Komandiruočių apskaita

Prašymas ir derinimas be atskirų laiškų

Darbuotojas nurodo šalį, miestą, datas, tikslą ir, jei reikia, projektą bei avansą. Prašymas keliauja derinti nustatyta tvarka – po vieną arba keliems asmenims iš karto, priklausomai nuo įmonės tvarkos.

Kiekvienas patvirtinimas ar atmetimas lieka su data ir asmeniu. Jei komandiruotė atšaukiama, atšaukimas derinamas taip pat, o ne ištrinamas.

Įsakymas, kurio nereikia rašyti ranka

Patvirtinus prašymą, iš įmonės šablono sugeneruojamas įsakymas dėl komandiruotės – su datomis, vieta, tikslu, projektu ir avansu, paimtais iš to paties prašymo.

Dokumentas pasirašomas sistemoje: darbuotojo parašas ir jau patvirtinusių asmenų parašai uždedami automatiškai, todėl nereikia atskiro spausdinimo ir skenavimo rato.

Įsakymas lieka prie darbuotojo dokumentų kartu su kitais personalo dokumentais.

Čekiai renkami kelionės metu, o ne po jos

Komandiruotės metu išlaidas galima registruoti iš karto: nufotografuojate čekį, o sistema iš nuotraukos nuskaito galutinę sumą, valiutą, datą ir pardavėją.

Išlaidai priskiriama kategorija – maitinimas, apgyvendinimas, kuras, transportas ar kita – kad grįžus nereikėtų jų rūšiuoti iš naujo.

Čekio nuotrauka išsaugoma. Būtent ji vėliau atsiduria ataskaitoje, todėl popierinio čekio saugoti kišenėje nebereikia.

Įmonės kortelė ir asmeniniai pinigai – atskirai

Kiekvienai išlaidai nurodoma, ar mokėta įmonės kortele, ar asmeninėmis lėšomis. Tai vienintelis dalykas, kurį iš tiesų reikia žinoti grįžus: kiek įmonė turi grąžinti darbuotojui.

Sistema tas dvi sumas skaičiuoja atskirai, o skirtingomis valiutomis mokėtos išlaidos sumuojamos pagal valiutą – be perskaičiavimų iš galvos.

Išlaidų ataskaita, kurią galima tiesiog atsispausdinti

Užbaigus komandiruotę suformuojama „Komandiruotės išlaidų ataskaita“: komandiruotės duomenys, išlaidų lentelė su data, pardavėju, suma ir mokėjimo būdu, sumos pagal valiutą ir grąžintina suma.

Prie ataskaitos prisegami visi čekių vaizdai – viename PDF faile, su įmonės logotipu. Tai ir yra dokumentas, kurio prašo buhalterija.

Jei prieš kelionę buvo išmokėtas avansas, jis nurodomas prašyme, o ataskaita parodo faktines išlaidas ir tai, kiek liko atsiskaityti – tą patį vaidmenį, kurį įprastai atlieka avanso apyskaita.

Komandiruotės sąnaudos patenka į teisingą projektą

Komandiruotei galima nurodyti projektą, o ilgesnę kelionę – paskirstyti keliems projektams. Taip kelionės kaina atsiduria ten, kur ji uždirbama, ir nereikia jos ieškoti bendroje sąnaudų eilutėje.

Tie patys projektai naudojami ir gaunamoms sąskaitoms, todėl komandiruotės išlaidos matomos tame pačiame pjūvyje kaip ir visos kitos.

Ryšys su darbo laiko apskaita

Jei komandiruotės diena sutampa su poilsio diena, sistema tai užfiksuoja kaip pagrindą kompensuojamai dienai – tai matoma darbo laiko apskaitoje, o ne pasimeta tarp susirašinėjimų.

Komandiruotės, atostogos ir kiti neatvykimai matomi tame pačiame kalendoriuje.

Dažni klausimai

Ar sistema skaičiuoja dienpinigius?

Ne. Ezura tvarko komandiruotės dokumentus ir faktines išlaidas: prašymą, įsakymą, čekius ir komandiruotės išlaidų ataskaitą. Dienpinigiai skaičiuojami jūsų darbo užmokesčio tvarka.

Kaip užregistruojamas čekis?

Nufotografuojate jį telefonu. Suma, valiuta, data, pardavėjas ir išlaidų kategorija nuskaitomi iš nuotraukos, o pati nuotrauka lieka prisegta prie išlaidos.

Ar galima registruoti išlaidas kita valiuta?

Taip. Valiuta nuskaitoma iš čekio, o ataskaitoje sumos pateikiamos pagal valiutą atskirai.

Iš kur atsiranda įsakymas dėl komandiruotės?

Jis sugeneruojamas iš jūsų įmonės šablono, užpildyto prašymo duomenimis, ir pasirašomas sistemoje – atskirai rašyti ir spausdinti nereikia.

Ką gauna buhalterija?

PDF ataskaitą su komandiruotės duomenimis, išlaidų lentele, sumomis pagal valiutą, grąžintina suma ir visais čekių vaizdais viename faile.

Susiję puslapiai

• Kelionės lapų pildymo programa
• Virtualus apskaitininkas
• Darbuotojų savitarna sąskaitoms
• Sąskaitų automatizavimo kaina