes, sumas ir PVM tarifus – tiek pirkimų, tiek pardavimų
• •Priskiria kiekvienai eilutei PVM (i.SAF) kodą pagal jūsų klasifikatorius
• •Priskiria prekių kodus iš jūsų nomenklatūros
• •Priskiria dimensijas – projektą, objektą, sąnaudų centrą – pagal jūsų taisykles
• •Patikrina tiekėjo rekvizitus, kad įrašas nesuklystų dėl seno adreso ar PVM kodo

Buhalteriui lieka peržiūra ir patvirtinimas. Kai kažko trūksta arba sistema nėra tikra, ji tai parodo atskirai, o ne tyliai užpildo spėjimu – tai ir yra skirtumas tarp tikro automatizavimo ir „paskui viską dar kartą tikrinsime“.

Atvirkštinis apmokestinimas – be atskiro rankinio ėjimo

Užsienio tiekėjų sąskaitos dažnai būna atvirkštinio apmokestinimo. Suvedant ranka čia ir atsiranda daugiausiai klaidų: pardavėjo PVM eilutėje neturi būti, o savarankiškai apskaičiuota suma turi atsidurti prie viso dokumento. Ezura tokias sąskaitas atpažįsta ir suformuoja įrašą taip, kaip Pragma jo tikisi, todėl i.SAF ataskaitai neprireikia atskiro taisymo rato.

Ką verta pasiruošti prieš pradedant

Diegimas nereiškia Pragma perdarymo – prisitaikome prie to, kas jau yra. Prieš pirmąjį eksportą naudinga turėti:

• •Prekių nomenklatūrą – Ezura priskiria kodus iš to sąrašo, kurį jau naudojate
• •PVM klasifikatorius su i.SAF kodais, kuriuos naudojate kasdien
• •Korespondavimo schemą, sandėlį ar projekto kodą – jei juos naudojate, jie keliauja kartu su dokumentu
• •Tiekėjų sąrašą su įmonių ir PVM kodais

Praktikoje pirmasis paleidimas užtrunka vieną pokalbį ir kelias testines sąskaitas: paleidžiame porą realių dokumentų, kartu pažiūrime, kaip jie atrodo Pragma sistemoje, ir tik tada įjungiame visą srautą. Jokių diegimų jūsų kompiuteriuose.

Kai sąskaita ateina ne taip, kaip tikitės

Realybėje tiekėjai atsiunčia ne po vieną tvarkingą PDF. Viename laiške būna kelios sąskaitos, viename PDF – keli dokumentai vienas po kito, o darbuotojas kartais atsiunčia tiesiog telefonu nufotografuotą kvitą. Ezura tokį laišką išskaido į atskiras sąskaitas, o nuotrauką nuskaito taip pat kaip PDF – todėl niekas nelieka gulėti pašto dėžutėje iki mėnesio pabaigos. Jei tas pats dokumentas atsiunčiamas antrą kartą, jis atpažįstamas ir į apskaitą antrą kartą nepatenka.

Dimensijos: analitika, kurios ranka niekas nespėja suvesti

Į apskaitą keliauja ne tik sumos. Jei sąnaudas skirstote pagal projektus, objektus ar padalinius, Ezura gali priskirti dimensijas automatiškai – pagal tiekėją, prekės pavadinimą ar sąskaitos tekstą. Taisykles nusistatote ir keičiate patys, nereikia mūsų prašyti, o tai reiškia, kad analitika lieka jūsų rankose.

Sąskaitos ne eurais

Užsienio tiekėjų dokumentai neretai būna PLN, GBP ar USD. Tokiu atveju euro suma ir kursas apskaičiuojami pagal dokumento datą ir keliauja kartu su sąskaita, todėl apskaitos programoje jų nebereikia vesti ranka.

Žingsniai: nuo el. laiško iki įrašo Pragma sistemoje

• •1. Sąskaita atkeliauja el. paštu į jūsų Ezura adresą
• •2. Ezura ją nuskaito ir ištraukia rekvizitus, eilutes bei sumas
• •3. Peržiūrite paruoštą įrašą ir prireikus pakoreguojate dimensijas
• •4. Eksportuojate pirkimus ir pardavimus – vienu ėjimu

Šimtą sąskaitų taip paruošiate per kelias minutes, o ne per dieną. Kaina prasideda nuo 0,25 € už sąskaitą, o didesniems kiekiams ji mažesnė – todėl skaičiuoti verta ne licencijos kaina, o tuo, kiek valandų grįžta į mėnesio uždarymą.