Programa ekspedicijos įmonei: nuo užklausos iki vežėjo sąskaitos
Ekspeditorius parduoda pervežimą klientui ir perka jį iš vežėjo. Užklausa ateina laišku, užsakymas suvedamas ranka, o kai po kelių savaičių atkeliauja vežėjo sąskaita ir CMR, kažkas juos skaito iš naujo: kuriam užsakymui jie priklauso, ar krovinys pristatytas ten, kur parduota, ar gavėjas pasirašė ir ar vežėjas paprašė tiek, kiek sutarta. Ezura Ekspedicija šį darbą padaro už jus.
Užklausa: Kaunas → Hamburgas, 11-04
Laba diena,
reikia pervežti 33 europaletes (apie 18 t) iš Kauno į Hamburgą.
Pakrovimas lapkričio 4 d. ryte. Kokia būtų kaina?
- Užklausos laiškas tampa užsakymo juodraščiu: maršrutas, datos, krovinys, LDM
- Klientas atpažįstamas iš jūsų įmonių sąrašo, patikslinimai prisijungia prie tos pačios užklausos
- Vežėjo sąskaita priskiriama užsakymui pagal joje nurodytą užsakymo numerį
- CMR perskaitomas ir iš telefono nuotraukos: numeris, iškrovimo vieta, datos, gavėjo parašas
- Patikra viename lange: sutarta kaina, PVM, CMR, iškrovimo vietos, datos ir parašas
- Neatitikimai parodomi, bet niekas neblokuojama: sprendžia ekspeditorius
Iš užklausos laiško – užsakymas
Klientas parašo „lapkričio 4 d. 33 europaletės iš Kauno į Hamburgą“ arba prisega lentelę su keliais kroviniais. Ezura perskaito laišką ir priedus – PDF, nuotraukas, Excel ar CSV – ir kiekvienam kroviniui paruošia užsakymo juodraštį: pakrovimo ir iškrovimo vietos, datos, paletės, svoris ir LDM. Ko laiške nėra ar kas neaišku, pažymima „patikrinkite“ prie to lauko.
Ekspeditorius mato laišką ir užsakymo formą viename lange, pataiso, ką reikia, ir paspaudžia „Sukurti užsakymą“. Juodraštį, kuriame nėra ką tikrinti, galima sukurti iš sąrašo vienu paspaudimu. Kai klientas atrašo patikslinimą, laiškas prisijungia prie tos pačios užklausos, o ne tampa nauju užsakymu.
Vežėjo sąskaita pati randa savo užsakymą
Vežėjai sąskaitoje nurodo jūsų užsakymo numerį. Ezura jį suranda ir sąskaitą priskiria užsakymui. Jei vienoje sąskaitoje keli užsakymai, suma padalijama pagal eilutes, o kai eilutės neišskirtos – po lygiai. Padalijimą galima pakeisti ranka. Jei sąskaita atkeliavo anksčiau, nei suvedėte užsakymą, ji prisijungia, kai tik jį suvedate.
Sąskaitos be užsakymo numerio lieka sąraše „Nepriskirti“, ir jas priskiriate patys. Jei to paties vežėjo ankstesnės sąskaitos buvo prie užsakymų, o ši – be numerio, Ezura įspėja. Kuro, ryšio ar nuomos sąskaitos jokių įspėjimų nekelia.
CMR perskaitomas, net jei tai telefono nuotrauka
CMR dažniausiai atkeliauja kartu su vežėjo sąskaita – nuskenuotas ar nufotografuotas. Ezura perskaito CMR numerį, siuntėją, gavėją, iškrovimo vietą, pakrovimo datą ir 24 langelį: ar gavėjas pasirašė ir uždėjo antspaudą. Ranka įrašyti laukai pažymimi „patikrinkite“.
Jei 24 langelyje stovi tik paties vežėjo antspaudas, Ezura tai parodo: toks CMR neįrodo, kad krovinį kas nors priėmė. CMR prie užsakymo priskiriamas pagal sąskaitą, su kuria atkeliavo, arba pagal užsakyme nurodytą CMR numerį.
Patikra: kas sutampa ir ką peržiūrėti
Kiekvienam užsakymui Ezura sudaro lentelę: kas užsakyme, kas dokumente ir ar tai sutampa. Užsakymų sąraše matyti, kuriems trūksta CMR ar yra neatitikimų. Puslapyje „Patikra“ ekspeditorius eina per užsakymus vieną po kito: dokumentas kairėje, lentelė šalia, „Patikrinta, kitas“.
- Užsakymo numeris vežėjo sąskaitoje
- Suma be PVM prieš sutartą vežėjo kainą, su sutarta paklaida; jei skiriasi, nurodoma eilutė, dėl kurios
- Valiuta, PVM tarifas ir PVM suma
- Ar gauti visi CMR – po vieną kiekvienai iškrovimo vietai
- Iškrovimo šalis ir miestas
- Pakrovimo data
- Gavėjo parašas 24 langelyje
Įspėja, bet nestabdo
Neatitikimas dar nėra klaida: vežėjas galėjo pagrįstai priskaičiuoti prastovą ar papildomą iškrovimą. Todėl Ezura nieko neblokuoja – parodo skirtumą, o sprendžia žmogus. Įspėjimą prie sąskaitos mato ir buhalteris, o kai viskas sutampa, jis dingsta.
Toliau vežėjo sąskaita keliauja kaip ir visos kitos: buhalteris ją peržiūri ir perduoda į jūsų apskaitos programą – Rivile, Finvalda, Navision ar kitą.
Kam tai skirta
Ekspedicijos įmonėms, kurios krovinius perka iš vežėjų ir parduoda klientams, ir įmonėms, kurios pačios samdo vežėjus. Ten, kur šiandien užklausos perrašomos į užsakymus ranka, o vežėjų sąskaitas su užsakymais ir CMR kas mėnesį sutikrina ekspeditorius ar buhalteris.
Dažni klausimai
- Ar reikia atsisakyti mūsų transporto valdymo sistemos?
- Ne. Užsakymus galima suvesti Ezura arba sukurti iš užklausų laiškų. Automatinio užsakymų perkėlimo iš kitos transporto valdymo sistemos kol kas nėra – pasakykite, kokią sistemą naudojate, ir aptarsime.
- Kaip užklausos, sąskaitos ir CMR patenka į Ezura?
- Vežėjų sąskaitos su CMR siunčiamos arba persiunčiamos į jūsų Ezura sąskaitų adresą, kaip ir kitos sąskaitos. Užklausoms gaunate atskirą adresą, į kurį galite nukreipti klientų laiškus iš savo pašto dėžutės.
- Kokius užklausų priedus Ezura perskaito?
- PDF, nuotraukas, Excel (.xlsx) ir CSV failus. Word dokumentų ir senojo Excel formato (.xls) kol kas ne – jie parodomi kaip neperskaityti, kad galėtumėte atsidaryti patys.
- Ar Ezura tikrina paletes, svorį ir automobilio numerius CMR?
- Kol kas ne. Šie CMR laukai dažnai prirašyti ranka, todėl jų palyginimas duotų daugiau klaidingų įspėjimų nei naudos. Tikrinama kaina, PVM, CMR skaičius, iškrovimo vietos, pakrovimo data ir gavėjo parašas.
- Kas mato ekspedicijos dalį?
- Ekspeditoriai mato užsakymus, užklausas ir patikrą kartu su sąskaitų ir CMR dokumentais, net neturėdami prieigos prie visų įmonės sąskaitų. Buhalteris mato užsakymus ir gali priskirti jiems dokumentus.
- Kiek tai kainuoja?
- Ekspedicija yra atskiras Ezura modulis. Parašykite, kiek užsakymų ir vežėjų sąskaitų gaunate per mėnesį, ir pasiūlysime kainą.
Kiti Ezura produktai
Sąskaitų suvedimas
Gaunamos sąskaitos nuskaitomos, patikrinamos ir perduodamos į apskaitos sistemą – be rankinio suvedimo.
Sąskaitų tvirtinimas
Sąskaitą patvirtina už išlaidą atsakingas žmogus, prieš ją įtraukiant į apskaitą. Didesnėms sumoms – antras parašas, viskas su istorija.
Virtualus apskaitininkas
Gaunamos sąskaitos suvedamos pačios: nuskaitymas iš el. pašto, PVM ir dimensijos, eksportas į apskaitos programą.
Kelionės lapai
Kelionės lapas užsipildo iš kuro sąskaitų: pildymai, likutis ir norma jau vietoje, vairuotojui lieka maršrutas ir kilometrai.
Komandiruočių apskaita
Nuo prašymo iki išlaidų ataskaitos: įsakymas sugeneruojamas, čekiai nuskaitomi telefonu, ataskaita – PDF su visais čekiais.
Sąskaitų išrašymas
Automatinė numeracija, PDF su suma žodžiais, pradelstos sąskaitos ir eksportas – toje pačioje sistemoje kaip gaunamos.
Personalo valdymas
Darbuotojų kortelės, atostogų prašymai su tvirtinimu pagal pavaldumą, neatvykimų kalendorius ir darbo užmokesčio skaičiavimas vienoje vietoje.
Dokumentų valdymas
Personalo dokumentai iš šablonų su parašų seka, sąskaitos su lydinčiais dokumentais ir tvirtinimu, sandorių failai – kiekvienas su istorija, kas ir kada.
CRM ir pardavimų valdymas
Sandorių lenta su jūsų etapais, svertine verte ir pakeitimų istorija, biudžetas, kontaktai ir užduotys – su tuo pačiu įmonių sąrašu kaip sąskaitoms.
Viešųjų pirkimų radaras
Viešųjų pirkimų skelbimai iš Lietuvos, kaimyninių šalių, ES ir Ukrainos – atrinkti pagal jūsų BVPŽ kodus ir raktažodžius, su paaiškinimu, kodėl kiekvienas tinka.
Susiję puslapiai
Parodysime, kaip Ekspedicija atrodo su jūsų užklausomis, vežėjais ir dokumentais.