Komandiruočių apskaita
Komandiruotė įmonei kainuoja dukart: pirmą kartą – kelionėje, antrą kartą – grįžus, kai reikia surinkti čekius, prisiminti, kas pirkta įmonės kortele, o kas savais pinigais, ir tai suvesti į ataskaitą. Ezura tvarko visą grandinę – nuo prašymo iki komandiruotės išlaidų ataskaitos su prisegtais čekiais.
1/6 · ČekisKelionė į Varšuvą jau sukurta Ezura programėlėje: kur, kada ir kokiam projektui. Po vakarienės su užsakovu ant stalo lieka čekis.
- Prašymas derinamas nustatyta tvarka, kiekvienas žingsnis lieka istorijoje
- Įsakymas dėl komandiruotės sugeneruojamas iš įmonės šablono ir pasirašomas sistemoje
- Čekis nufotografuojamas telefonu – suma, pardavėjas, data ir kategorija nuskaitomi
- Įmonės kortele ir asmeninėmis lėšomis mokėtos išlaidos skaičiuojamos atskirai
- Kitomis valiutomis pirktos išlaidos sumuojamos pagal valiutą
- Komandiruotės išlaidų ataskaita – PDF su suvestine ir visais čekiais viename faile
Prašymas ir derinimas be atskirų laiškų
Darbuotojas nurodo šalį, miestą, datas, tikslą ir, jei reikia, projektą bei avansą. Prašymas keliauja derinti nustatyta tvarka – po vieną arba keliems asmenims iš karto, priklausomai nuo įmonės tvarkos.
Kiekvienas patvirtinimas ar atmetimas lieka su data ir asmeniu. Jei komandiruotė atšaukiama, atšaukimas derinamas taip pat, o ne ištrinamas.
- Pateikta 08-04
R. Jankauskas
Darbuotojas
- Patvirtinta 08-05
A. Petraitis
Vadovas
- Laukiama
L. Bagdonienė
Finansai
Įsakymas dėl komandiruotės
Sugeneruotas iš įmonės šablono ir pasirašytas sistemoje
Įsakymas, kurio nereikia rašyti ranka
Patvirtinus prašymą, iš įmonės šablono sugeneruojamas įsakymas dėl komandiruotės – su datomis, vieta, tikslu, projektu ir avansu, paimtais iš to paties prašymo.
Dokumentas pasirašomas sistemoje: darbuotojo parašas ir jau patvirtinusių asmenų parašai uždedami automatiškai, todėl nereikia atskiro spausdinimo ir skenavimo rato.
Įsakymas lieka prie darbuotojo dokumentų kartu su kitais personalo dokumentais.
Čekiai renkami kelionės metu, o ne po jos
Komandiruotės metu išlaidas galima registruoti iš karto: nufotografuojate čekį, o sistema iš nuotraukos nuskaito galutinę sumą, valiutą, datą ir pardavėją.
Išlaidai priskiriama kategorija – maitinimas, apgyvendinimas, kuras, transportas ar kita – kad grįžus nereikėtų jų rūšiuoti iš naujo.
Čekio nuotrauka išsaugoma. Būtent ji vėliau atsiduria ataskaitoje, todėl popierinio čekio saugoti kišenėje nebereikia.
Įmonės kortelė ir asmeniniai pinigai – atskirai
Kiekvienai išlaidai nurodoma, ar mokėta įmonės kortele, ar asmeninėmis lėšomis. Tai vienintelis dalykas, kurį iš tiesų reikia žinoti grįžus: kiek įmonė turi grąžinti darbuotojui.
Sistema tas dvi sumas skaičiuoja atskirai, o skirtingomis valiutomis mokėtos išlaidos sumuojamos pagal valiutą – be perskaičiavimų iš galvos.
Išlaidų ataskaita, kurią galima tiesiog atsispausdinti
Užbaigus komandiruotę suformuojama „Komandiruotės išlaidų ataskaita“: komandiruotės duomenys, išlaidų lentelė su data, pardavėju, suma ir mokėjimo būdu, sumos pagal valiutą ir grąžintina suma.
Prie ataskaitos prisegami visi čekių vaizdai – viename PDF faile, su įmonės logotipu. Tai ir yra dokumentas, kurio prašo buhalterija.
Jei prieš kelionę buvo išmokėtas avansas, jis nurodomas prašyme, o ataskaita parodo faktines išlaidas ir tai, kiek liko atsiskaityti – tą patį vaidmenį, kurį įprastai atlieka avanso apyskaita.
Komandiruotės sąnaudos patenka į teisingą projektą
Komandiruotei galima nurodyti projektą, o ilgesnę kelionę – paskirstyti keliems projektams. Taip kelionės kaina atsiduria ten, kur ji uždirbama, ir nereikia jos ieškoti bendroje sąnaudų eilutėje.
Tie patys projektai naudojami ir gaunamoms sąskaitoms, todėl komandiruotės išlaidos matomos tame pačiame pjūvyje kaip ir visos kitos.
Ryšys su darbo laiko apskaita
Jei komandiruotės diena sutampa su poilsio diena, sistema tai užfiksuoja kaip pagrindą kompensuojamai dienai – tai matoma darbo laiko apskaitoje, o ne pasimeta tarp susirašinėjimų.
Komandiruotės, atostogos ir kiti neatvykimai matomi tame pačiame kalendoriuje.
Dažni klausimai
- Ar sistema skaičiuoja dienpinigius?
- Ne. Ezura tvarko komandiruotės dokumentus ir faktines išlaidas: prašymą, įsakymą, čekius ir komandiruotės išlaidų ataskaitą. Dienpinigiai skaičiuojami jūsų darbo užmokesčio tvarka.
- Kaip užregistruojamas čekis?
- Nufotografuojate jį telefonu. Suma, valiuta, data, pardavėjas ir išlaidų kategorija nuskaitomi iš nuotraukos, o pati nuotrauka lieka prisegta prie išlaidos.
- Ar galima registruoti išlaidas kita valiuta?
- Taip. Valiuta nuskaitoma iš čekio, o ataskaitoje sumos pateikiamos pagal valiutą atskirai.
- Iš kur atsiranda įsakymas dėl komandiruotės?
- Jis sugeneruojamas iš jūsų įmonės šablono, užpildyto prašymo duomenimis, ir pasirašomas sistemoje – atskirai rašyti ir spausdinti nereikia.
- Ką gauna buhalterija?
- PDF ataskaitą su komandiruotės duomenimis, išlaidų lentele, sumomis pagal valiutą, grąžintina suma ir visais čekių vaizdais viename faile.
Kiti Ezura produktai
Sąskaitų suvedimas
Gaunamos sąskaitos nuskaitomos, patikrinamos ir perduodamos į apskaitos sistemą – be rankinio suvedimo.
Sąskaitų tvirtinimas
Sąskaitą patvirtina už išlaidą atsakingas žmogus, prieš ją įtraukiant į apskaitą. Didesnėms sumoms – antras parašas, viskas su istorija.
Virtualus apskaitininkas
Gaunamos sąskaitos suvedamos pačios: nuskaitymas iš el. pašto, PVM ir dimensijos, eksportas į apskaitos programą.
Kelionės lapai
Kelionės lapas užsipildo iš kuro sąskaitų: pildymai, likutis ir norma jau vietoje, vairuotojui lieka maršrutas ir kilometrai.
Sąskaitų išrašymas
Automatinė numeracija, PDF su suma žodžiais, pradelstos sąskaitos ir eksportas – toje pačioje sistemoje kaip gaunamos.
Personalo valdymas
Darbuotojų kortelės, atostogų prašymai su tvirtinimu pagal pavaldumą, neatvykimų kalendorius ir darbo užmokesčio skaičiavimas vienoje vietoje.
Dokumentų valdymas
Personalo dokumentai iš šablonų su parašų seka, sąskaitos su lydinčiais dokumentais ir tvirtinimu, sandorių failai – kiekvienas su istorija, kas ir kada.
Ekspedicija
Užklausos laiškas tampa užsakymu, vežėjo sąskaita ir CMR randa savo užsakymą, o patikra parodo, kas nesutampa.
CRM ir pardavimų valdymas
Sandorių lenta su jūsų etapais, svertine verte ir pakeitimų istorija, biudžetas, kontaktai ir užduotys – su tuo pačiu įmonių sąrašu kaip sąskaitoms.
Viešųjų pirkimų radaras
Viešųjų pirkimų skelbimai iš Lietuvos, kaimyninių šalių, ES ir Ukrainos – atrinkti pagal jūsų BVPŽ kodus ir raktažodžius, su paaiškinimu, kodėl kiekvienas tinka.
Susiję puslapiai
Jei komandiruočių dokumentai vis dar keliauja el. paštu ir voke su čekiais – parodysime, kaip tai atrodo vienoje vietoje.