Dokumentų valdymas
Dauguma įmonės dokumentų atsiranda ne tuščiame lape, o iš kokio nors veiksmo: gauta sąskaita, pateiktas prašymas, išvykta į komandiruotę, laimėtas sandoris. Ezura tvarko būtent juos – dokumentas sukuriamas ten, kur vyksta pats veiksmas, patvirtinamas ar pasirašomas nustatyta tvarka ir lieka su istorija, kas ir kada.
1/6 · ŠablonasDarbuotoja skiltyje „Dokumentai“ pasirenka įmonės šabloną. Šablonus pagal jūsų dokumentus įkeliame prijungimo metu.
- Personalo dokumentai iš įmonės šablonų, užpildyti darbuotojo duomenimis
- Parašų seka pagal pavaldumą – matyti, kas jau pasirašė ir ko laukiama
- Dokumento numeris ir PDF, kurį galima atsisiųsti bet kada
- Gaunama sąskaita kartu su atliktų darbų aktu ir važtaraščiu
- Sąskaitų tvirtinimas, jei reikia – dviejų žmonių
- Pakeitimų istorija: kas, ką ir kada
Dokumentas iš šablono, o ne iš tuščio lapo
Darbuotojas pasirenka šabloną, užpildo kelis laukus, o vardas ir pareigos įrašomi savaime. Iš to sugeneruojamas PDF, o dokumentas gauna numerį.
Atostogų ir komandiruočių dokumentų atskirai kurti nereikia – jie sugeneruojami iš paties prašymo, su tomis pačiomis datomis ir tvirtintojais.
- prašymai – atostogų, nemokamų atostogų, mokymosi, nuotolinio darbo, darbo grafiko, pareigų keitimo, išmokų
- komandiruočių dokumentai
- įsakymai ir įgaliojimai
- sutikimai ir darbuotojo duomenų formos
Parašų seka, kurioje matyti, ko dar laukiama
Dokumentą pirmiausia pasirašo jį sukūręs darbuotojas, tada – vadovai pagal pavaldumą, griežtai iš eilės. Kiekvienas savo eilės laukiančius dokumentus mato skiltyje „Laukia parašo“.
Pasirašantysis mato patį dokumentą ir šalia – parašų seką: kas jau pasirašė, kieno parašo laukiama. Pasirašytą PDF galima atsisiųsti.
Savo dokumentus darbuotojas randa archyve: jie surikiuoti į aplankus – atostogos ir neatvykimai, komandiruotės, tvarkos ir kita – ir randami per paiešką.
Sąskaita ne viena: aktas ir važtaraštis šalia
Gaunama sąskaita saugoma kartu su originalu – jis visada matomas šalia nuskaitytų duomenų. Jei kartu atsiųstas atliktų darbų aktas ar važtaraštis, jie atsiduria prie tos pačios sąskaitos, atskiruose skirtukuose.
Tvirtinančiam žmogui nebereikia ieškoti laiško, kuriame buvo aktas: viskas, ko reikia sprendimui, yra vienoje vietoje – ir kompiuteryje, ir telefone.
Tvirtinimas su aiškiu atsakymu, kas ir kada
Vadovas peržiūri jam skirtas sąskaitas ir pažymi – tinkama arba įtartina, prireikus palikdamas pastabą buhalterei. Jei daliai sąskaitų reikia dviejų patvirtinimų – pavyzdžiui, nuo tam tikros sumos ar tam tikrų tiekėjų, – jos laukia antrojo žmogaus.
Kiekvienas sąskaitos pakeitimas lieka istorijoje su vardu ir laiku. Po pusmečio į klausimą „kas tai patvirtino?“ atsako sistema, o ne atmintis.
Sandorių failai – prie sandorio
Jei naudojate Ezura CRM, pasiūlymai, brėžiniai ir kiti sandorio dokumentai keliami prie sandorio kortelės, suskirstomi į grupes ir peržiūrimi neatsisiunčiant.
Laimėjus sandorį tie patys failai matomi projektą vykdančiai komandai.
Dažni klausimai
- Ar tai kvalifikuotas elektroninis parašas?
- Ne. Dokumentas pasirašomas sistemoje: PDF uždedama žyma, kas ir kada pasirašė (kol kas angliškai, „Signed by …“). „Smart-ID“ ar mobiliojo parašo kol kas nėra, todėl dokumentams, kuriems reikia kvalifikuoto parašo, naudokite tam skirtą įrankį.
- Ar pasirašantieji gauna pranešimus?
- Kol kas ne. Savo eilės laukiančius dokumentus jie mato prisijungę, skiltyje „Laukia parašo“.
- Ar tai pilna dokumentų valdymo sistema (DVS)?
- Ne visai. Ezura neveda gaunamų ir siunčiamų raštų registro ir netaiko saugojimo terminų. Ji tvarko dokumentus, kurie atsiranda iš jos pačios procesų: sąskaitas su lydinčiais dokumentais, personalo dokumentus ir sandorių failus.
- Ar galime naudoti savo šablonus?
- Taip. Šablonus pagal jūsų įmonės dokumentus paruošiame ir įkeliame mes prijungimo metu; patiems jų keisti ekrane kol kas negalima.
- Ar personalo skyrius gali parengti dokumentą kitam darbuotojui?
- Kol kas ne. Dokumentą kuria pats darbuotojas apie save, o atostogų ir komandiruočių dokumentai sugeneruojami iš prašymo. Bendro visų darbuotojų dokumentų archyvo personalo skyriui taip pat dar nėra: archyve kiekvienas mato savo dokumentus.
- Kas nustato, kam reikia dviejų patvirtinimų?
- Taisyklę – nuo kokios sumos ar kuriems tiekėjams – sutariame ir nustatome prijungimo metu.
Kiti Ezura produktai
Sąskaitų suvedimas
Gaunamos sąskaitos nuskaitomos, patikrinamos ir perduodamos į apskaitos sistemą – be rankinio suvedimo.
Sąskaitų tvirtinimas
Sąskaitą patvirtina už išlaidą atsakingas žmogus, prieš ją įtraukiant į apskaitą. Didesnėms sumoms – antras parašas, viskas su istorija.
Virtualus apskaitininkas
Gaunamos sąskaitos suvedamos pačios: nuskaitymas iš el. pašto, PVM ir dimensijos, eksportas į apskaitos programą.
Kelionės lapai
Kelionės lapas užsipildo iš kuro sąskaitų: pildymai, likutis ir norma jau vietoje, vairuotojui lieka maršrutas ir kilometrai.
Komandiruočių apskaita
Nuo prašymo iki išlaidų ataskaitos: įsakymas sugeneruojamas, čekiai nuskaitomi telefonu, ataskaita – PDF su visais čekiais.
Sąskaitų išrašymas
Automatinė numeracija, PDF su suma žodžiais, pradelstos sąskaitos ir eksportas – toje pačioje sistemoje kaip gaunamos.
Personalo valdymas
Darbuotojų kortelės, atostogų prašymai su tvirtinimu pagal pavaldumą, neatvykimų kalendorius ir darbo užmokesčio skaičiavimas vienoje vietoje.
Ekspedicija
Užklausos laiškas tampa užsakymu, vežėjo sąskaita ir CMR randa savo užsakymą, o patikra parodo, kas nesutampa.
CRM ir pardavimų valdymas
Sandorių lenta su jūsų etapais, svertine verte ir pakeitimų istorija, biudžetas, kontaktai ir užduotys – su tuo pačiu įmonių sąrašu kaip sąskaitoms.
Viešųjų pirkimų radaras
Viešųjų pirkimų skelbimai iš Lietuvos, kaimyninių šalių, ES ir Ukrainos – atrinkti pagal jūsų BVPŽ kodus ir raktažodžius, su paaiškinimu, kodėl kiekvienas tinka.
Susiję puslapiai
Parodysime, kaip jūsų prašymai, įsakymai ir sąskaitos atrodytų vienoje vietoje – su parašais ir istorija.